Aplikacja Optima FM – narzędzie do zarządzania usługą utrzymania czystości w szpitalach

Zapewnienie czystości i higieny w szpitalu to kluczowe zadanie ze względu na bezpieczeństwo zarówno pacjentów, jak i personelu medycznego. Stosowane w placówkach medycznych restrykcyjne procedury związane z utrzymaniem czystości mają na celu zapobiegać zakażeniom szpitalnym. To dlatego stanowią one ważną część działań profilaktycznych oraz kompleksowej opieki nad pacjentem. W przypadku szpitali z kilkoma, a nawet kilkunastoma oddziałami, oznacza to konieczność wykonania dziesiątek tysięcy zadań miesięcznie, które muszą być skutecznie zarządzane.

Przebieg procesu utrzymania higieny w szpitalu jest regulowany przez szczegółowy plan. Określa on zakres działań mających na celu dezynfekcję pomieszczeń szpitalnych oraz precyzyjnie ustala częstotliwość wykonywania poszczególnych czynności, z których niektóre muszą być powtarzane nawet kilka razy dziennie. Gdy szpital decyduje się na korzystanie z zewnętrznego dostawcy usług utrzymania czystości, to określa liczbę pracowników, którzy zostaną zatrudnieni w celu wykonania powierzonych zadań lub decyduje się na wariant rozliczania się z efektu zleconych zadań.

Usługi utrzymania czystości – sprawne zarządzanie zadaniami personelu

Aplikacja Optima FM ma wspierać nas, czyli wykonawcę usług utrzymania czystości w zarządzaniu zadaniami realizowanymi w szpitalu. Pomaga nam także zarządzać personelem wykonującym usługę. Pracownik zaraz po przyjściu do pracy loguje się na służbowym smartfonie do systemu. System identyfikuje jego lokalizację, a następnie przydziela pracownikowi zadania do wykonania – zgodne z ustalonym harmonogramem. Optima FM pomaga nam na bieżąco monitorować liczebność zespołu wykonującego usługę, dzięki czemu w przypadku absencji natychmiast wysyłamy zastępstwo. Aplikacja ułatwia także współpracę z obcokrajowcami, ponieważ jest dostępna w różnych językach – mówi Paweł Nawrot z Grupy Impel, dyrektor segmentu Ochrona zdrowia.

Grupa Impel współpracuje obecnie z ponad 150 szpitalami na terenie całego kraju. Oprócz usług utrzymania czystości i higieny zajmuje się także żywieniem pacjentów, ochroną obiektów – w tym obsługą systemów ochrony technicznej, a także utrzymaniem technicznym obiektów czy praniem bielizny szpitalnej.

Aplikacja Optima FM działa już w blisko 90 szpitalach, czyli w niemal we wszystkich obiektach szpitalnych, w których świadczymy usługi utrzymania czystości i higieny. Jak pokazują dane z raportów pobieranych z aplikacji, liczba zadań przydzielanych personelowi odpowiedzialnemu za realizację usług w większym szpitalu przekracza w ciągu miesiąca 22 tysiące. Takie dane ewidentnie wskazują, jak ważne jest sprawne zarządzanie realizacją usług, ponieważ żadne z przydzielonych zadań nie może zostać przeoczone – uzupełnia Paweł Nawrot.

Optima FM była konsultowana na etapie tworzenia z dyrektorami wybranych szpitali, co było wskazówką dla wypracowania funckjonalności aplikacji. Wprowadzony przez aplikację system monitorowania pozwala na efektywne dysponowanie czasem pracy personelu sprzątającego. To kluczowe w przypadku szpitali, które z jednej strony dążą do optymalizacji kosztowej, a z drugiej wymagają realizacji zgodnie z planem wszystkich zadań związanych z utrzymaniem higieny, ze względu na konieczność zachowania poziomu epidemiologicznego i czystościowego.

Optima FM – krok w stronę transformacji cyfrowej

Optima FM posiada szereg funkcjonalności, które umożliwiają zarządzanie usługami w czasie rzeczywistym oraz wspierają pracowników realizujących usługi w ich codziennych zadaniach. Kluczowy dla aplikacji moduł zadań dokładnie określa miejsce oraz częstotliwość realizowania poszczególnych czynności.  Oprócz tego, moduł ten pozwala na elastyczne dodawanie zadań ad-hoc. Są to dodatkowe czynności, które mogą być bezpośrednio zlecone przez personel szpitala. Aplikacja posiada również moduł struktury obiektu, który zawiera aktualny rejestr wszystkich pomieszczeń w szpitalu, ich powierzchni oraz przypisanych im funkcji. Ta funkcjonalność umożliwia identyfikację pracowników przypisanych do konkretnych lokalizacji oraz ułatwia harmonogramowanie ich czasu pracy.

Ważnym modułem, który wspiera bieżące szkolenie pracowników jest baza wiedzy. Z poziomu aplikacji mają do niej dostęp wszyscy pracownicy wykonujący usługę w danym obiekcie. W ten sposób personel sprzątający może w każdej chwili skorzystać z instrukcji wykonywania poszczególnych czynności, które przygotowywane są przez naszych technologów. Baza wiedzy wspiera wykonywanie czynności w sposób ujednolicony przez różnych pracowników, co jest bardzo istotne dla standaryzacji usługi. Wszystkie moduły i funkcjonalności Optima FM są przemyślane. Sama aplikacja to jeden z kroków w stronę transformacji cyfrowej, jaką przechodzi Grupa Impel – podkreśla Paweł Nawrot.