Architekci usług. Nowoczesne podejście w profesjonalnych usługach sprzątania

Jeszcze kilka lat temu sprzątanie było po prostu jedną z wielu usług wspierających funkcjonowanie budynków. Zadaniem, które musiało być wykonane, często przekazywane zewnętrznym firmom bez większej analizy. Dziś ta perspektywa się zmienia. Klienci nie oczekują już jedynie porządku, lecz usługi skrojonej na miarę, która wpisuje się w specyfikę ich działalności, optymalizuje koszty i realnie wpłynie na użytkowanie przestrzeni.

Sprzątanie obiektów firmowych w wydaniu profesjonalnym stało się elementem strategicznego zarządzania infrastrukturą, a jego realizowaniem w przypadku Grupy Impel zajmują się nie tylko wykonawcy, ale także technolog – architekt usług.

Nowoczesne projektowanie usług

– Dział technologii Grupy Impel to odpowiedź na to, co się dzieje na rynku. To naturalne, że wszystkie liczące się na rynku firmy sprzątające rozwijają swoje kompetencje i wciąż wprowadzają innowacje. Jednak projektowanie usług realizowane przez architektów usług stosuje bardzo niewiele firm, przez co jest to jedna z naszych przewag konkurencyjnych. Między innymi dzięki pracy technologów i architektów usług tworzymy standardy tej branży i wyznaczamy kierunki jej rozwoju – mówi Maksym Kaplanskyy, dyrektor Biura Technologii w Grupie Impel.

– Naszą rolą jest przede wszystkim profesjonalne doradztwo i dostosowanie naszych rozwiązań do specyfiki danego obiektu. Tak jak garnitur szyje się na miarę, tak my dopasowujemy usługę do rzeczywistych potrzeb klienta – podkreśla Maksym Kaplanskyy.

Takie podejście wymaga nie tylko wiedzy branżowej, znajomości nowinek, ale również zaawansowanego know-how technologicznego, analityki danych i ścisłej współpracy z klientem. Właśnie dlatego powstała koncepcja architektów usług cleaningowych, którzy nie tylko projektują procesy sprzątania, ale również odpowiadają za ich wdrażanie i nadzór operacyjny.

Nowy zawód – architekt usług sprzątania

Maksym Kaplanskyy podkreśla, że dla klienta nie ma nic gorszego niż niekompetentny przedstawiciel firmy sprzątającej, który nie rozumie jego realnych potrzeb. Technologowie Grupy Impel są obecni już w czasie pierwszych spotkań w obiekcie klienta.

Zadaniem technologów jest opracowywanie nowoczesnych metod pracy, które pozwalają na zwiększenie wydajności i optymalizację kosztów usługi, nadzorowanie jej wdrożenia w obiekcie, ale też wsparcie zespołów operacyjnych podczas wykonania usługi. Impel systematycznie szkoli technologów, testuje nowe rozwiązania i wdraża innowacyjne podejścia, które przekładają się na realne korzyści operacyjne.
– W ramach naszego zespołu działają architekci usług, którymi są najbardziej doświadczeni technolodzy odpowiedzialni za projektowanie usług i mentoring dla młodszej kadry. Wdrożeniowcy natomiast zajmują się operacyjnym wprowadzaniem usług w życie oraz bieżącym wsparciem naszych zespołów operacyjnych w regionach – mówi Maksym Kaplanskyy.

Personalizacja usług

Jak podkreśla Maksym Kaplanskyy, dyrektor Biura Technologii w Grupie Impel – usługi sprzątania nie mogą być traktowane jako jednolity produkt, który można kopiować z jednego obiektu na drugi.
– Każdy obiekt wymaga innego podejścia, a błędne założenia mogą prowadzić do niepotrzebnych kosztów i niskiej efektywności pracy. Dlatego tak istotna jest praca technologów, którzy analizują poszczególne przypadki przed wdrożeniem usługi – mówi Maksym Kaplanskyy i dodaje:

– Przykładem może być zestawienie nowoczesnego biurowca klasy A z dużym obiektem logistycznym. Choć oba mogą mieć zbliżoną powierzchnię – powiedzmy 5 tysięcy metrów kwadratowych – to ich obsługa pod kątem serwisu sprzątającego wygląda całkowicie inaczej.

Ekspert wyjaśnia, że w przypadku centrum logistycznego możliwe jest zorganizowanie efektywnego serwisu z wykorzystaniem jednej osoby i maszyny czyszczącej – np. szorowarki samojezdnej.

– Proste, otwarte przestrzenie, brak infrastruktury biurowej oraz niska częstotliwość ruchu pracowników umożliwiają szybkie i skuteczne działanie. Z kolei biurowiec klasy A to przestrzeń wymagająca o wiele większego zaangażowania – zarówno ludzkiego, jak i organizacyjnego. W grę wchodzą m.in. serwisy dzienne, obecność personelu na każdym piętrze, konieczność utrzymania czystości w strefach wspólnych, salach konferencyjnych, kuchniach czy toaletach – często również w nocy. Dodatkowo, ze względu na prestiż obiektu i wysokie oczekiwania najemców, wymagana jest nie tylko większa liczba pracowników, ale też bardziej zróżnicowane i dostosowane środki czystości oraz sprzęt – podkreśla Maksym Kaplanskyy.
Sama powierzchnia wyrażona w metrach kwadratowych nie stanowi realnej podstawy do oszacowania skali i kosztów usługi – kluczowe są funkcje, standard obiektu oraz jego codzienne użytkowanie.

Doradztwo i partnerstwo

– Naszą rolą – jako profesjonalnego partnera – jest nie tylko wykonanie usługi, ale przede wszystkim doradztwo. Często spotykamy się z sytuacjami, w których klient, opierając się na przyzwyczajeniach lub zapisach historycznych w SIWZ-ie (Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia), zakłada codzienne sprzątanie wszystkich pomieszczeń. Tymczasem nasze doświadczenie i analiza rzeczywistego użytkowania pozwalają zaproponować bardziej efektywne rozwiązania – zarówno kosztowo, jak i ekologicznie – mówi dyrektor Biura Technologii w Grupie Impel.

Kluczowe jest dopasowanie częstotliwości i rodzaju usługi do faktycznych potrzeb danego obiektu, np. wspomnianego biurowca. Podobnie w zakładach przemysłowych – zamiast codziennego użycia maszyny szorującej-zbierającej, które generuje wysokie zużycie wody i energii, technolodzy z Grupy Impel mogą zarekomendować codzienne zamiatanie oraz mniejszą częstotliwość mycia.

– Działamy w interesie klienta, oferując elastyczne podejście, oparte na doświadczeniu i racjonalnym gospodarowaniu zasobami. Nasze rekomendacje są wynikiem analizy, nie rutyny – dlatego też nie narzucamy rozwiązań, lecz wspólnie z klientem budujemy optymalny model współpracy, dopasowany do jego realnych potrzeb – podsumowuje Maksym Kaplanskyy.