Automatyzacja w procesach księgowych – co może ułatwić?

Coraz częściej słyszy się o tym, że dzięki zaawansowanej technologii wiele żmudnych, czasochłonnych procesów można zautomatyzować i tym samym uwolnić potencjał pracowników delegując im o wiele bardziej rozwojowe zadania. Rozrachunki pomiędzy działem HR a pracownikiem to szereg prac księgowych – weryfikacja list płac, rozliczenia ZUS, PIT, księgowanie przychodów za użytkowanie samochodów służbowych i wiele innych.

Bardzo duża część tych zadań wymaga zaangażowania czynnika ludzkiego – są to te aspekty, którym potrzebna jest praca analityczna lub badawcza. Są jednak i takie procesy, które przez swoją powtarzalność i monotonię z powodzeniem mogą zostać zastąpione pracą algorytmu.

Zadanie w pełni oddelegowane robotowi

Zadaniem, które w całości wykonuje algorytm, jest w jednej z sekcji księgowości Impel Business Solutions eksport do pliku excel pozycji nierozlicznych w wynagrodzeniach.

Podczas rozliczenia wynagrodzeń niejednokrotnie powstają zapisy księgowe związane z listami płac, które z jakiegoś powodu nie rozliczyły się. To między innymi błędne potrącenie z wynagrodzenia,  rozbieżności w zakresie benefitów lub odliczeń PPK i inne. Rozbieżność stwierdzona przez zespół księgowy staje się pozycją nierozliczoną, która zwykle wymaga wsparcia obszaru HR i wyjaśnienia. Pracę polegającą na eksporcie pozycji niewyjaśnionych wykonuje dla nas robot, który na zakończenie tworzy raport z ilością przetworzonych danych – wyjaśnia Piotr Pawłowski, lider zespołu rozliczeń pracowniczych, który na co dzień pracuje z robotem o imieniu Ildefons.

Robot generuje plik wynikowy będący podstawą do dalszej pracy działów księgowości i HR, które analizując każdy przypadek indywidualnie pracują nad uporządkowaniem i wyjaśnieniem nierozliczonych rachunków. Algorytm tworzący raport jest dwusystemowy, co oznacza, że eksportuje dane zarówno z systemu SAP, jak i systemu Impuls.

Co można zyskać dzięki wdrożeniu robotyzacji w procesach księgowych

Przed wdrożeniem robotyzacji, z końcem każdego miesiąca pracownicy musieli ręcznie eksportować dane i tworzyć narastające raporty dla działu HR. Przy obsłudze około 90 spółek to bardzo czasochłonna praca. W skali pięcioosobowego zespołu wspieranego pomocą lidera, czynności związane z tym procesem potrafiły zająć nawet 3 dni robocze. Robot wykonuje tę samą pracę w około 5 godzin. Pracuje popołudniami, aby przez korzystanie z plików nie zakłócać pracy innym.

Nie ukrywam, że wielokrotnie niektóre spółki były weryfikowane w dużym pośpiechu. Jeden miesiąc się kończył i zaczynał się następny. Aby nie powodować zaległości w bieżących procesach, trzeba sprawnie zająć się kolejnymi tematami. Dziś, dzięki wdrożeniu robotyzacji, pracownicy mają odpowiednie zasoby czasowe na rzetelną pracę, bez konieczności długoterminowego odkładania zadań na później – zaznacza Piotr Pawłowski.

Robot pracuje co miesiąc na tym samym pliku, do którego jedynie dokłada nowe pozycje. To bardzo ważne, ponieważ plik jest ustandaryzowany, czyli ma jednakowy format dla każdej spółki. Wyeliminowaliśmy dzięki temu sytuację dużej rozbieżności w formatowaniu plików dla różnych spółek. Wcześniej, gdy każdy z pracowników generował raport według własnego wzoru, nierzadko kolejni pracownicy mieli trudności z odczytaniem i analizą danych.

Ponadto, algorytm zajmuje się także archiwizacją już zweryfikowanych danych. Pozycje, które zostaną oznaczone jako rozliczone, robot przenosi do osobnego pliku, dzięki temu raport końcowy zawiera tylko aktualne dane, które w kolejnym kroku wymagają pracy człowieka.

Ograniczenie błędów do minimum

Dobrze napisany algorytm praktycznie nie ma prawa się pomylić. Co więcej, dzięki robotyzacji jesteśmy w stanie zniwelować bardzo wiele tak zwanych błędów ludzkich. Praca na folderach systemowych ma to do siebie, że łatwo o pomyłkę – plik upuszczony w niewłaściwym miejscu, źle przesunięty wiersz lub niepoprawnie wprowadzone dane. Mnogość powtarzalnych czynności, wielość tabel i cyfr – to wszystko przerobione po kilkanaście lub kilkadziesiąt razy jednego dnia wpływa na rozkojarzenie i możliwy błąd. Algorytm takich błędów nie popełnia. Jest stworzony do tego, aby szybko, sprawnie i skutecznie szeregować dane.

Szybkie wdrożenie i łatwa obsługa

Okres wdrożenia robota zależy od złożoności procesu, który chcemy mu przekazać, jednak w większości przypadków zajmuje to około kilka miesięcy. W tym czasie wykonywana jest analiza procesu, programowanie algorytmu, testy i finalne uruchomienie robota.

Ildefons to robot, który uruchamia się na żądanie, zwykle 25 dnia miesiąca. Pracownik księgowości prawie w ogóle nie ingeruje w jego obsługę. Te działania leżą po stronie zespołu Robotics Smart Solutions, zatem księgowość jedynie wysyła informację z prośbą o uruchomienie algorytmu. Raporty generowane przez robota są czytelne, a w przypadku jakichś nieprawidłowości robot komunikuje błędy, które napotkał. Jego obsługa jest zatem prosta i intuicyjna.

Zwiększona atrakcyjność miejsca pracy

Pracując z algorytmem pozbywamy się tej najbardziej nużącej i męczącej części pracy. Robot daje możliwość poprawienia komfortu pracy oraz zdobycia nowych kwalifikacji. Otwartość na zmiany i technologię pozwala zespołom na rozwój, a pracodawcy na budowanie swojej konkurencyjności na rynku.

„Dzięki wdrożeniu automatyzacji nadaliśmy prestiżu procesowi uzgadniania wynagrodzeń. Te 3 dni pracy polegającej wcześniej na odtwórczym wpisywaniu danych do tabeli, teraz możemy wykorzystać na ciekawszą, ambitniejszą pracę. Pracownicy to doceniają, dlatego w przyszłości na pewno będziemy rozważać wprowadzenie do naszej pracy więcej robotyzacji”– podkreśla Piotr Pawłowski.

---

Piotr Pawłowski, Lider zespołu rozliczeń pracowniczych w Impel Business Solutions.