Cyfrowe trendy w księgowości – jak outsourcing wspiera księgowość dużych firm

Księgowość to stale rozwijający się obszar, który wymaga dostosowywania do potrzeb biznesowych, nowych technologii oraz zmieniających się przepisów podatkowych i regulacji prawnych. Do trendów wyznaczających kierunki rozwoju księgowości należą automatyzacja i robotyzacja procesów, digitalizacja i integracja różnych systemów księgowych. Ciekawym kierunkiem rozwoju jest także prowadzenie zrównoważonej księgowości, czyli uwzględnienie w realizowanych procesach czynników społecznych i środowiskowych. I wreszcie trend, jakim jest outsourcing procesów księgowych, czyli zatrudnianie do obsługi księgowej wyspecjalizowanych w tym obszarze firm zewnętrznych. Korzyści z tego rozwiązania są oczywiste – oddelegowanie na zewnątrz części procesów pozwala firmom na przesunięcie własnych zasobów do innych zadań. Jednocześnie współpraca z outsoucerem oznacza wprowadzenie procesów księgowych na nowe tory – związane z korzystaniem z nowoczesnych rozwiązań i technologii. 

Nowoczesna obsługa księgowa dużego przedsiębiorstwa opiera się na digitalizacji,  automatyzacji i robotyzacji procesów oraz zapleczu wiedzy eksperckiej. Taki sposób prowadzenia księgowości całkowicie różni się od modelu, do jakiego przyzwyczajone są mniejsze firmy. W tradycyjnym modelu dział księgowości agreguje dane głównie w formie papierowej. Oznacza to dziesiątki segregatorów z ręcznie archiwizowanymi, wprowadzanymi czy skanowanymi dokumentami.

W dużych firmach te same procesy wyglądają inaczej – zadania księgowe realizują  specjaliści na równi z  algorytmami robotyzacyjnymi. Wszystkie dokumenty wprowadzone są w postaci elektronicznej do dedykowanych systemów. A całe wsparcie i narzędzia do obsługi procesów księgowych zapewnia firma outsourcingowa, czyli zewnętrzny dostawca usług.

Trendy w księgowości – digitalizacja dokumentów

Digitalizacja i robotyzacja na dobre zagościły w procesach księgowych. Jednym z bardziej zaawansowanych narzędzi wykorzystujących cyfryzację jest technologia optycznego rozpoznawania znaków (OCR). Pozwala ona na optyczne wyodrębnienie tekstu z obrazu dokumentu. OCR dokumentów wraz z wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów oraz workflow znacząco usprawniają obsługę procesów księgowych. Przyspieszają też wymianę dokumentów i pozwalają zwiększyć wydajność pracy. Wprowadzenie tych usprawnień pozwala osiągnąć wyższą jakość procesów księgowych, dzięki ograniczeniu błędów ludzkich.

Przykłady można przytaczać w liczbach, które jednoznacznie pokazują, jak wdrażane optymalizacje oraz wprowadzane narzędzia wpływają na efektywność zespołu księgowego.

Prowadzone przez nas statystyki pokazują wyraźnie, że wdrażanie usprawnień poprawia wzrost efektywności procesu. Uruchomienie optymalizacji we wprowadzaniu faktur do systemu przełożyło się na wzrost ilości procesowanych faktur przez pracownika w z 630 szt do 1800 szt. w miesiącu. Ta efektywność wzrosła jeszcze bardziej po wdrożeniu narzędzia OCR – do 2400 faktur w ciągu miesiąca. To prawie czterokrotny wzrost efektywności – mówi Aleksandra Pietruczuk, dyrektor ds. procesów transakcyjnych z Impel Business Solutions, spółki działającej w ramach Grupy Impel.

Aleksandra Pietruczuk podkreśla również, że pełna digitalizacja usprawnia pracę wewnątrz firmy i znacząco wpływa na lepszy przepływ informacji. – Elektroniczny Obieg Dokumentów pozwala nie tylko na zwiększenie ilości przetwarzanych dokumentów, ale też poprawia bezpieczeństwo obsługi księgowej. Operowanie dokumentami w formie papierowej wiąże się z ryzykiem ich zniszczenia lub uszkodzenia. Wydłuża też czas ich procesowania i jest nieefektywnym wykorzystaniem zasobów księgowych – dodaje Aleksandra Pietruczuk.  

Trendy w księgowości – robotyzacja procesów

Robotyzacja w księgowości dotyczy powtarzalnych, czasochłonnych czynności. Specjalnie zaprojektowane programy działają jak użytkownik komputera – logują się do systemów i wykonują opisane w harmonogramie operacje. Wdrożenie robotów gwarantuje terminowość realizowanej obsługi procesów i pozwala na wyeliminowanie błędów ludzkich. Uwolnienie pracowników od monotonnych czynności pozwala na oddelegowanie ich do zadań zgodnych z kompetencjami i potencjałem.

Przykładem obrazującym korzyści działania nowoczesnych technologii w księgowości jest m.in. obsługa faktur leasingowych. Księgowanie tych transakcji u małego dostawcy może zajmować około 3 dni przy zaangażowaniu kilku osób. Profesjonalna obsługa z wykorzystaniem odpowiednich narzędzi skraca ten czas do około 5 godzin, angażując przy tym tylko jedną osobę. To oszczędność nie tylko czasu, ale również zoptymalizowanie kosztów pracy wykwalifikowanych pracowników – podkreśla Aleksandra Pietruczuk.

Profesjonalna księgowość – dlaczego duży może więcej?

Technologie wspierające obsługę procesów księgowych wymagają poważnych inwestycji. Co więcej wiążą się z koniecznością utrzymania systemów czy choćby aktualizacji w związku z wprowadzanymi zmianami, np. w przepisach podatkowych. Dla mniejszych firm zajmujących się obsługą księgową to wyzwanie. Dla dużej firmy outsourcingowej to naturalna konsekwencja prowadzania działań w większej skali.

Klienci, którzy powierzają nam obsługę swojej księgowości, mają dostęp do naszych systemów finansowo-księgowych. W ramach systemu mogą stworzyć i wygenerować raporty na potrzeby zarządcze, a zaciągane do nich dane są aktualizowane niemal na bieżąco. Korzystanie z naszych systemów oznacza dla klienta też dostęp do specjalnych modułów, np. do prowadzenia magazynu i dystrybucji, do fakturowania czy wreszcie do workflow, czyli elektronicznego obiegu dokumentów – mówi Aleksandra Pietruczuk. 

Największe wyzwania, z jakimi borykają się działy księgowe w polskich firmach to zmieniające się regulacje i przepisy podatkowe. Kolejne to terminowość księgowań i problem z brakiem zastępowalności pracowników, która doprowadza do przerwania ciągłości prowadzonych procesów. Wydzielenie części lub całości procesów księgowych jest odpowiedzią na te problemy.

Dla każdego z naszych klientów pracują zarówno nasi pracownicy operacyjni, którzy wprowadzają dokumenty, jak również grono ekspertów w wybranych obszarach, np. w sekcji zobowiązań, należności, funduszy. Są oni na bieżąco ze wszystkimi zmianami rachunkowymi czy podatkowymi, biegle poruszają się w gąszczu przepisów i mogą pełnić rolę eksperta merytorycznego – dodaje Aleksandra Pietruczuk.