Cyfrowe wsparcie usług Facility Management

Digitalizacja usług znajduje powszechne zastosowanie w procesach biznesowych, takich jak księgowość, obsługa kadr i płac, zarządzanie dokumentacją czy bankowość. Cyfryzacja rozwija się w błyskawicznym tempie. Jej kluczowymi wartościami są m.in. ciągły dostęp do danych, szybkość przekazywania informacji i bezpieczeństwo.   

Nieoczywistym obszarem, który również korzysta ze zdobyczy technologii jest Facility Management. Pandemia koronawirusa przyspieszyła cyfryzację procesów w ramach zarządzania usługami ochrony i sprzątania. Zastosowanie technologii wspiera codzienne zadania pracowników realizujących te usługi z coraz większym powodzeniem. Rozwiązanie to postrzegane jest przez wielu jako rewolucja. Jednak korzyści płynące z jego zastosowania są bardzo wartościowe dla klientów firm outsourcingowych.

Jak cyfryzacja może wspierać pracownika ochrony?

Usługa fizycznej ochrony mienia przechodzi dużą rewolucję. Wraz z rozwojem technologii, codzienne zadania pracowników ochrony zaczął wspierać wówczas monitoring. Postrzeganie usługi fizycznej ochrony mienia uległo transformacji już wtedy.   

Proces wykorzystywania wielu narzędzi – w pozornie prostych i monotonnych czynnościach – sprawił, że branża ta nieprzerwanie dotrzymuje kroku usługom, które z definicji korzystają ze zdobyczy nowoczesnych technologii. Dowodem na to jest wykorzystanie aplikacji w zarządzaniu obszarem ochrony. Ale warto podkreślić, że cyfryzacja nie zastępuje człowieka w usługach ochrony. Przeciwnie – odciąża go i pomaga sprawniej pracować. Wykorzystanie aplikacji mobilnych w pracy ochroniarza sprawia m.in. że: 

• klient otrzymuje dostęp do informacji o przebiegu służby z dowolnego miejsca i w każdym momencie – przez całą dobę, 
• system rejestruje pojazdy i osoby znajdujące się na obszarze danego obiektu,  
• narzędzie udostępnia dziennik wszystkich zdarzeń na ochranianym terenie, 
• finalne koszty takiej usługi są zoptymalizowane i efektywność zarządzania usługami z obszaru bezpieczeństwa jest podniesiona. 

Aplikacje mobilne w usługach ochrony

Jedynym z przykładów takiego rozwiązania jest aplikacja Guard FM stworzona i wdrażana przez Grupę Impel już u ponad kilkuset klientów. O zaletach tego oprogramowania mówi Tomasz Pisarczyk, Kierownik Działu Badań i Rozwoju w Impel Safety Sp. z o.o.:

Dziś nie możemy mówić o skutecznym zarządzaniu usługami Facility Management bez wsparcia narzędzi informatycznych. Trend zaczął się jeszcze na długo przed pandemią. W czasie sukcesywnie rosnących kosztów pracy, kiedy musieliśmy poszukiwać nowych technologii, by zminimalizować wzrost cen m.in. usług ochrony.

Pandemia była dodatkowym impulsem, bo świat się zmienił, a z nim oczekiwania naszych klientów. Musieliśmy za tym nadążyć, i dziś śmiało możemy stwierdzić, że aplikacja Guard FM jest tego najlepszym przykładem. Stosy papierowych dokumentów, zeszyty, dzienniki, protokoły – to wszystko odchodzi w zapomnienie. Zastąpiła je platforma informatyczna, która gromadzi całą dokumentację usługi w jednym, wirtualnym miejscu. Ma to wartość dla klienta, który jest dobrze poinformowany o tym, co się dzieje na obiekcie, i to przez całą dobę.

Więcej o funkcjach i korzyściach aplikacji Guard FM przeczytasz tutaj. 

Aplikacje mobilne w pracach czystościowo-porządkowych – od szpitali po obiekty komercyjne 

Choć standardy utrzymania czystości są zmienne w zależności od rodzaju obiektu i sposobu jego funkcjonowania, to jednak zarządzanie sprzątaniem od lat postrzega się w sposób tradycyjny. Czy w tego typu usługach jest w ogóle miejsce na cyfryzację. Czy mobilne aplikacje mogą w jakikolwiek sposób ułatwić nadzorowanie usług porządkowych? 

Czy smartfon i aplikacja mobilna mogą pomóc w czynnościach z związanych z utrzymaniem czystości? Już tak! W takich miejscach jak szpitale czy inne obiekty wymagające częstego sprzątania z powodzeniem wyposaża się już pracowników w rozwiązania technologiczne. Niosą ono wiele korzyści, m.in.: 

• możliwość zdalnej rejestracji czasu pracy zatrudnionych osób i kontroli i jakości wykonanych zadań; 
• stały wgląd we wszystkie prace wykonywane przez personel w prosty sposób umożliwia zlecanie dodatkowych, nieprzewidzianych zadań serwisowi w konkretnym miejscu w budynku, które np. należy pilnie posprzątać; 
• pracownik zarządzający kontraktem może w dowolnym momencie może sprawdzać dostępność pracowników na terenie obiektu; 
• oprócz pełnej i całodobowej kontroli aplikacja do zarządzania usługami porządkowo-czystościowymi usprawnia optymalizację kosztów poprzez dostosowanie zasobów do faktycznych potrzeb. Dane dostarczone przez oprogramowanie umożliwiają przeprowadzenie szczegółowej analizy w tym zakresie; 
• w przypadku obiektów szpitalnych aplikacje zarządzają np. dystrybucją posiłków czy pomocą w opiece nad pacjentami.

Cyfryzacja wspiera usługi sprzątania

Za trendem cyfryzacji usług podąża Grupa Impel, która wdrożyła już dwie tego typu aplikacje do zarządzania usługami czystościowo-porządkowymi. Działają one już w 140 obiektach i korzysta z nich prawie 6000 pracowników. Należą do nich: 

• Optima FM Hospital – dla szpitali,  
• Optima FM Cleaning – dla obiektów komercyjnych.  

Aplikacje te mają wiele cech wspólnych i niosą korzyści dla zarządców nieruchomości, którym zależy na sprawnym funkcjonowaniu obiektu i jak najbardziej płynnej pracy obsługi. Zalety technologicznych rozwiązań podkreśla Robert Rytwiński, dyrektor ds. wdrożeń systemów informatycznych z Impel Facility Services: 

Dzięki zastosowaniu nowoczesnych rozwiązań informatycznych nasza usługa jest postrzegana przez klienta jako rozwiązanie niezwykle innowacyjne. Transparentność, informacja o postępie realizacji usługi, możliwość zlecania dodatkowych zadań oraz wykorzystanie powiadomień o awariach i usterkach na obiekcie – to coś, co nas wyróżnia na rynku. 

Klienci widzą, że dzięki aplikacji możemy reagować na pojawiające się problemy w czasie rzeczywistym. Z kolei dużym plusem dla nich jest wiedza, że każde zadanie jest rejestrowane i można do informacji o nim wrócić w dowolnej chwili. To eliminuje konieczność przechowywania dokumentacji w formie papierowej. Ogromne znaczenie ma fakt, że aplikacja dostosowana jest również dla pracowników obcojęzycznych. W tej chwili poza językiem polskim aplikacja umożliwia pracę także w języku ukraińskim i angielskim.

Przyszłość cyfryzacji usług w obszarze Facility Management

Aplikacje do zarządzania usługami wciąż są rozwijane i wzbogacane w nowe funkcje. W ostatnim czasie pojawiło się kilka nowych funkcjonalności związanych z geolokalizacją czy wykorzystaniem technologii komunikacji zbliżeniowej NFC. Aplikacje będą miały także możliwość pracy przy braku zasięgu sieci GSM. 

Prognozuje się, że udział aplikacji w rynku będzie rósł z roku na rok. Dla przykładu z aplikacji Optima FM Hospital skorzystały do tej pory już 73 szpitale w całej Polsce. To stanowi 84% wszystkich szpitali, jakie obecnie obsługuje Grupa Impel. Obiecująco przedstawia się też sytuacja aplikacji Optima FM Cleaning dla obiektów komercyjnych. Jak podaje Robert Rytwiński, dyrektor ds. wdrożeń systemów informatycznych z Impel Facility Services: 

Dotychczas zaufało nam 67 klientów. Jeszcze w pierwszym kwartale 2022 planujemy wdrożyć aplikację w kolejnych 60 obiektach – przyrost korzystających będzie lawinowy. Szybka reakcja pracowników na nieprzewidziane sytuacje, usprawnienie procesu układania grafików, nadzorowanie etapów realizacji usługi w czasie rzeczywistym dzięki nowoczesnym technologiom – to tylko część korzyści z zastosowania aplikacji do zarządzania usługami porządkowo-czystościowymi.

Chcesz poznać szczegóły działania aplikacji wspierających usługi Facility Management? Skontaktuj się z nami! 

Śledź nasz blog oraz profil na LinkedInie. Wkrótce więcej informacji o nowych aplikacjach.