Czas, jakość i koszt. Jak aktualna sytuacja w kraju i na świecie wpływa na codzienność zakupową?

Współczesne zakupy to znacznie więcej niż porównywanie ofert i negocjowanie cen. Dziś o powodzeniu procesu zakupowego decydują także dostęp do danych, umiejętność przewidywania ryzyk, znajomość globalnych zależności i jakość relacji z dostawcami. O tym, jak konflikty zbrojne, zmiany technologiczne i presja czasu wpływają na codzienność działów zakupów, rozmawiamy z Pawłem Kawałkiem, managerem ds. zakupów strategicznych z Biura Optymalizacji Kosztów Grupy Impel. Wywiad jest kolejnym w cyklu publikacji poruszających zagadnienia z obszaru zakupów i zapowiada organizowany w czerwcu we Wrocławiu Let`s connect #ProcurementDay by Impel.

Co najsilniej determinuje dziś decyzje zakupowe?

Bardzo wiele czynników. Dziś zakupy funkcjonują w dużo bardziej złożonym i mniej przewidywalnym otoczeniu niż jeszcze kilka lat temu. Na decyzje zakupowe wpływają nie tylko cena, jakość i termin dostawy, ale też sytuacja geopolityczna, koszty energii i transportu, dostępność surowców czy napięcia w handlu międzynarodowym.

Postęp technologiczny również ma wpływ na zakupy. Rosnący popyt na rozwiązania związane z AI spowodował ogromne obciążenie fabryk produkujących bardziej zaawansowane pamięci. W efekcie zwykłe pamięci RAM do komputerów zdrożały bardzo mocno, a to automatycznie przełożyło się na wzrost cen samych komputerów i problemy z ich dostępnością. To pokazuje, że nawet rozwój technologii, który teoretycznie powinien nam pomagać, może jednocześnie istotnie podnosić koszty zakupu.

Wszystko to sprawia, że zakupy przestały pełnić wyłącznie funkcję operacyjną. Coraz częściej są obszarem zarządzania ryzykiem i zabezpieczania ciągłości działania. Wynika to z tego, że musimy patrzeć nie tylko na bieżącą potrzebę, ale też na to, co może wydarzyć się za kilka tygodni czy miesięcy.

Z perspektywy Grupy Impel jakie obszary szczególnie mocno odczuwają skutki takich zawirowań?

Oprócz wspomnianego sprzętu komputerowego, takim obszarem są np. usługi cleaningowe.  Choć wiele produktów wykorzystywanych tu wydaje się prostych i powszechnie dostępnych, w rzeczywistości one także są silnie uzależnione od sytuacji na rynku surowców, produkcji i logistyki. Jeśli w którymś z tych obszarów pojawia się zakłócenie, bardzo szybko odbija się to na cenie i dostępności.

Dobrym przykładem są rękawiczki czy maski ochronne w czasie pandemii. W pewnym momencie z produktu codziennego użytku stały się towarem strategicznym. Popyt gwałtownie wzrósł, ceny wystrzeliły, a rynek reagował nie tylko na rzeczywiste braki, ale też na panikę i spekulacje. To był moment, w którym zakupy musiały przestać myśleć wyłącznie kategorią ceny, a zacząć działać w logice zabezpieczenia operacji.

Podobnie było z produktami opartymi na celulozie po wybuchu wojny w Ukrainie czy w obecnej sytuacji z workami na odpady, których koszt jest powiązany z rynkiem surowców ropopochodnych. Nawet w pozornie stabilnych kategoriach mogą pojawić się bardzo silne turbulencje.

Jak w takich warunkach zmienia się rola planowania i prognozowania w zakupach?

Dziś nie wystarczy już dobrze reagować – trzeba próbować wyprzedzać ryzyka. Planowanie i prognozowanie stają się jednym z fundamentów skutecznych zakupów. W praktyce oznacza to budowanie scenariuszy, obserwowanie trendów cenowych, monitorowanie sytuacji rynkowej i odpowiednio wczesne podejmowanie decyzji. Czasem oznacza to wcześniejszy zakup, a czasem dywersyfikację dostawców. Kluczowe jest to, żeby nie działać wyłącznie reaktywnie.

Jednocześnie wszystkie podejmowane decyzje muszą być dobrze policzone. Jeśli chcemy zabezpieczyć większy wolumen towaru, trzeba uwzględnić koszt magazynowania, finansowania i rzeczywisty poziom ryzyka. Planowanie nie jest dziś już tylko harmonogramem zamówień, ale elementem zarządzania ciągłością biznesu.

Na ile presja czasu i oczekiwanie szybkiej realizacji prowadzą do kompromisów po stronie kosztów i jakości?

Presja czasu niemal zawsze pogarsza warunki zakupowe. Jeśli dostawca wie, że potrzebujemy czegoś natychmiast i nie mamy dużego pola manewru, jego pozycja negocjacyjna automatycznie rośnie. W takich sytuacjach trudniej uzyskać dobrą cenę i trudniej przeprowadzić cały proces w optymalny sposób. Pod presją mamy mniej czasu na analizę rynku, porównanie ofert czy spokojne szukanie alternatyw, a przez to margines decyzyjny staje się mniejszy.

Z drugiej strony zakupy muszą brać pod uwagę szerszy kontekst biznesowy. Czasami ważniejsze od idealnej ceny jest to, żeby produkt był dostępny na czas. Dla nas brak materiału potrzebnego do realizacji usługi może wygenerować dużo większe koszty niż sama różnica w cenie zakupu. W praktyce bywa więc tak, że ważniejsze jest to, żeby było, niż za ile.

Czy to znaczy, że zakupy nie mogą być dziś oceniane wyłącznie przez pryzmat ceny?

Cena nadal pozostaje bardzo ważna, choć sama nie daje pełnego obrazu. Można kupić taniej, a później stracić znacznie więcej na opóźnieniu, problemach z dostępnością czy awaryjnym zakupie w gorszych warunkach.

Dlatego nowoczesne zakupy patrzą szerzej – na całkowity wpływ decyzji na operację, bezpieczeństwo realizacji i stabilność współpracy. To odróżnia podejście transakcyjne od podejścia strategicznego.

Czy w takich realiach znaczenia nabierają relacje z dostawcami?

Oczywiście i to właśnie kryzysy najlepiej pokazują, które relacje są naprawdę partnerskie. W stabilnych czasach niemal każdy potrafi realizować dostawy zgodnie z umową. Prawdziwy test przychodzi wtedy, gdy rynek się kurczy, ceny rosną i pojawia się walka o dostępność.

Pandemia bardzo dobrze to pokazała. Część dostawców próbowała maksymalnie wykorzystać sytuację, ale byli też tacy, którzy siadali do stołu, uczciwie rozmawiali o kosztach i wspólnie szukali rozwiązania, które pozwoli utrzymać dostawy. To właśnie wtedy widać, kto myśli wyłącznie krótkoterminowo, a kto buduje współpracę w dłuższej perspektywie.

Relacje z dostawcami nie są dziś dodatkiem do zakupów. Są jednym z elementów bezpieczeństwa operacyjnego.

Co w takim razie najlepiej pomaga dziś ograniczać ryzyko zakupowe?

Przede wszystkim dywersyfikacja dostawców, dobra znajomość rynku, uważna weryfikacja partnerów i odpowiednio skonstruowane umowy. W kluczowych kategoriach nie można opierać się wyłącznie na jednym źródle dostaw, bo to po prostu zwiększa podatność na zakłócenia.

Bardzo ważne jest też to, by oceniać dostawcę nie tylko przez pryzmat ceny, ale również jakości, powtarzalności, wiarygodności i sposobu działania w trudnych momentach. Dobrze przygotowane zakupy zaczynają się dużo wcześniej niż sam wybór oferty i sięgają dużo dalej niż samo złożenie zamówienia.

---

W Grupie Impel pełni rolę partnera biznesowego dla obszarów IT, HR, Catering i Business Solutions, odpowiada za rozwój strategii zakupowych, optymalizację kosztów oraz wdrażanie nowoczesnych rozwiązań zakupowych. Posiada ponad 12-letnie doświadczenie w obszarze zakupów, z Grupą Impel związany od 2008 r.