Dlaczego warto wybierać certyfikowane firmy sprzątające?

Coraz więcej firm korzystających z outsourcingu usług świadomie wybiera takich dostawców usług czystościowych, którzy poddają się certyfikacji. Czym różnią się usługi realizowane przez podmioty certyfikowane i niecertyfikowane?

Firmy, które dbają o jakość świadczonych przez nie usług, wdrażają systemy zarządzania jakością. To konkretne zasady, metody postępowania, a nawet opisy stanowisk pracy. Certyfikacja każdego z systemów zarządzania jakością oznacza procedurę, w wyniku której niezależna instytucja zapewnia na piśmie, że dana usługa czy realizowany przez firmę proces są zgodne z normą i przepisami prawnymi. Każdy przedsiębiorca, który stara się o jakikolwiek certyfikat zarządzania jakością, musi skontaktować się z zewnętrzną jednostką certyfikującą i poddawać okresowym audytom.

Pierwszy certyfikat, który otrzymała jedna z naszych spółek zajmujących się utrzymaniem czystości, został przyznany już w 2003 r. Był to certyfikat wdrożenia podstawowego Systemu Zarządzania Jakością zgodnego z ISO 9001. Wkrótce pojawiły się kolejne, a wśród nich Certyfikat Systemu Zarządzania Środowiskowego zgodny z ISO 14001, Gwarant Czystości i Higieny czy Certyfikat Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy wg ISO 45001. Nasze spółki, które świadczą usługi czystościowe, posiadają odpowiednie certyfikaty  – mówi Grzegorz Smereka  – mówi Grzegorz Smereka, dyrektor operacyjny grupy produktowej Cleaning w Grupie Impel, wiceprezes zarządu spółki Impel System.

Zgodnie z wymaganiami klienta i przepisami prawa

Wszystkie systemy zarządzania jakością skupiają się głównie na dwóch aspektach. Pierwszy z nich dotyczy zgodności realizowanych usług z wymaganiami klienta. Celem audytu jest tu sprawdzenie, czy firma świadcząca usługę spełnia wszystkie zapisy z umów zawartych z klientami. Drugi aspekt dotyczy spełnienia wymagań prawnych obowiązujących w danym kraju. W zależności od systemu zarządzania audytorzy koncentrują się na przepisach prawnych z obszaru, którego ten system dotyczy. I tak w przypadku Systemu Zarządzania Środowiskowego audytowane jest respektowanie przez firmę przepisów z zakresu ochrony środowiska. Dzięki temu klient korzystający z usług certyfikowanej firmy sprzątającej ma pewność, że postępuje ona prawidłowo z odpadami. Certyfikat oznacza, że nie stwarza ona zagrożeń ekologicznych, np. nie zanieczyszcza okolicznych rzek, nie wylewa ścieków do kanalizacji deszczowej. To gwarancja, że firma, z którą podejmujemy współpracę, działa w sposób legalny.

Certyfikat z terminem ważności

Certyfikaty przyznawane przez akredytowane niezależne jednostki nie są bezterminowe. Po pierwszym audycie i uzyskaniu certyfikacji firmy poddają się cyklicznej weryfikacji. Aby utrzymać certyfikat za każdym razem muszą spełniać określone normy i standardy.

Certyfikacja co roku potwierdza, w którym miejscu jesteśmy, jeśli chodzi o poziom naszych usług. Dzięki regularnym audytom wiemy, co realizujemy dobrze, a co wymaga poprawy. Wiemy na co w najbliższym czasie mamy zwrócić szczególną uwagę. Ważne jest to, żeby certyfikacja była cykliczna i żeby audyty wykonywała jednostka zewnętrzna, która rzetelnie weryfikuje działania danego podmiotu, zwłaszcza w kontekście zmian związanych z ekologią – podkreśla Grzegorz Smereka.

Proces certyfikacji jest wieloetapowy i trwa często wiele tygodni. Co ważne, każdy z systemów zarządzania jakością zakłada stałe doskonalenie weryfikowanego podmiotu. Certyfikowana firma wskazuje obszary, które zamierza ulepszyć. Często też wskazuje je sam audytor. Przy kolejnym audycie jednostka certyfikująca sprawdza, na ile weryfikowana firma wywiązała się ze swoich obietnic. 

Usługi sprzątania – jakość certyfikowana

Kluczem do jakości jest standaryzacja wszystkich procesów i parametryzowanie każdej czynności składającej się na usługę sprzątania.

Nasi pracownicy uczestniczą w cyklicznych szkoleniach, stale podnosimy ich kwalifikacje. Zapewniamy im nowoczesny, ergonomiczny, wydajny sprzęt, który wykorzystują w swojej pracy. Stale współpracujemy z technologami, którzy przygotowują procedury i szczegółowe instrukcje dotyczące realizacji poszczególnych procesów. Poddajemy się cyklicznej weryfikacji przez zewnętrzne jednostki certyfikujące, ale też sami regularnie sprawdzamy jakość naszych usług. W Grupie Impel od wielu lat funkcjonuje dział odpowiedzialny za przeprowadzanie audytów wewnętrznych – często jeszcze  bardziej szczegółowych niż audyty zewnętrzne  – podkreśla Grzegorz Smereka.

Troska o środowisko pod lupą audytorów

Zmiany klimatyczne i postępująca degradacja środowiska naturalnego stały się faktem. Coraz więcej przedsiębiorców wprowadza standardy zgodne z Europejskim Zielonym Ładem. Takie też są oczekiwania rynku wobec firm świadczących usługi utrzymania czystości. To dlatego jednym z najbardziej istotnych certyfikatów dla podmiotów w tej branży jest ten świadczący o wdrożeniu Systemu Zarządzania Środowiskowego wg ISO 14001.

Norma ISO 14001 wymaga od wdrażającej ją organizacji zidentyfikowania obszarów, w których jej działania mogą najbardziej oddziaływać na środowisko naturalne. Firma wdrażająca System Zarządzania Środowiskowego powinna maksymalnie ograniczyć działania degradujące środowisko i wzmocnić działania pozytywne. Dla firm oferujących profesjonalne usługi sprzątania to przede wszystkich postępowanie z odpadami i ściekami i oszczędzanie zasobów naturalnych.

Stale monitorujemy ilość wytwarzanych odpadów i ścieków oraz pracujemy nad ich ograniczeniem ich emisji. Przykładamy też ogromną uwagę do ograniczenia zużycia wody. Dzięki korzystaniu z  takich urządzeń jak i-mop redukujemy je o ponad 80 % – mówi Grzegorz Smereka. 

Przy wdrożeniu Systemu zgodnego z ISO 14001 powołaliśmy lidera środowiskowego, który czuwa nad oceną zgodnością funkcjonowania organizacji z wymaganiami prawnymi, weryfikuje, czy organizacja spełnia wymagania prawne w obszarze ochrony środowiska i decyduje o nowych aspektach środowiskowych, wyznacza kierunek naszego doskonalenia. Stosujemy rozwiązania, które pozwolą maksymalnie ograniczyć zużycie środków chemicznych, a przede wszystkim eliminujemy ich nieefektywne zużycie. Wdrażamy stosowanie ekologicznych środków chemicznych posiadających certyfikat Ecolabel. Tam, gdzie to możliwe, całkowicie rezygnujemy z użycia jakiejkolwiek chemii, np. wykorzystując do mycia wodę ozonowaną, która jest wyjątkowo efektywna w czyszczeniu większości zabrudzeń – dodaje Grzegorz Smereka.

Czystość gwarantowana

Gwarant Czystości i Higieny to program certyfikacji jakościowej adresowany do firm świadczących profesjonalne usługi utrzymania czystości. Program promuje jednolite standardy realizacji usług, co przyczynia się do eliminowania realizacji usług na niskim poziomie.

Utrzymujemy Certyfikat Gwaranta Czystości i Higieny już od kilkunastu lat. To bardzo ważny program, rekomendowany jako Dobra Praktyka przez Urząd Zamówień Publicznych. Gwarant jest rzeczywiście wymagany przez klientów w ich procedurach przetargowych – podsumowuje Grzegorz Smereka.