eTeczka – jak przenieść dokumentację pracowniczą na formę elektroniczną z pomocą sztucznej inteligencji? 

Proces przechodzenia z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w formie papierowej na wersję elektroniczną to ważny krok w kierunku digitalizacji biznesu. Firmy zyskują większą zwinność operacyjną, a działy kadrowe nowe kompetencje cyfrowe. W transformacji kluczowe jest zastosowanie odpowiednich rozwiązań technologicznych i wsparcie specjalistów.  

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej dla każdego pracownika to obowiązek pracodawcy wynikający z zapisów Kodeksu pracy (art. 94 pkt 9a). Na dokumentację pracowniczą składają się: 

Akta osobowe 

• Dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie  
• Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia  
• Dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy  
• Dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności i kar   
• NOWE: Dokumenty związane z kontrolą trzeźwości  

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy  

• Dokumenty dotyczące ewidencji czasu pracy 
• Dokumenty dotyczące korzystania z urlopu wypoczynkowego 
• Lista wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń 
• Karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej  
  

Jak przenieść dokumentację pracowniczą na formę elektroniczną – obowiązki pracodawcy

Zgodnie z zapisami Kodeksu pracy pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w postaci papierowej lub elektronicznej – według własnej decyzji. A od 1 stycznia 2019 umożliwiono firmom całkowitą rezygnację z formy papierowej na rzecz elektronicznej. Pracodawca nie musi konsultować decyzji o zmianie formy prowadzenia dokumentacji z przedstawicielami pracowników czy związkami zawodowymi. Jego obowiązkiem jest jednak poinformowanie pracowników (np. w formie wiadomości e-mail). A co, oprócz ważnego kroku w kierunku wdrożenia filozofii paperless, zyskuje firma, która decyduje się na przejście z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w formie papierowej na wersję elektroniczną? 

eTeczka – cyfryzacja dokumentacji pracowniczej w Grupy Impel  

Na elektronizację dokumentów zdecydowała się Grupa Impel. Projekt „eTeczka” objął prawie 38 tys. zdigitalizowanych akt osobowych – aktywnych, jak i nowych, które powstawały w trakcie trwania prac. W ciągu 2 lat przetworzono łącznie ponad 2 mln stron dokumentów. W efekcie firma uzyskała 100% dokumentów kadrowych dostępnych w formie cyfrowej.  

– Kluczową korzyścią zmiany modelu wykonywania czynności kadrowych z papierowego na cyfrowy jest centralizacja i standaryzacja przechowywania oraz prowadzenia dokumentacji. Dla firmy, która ma oddziały w całej Polsce, w wielu rozproszonych lokalizacjach to szczególnie ważny aspekt – mówi Jolanta Durasiewicz, prezes zarządu Impel Business Solutions, spółki odpowiedzialnej za obsługę kadrową Grupy Impel.  

Dziś każdy pracownik Grupy Impel ma przypisaną „eTeczkę”, podpiętą do systemu dziedzinowego, czyli do systemu kadrowo-płacowego. W cyfrowej teczce znajdują się wszystkie dokumenty pracownicze. Dzięki temu dostęp do nich jest natychmiastowy. A to znacznie usprawnia pracę i organiczna czasochłonność wielu procesów operacyjnych, jak również przebieg audytów czy kontroli zewnętrznych. Elektroniczny dostęp do dokumentów mają zarówno pracownicy kadrowi, jak również przełożeni oraz inne uprawnione osoby.  

– Wraz z centralizacją akt zyskaliśmy także większe bezpieczeństwo. Przed wdrożeniem projektu „eTeczka” wszystkie akta osobowe były zbierane i przechowywane w formie papierowej. Gromadzono je w tradycyjnych teczkach – zarówno w centrali, jak i w archiwach oddziałów. Obecnie akta przechowujemy w jednym archiwum w Łodzi, w pomieszczeniach z certyfikatem ISO 9001, ISO 27001 oraz AQAP 2110, a pracownicy operacyjni korzystają wyłącznie z dokumentów w wersji cyfrowej – dodaje Jolanta Durasiewicz z IBS.  

Jak krok po kroku przeprowadzić proces wdrożenia „eTeczki” 

Prace nad projektem w Grupie Impel podzielono na kilka etapów. – Zaczęliśmy od 4 naszych oddziałów. W każdym z nich celem było skompletowanie wszystkich akt pracowników i przygotowanie dokumentów do skanowania. Nie lada wyzwaniem okazało się… wypięcie zszywek ze wszystkich dokumentów (prawie 38 tys. akt), aby skanowanie przebiegło poprawnie – przyznaje Bożena Sobczyk, p.o.  dyrektor operacyjny procesów kadrowo-płacowych IBS. I dodaje: Następnie wszystkie oryginały dokumentów przekazane zostały i nadal są na bieżąco przekazywane do centrum zarządzania dokumentacją. Z kolei skany dokumentów – zarówno tych aktywnych, jak i tych, które powstały w trakcie trwania projektu – trafiają do systemu OTRS (tzw. system ticketowy, który pozwala na bieżąco monitorować wolumen nowej dokumentacji w poszczególnych procesach kadrowych). 

Kolejnym – najważniejszym etapem – było segregowanie dokumentów z wykorzystaniem technologii OCR (optyczne rozpoznawanie znaków), opartej na machine learning (uczenie maszynowe). Specjalistyczny program rozpoznaje typ dokumentu – czy jest to np. świadectwo pracy czy umowa o pracę, odpowiednio je opisuje i kataloguje.  

– Z każdą partią dokumentów system „uczył się” coraz sprawniej odczytywać rodzaj dokumentu. Kluczowe było także doskonalenie systemu przez zespół naszych specjalistów – zaznacza Jolanta Durasiewicz. – Jeśli system napotyka na jakąkolwiek trudność z weryfikacją dokumentu, plik trafia do tzw. „stacji weryfikacji”, gdzie jest kontrolowany przez pracowników kadrowych. Dzięki temu cały proces przebiega niezwykle sprawnie i bezbłędnie. Ostatnim etapem jest eksport danych do systemu dziedzinowego – czyli do systemu kadrowego danej firmy. Tu z kolei wykorzystujemy technologię RPA. W uproszczeniu polega ona na całodobowej pracy robota, który w chwili, kiedy napływają nowe dokumenty wraz z metrykami, podpina je do eTeczki danego pracownika. Technologia uniezależniła nas od skali dokumentów – dziś nie ma znaczenia czy spływa do nas kilka czy kilkaset akt – są one przetwarzane w tym samym czasie – dodaje prezes Impel Business Solutions. 

Innowacyjne wykorzystanie technologii OCR

Spółka Impel Business Solutions, odpowiedzialna za obsługę kadrową Grupy Impel i wdrożenie projektu „eTeczka”, z technologii OCR korzysta na co dzień w procesie rozliczania faktur.

– Chociaż technologia OCR jest nam dobrze znana, to jednak wykorzystanie jej w procesie przeniesienia dokumentacji pracowniczej na formę elektroniczną było dużą innowacją i sporym wyzwaniem. Dzięki tej technologii proces przejścia na elektroniczną formę dokumentacji skróciliśmy z nawet 5 lat do 2. Nabyliśmy także doświadczenie, dzięki któremu dziś z powodzeniem możemy wdrażać projekt „eTeczka” w innych firmach – przyznaje Jolanta Durasiewicz.  

Nowe kompetencje cyfrowe pracowników kadrowych  

Po wdrożeniu projektu eTeczka w Grupie Impel duża część pracowników kadrowych może pracować w systemie hybrydowym.

– Jako firma zyskaliśmy oszczędności, ponieważ ograniczyliśmy przestrzeń biurową. Pracownicy z kolei mają większą elastyczność i komfort pracy w dogodnych dla nich warunkach. Nie są już przywiązani do biurka, na którym dawniej piętrzył się stos dokumentów. Dziś mogą pracować z dowolnego miejsca. Co więcej, nasz zespół kadrowy zyskał nowe kompetencje cyfrowe. Grube teczki z dokumentami zamieniliśmy na nowoczesną i innowacyjną na rynku technologię. Jednocześnie jest ona uniwersalna i można z powodzeniem wykorzystać ją w innych procesach. Dzięki cyfryzacji mamy też możliwość na bieżąco monitorować, czy wszystkie dokumenty pracownicze są kompletne, aktualne i poprawne. To znacznie usprawnia i podnosi poziom świadczonych przez nas usług – podsumowuje Jolanta Durasiewicz.