Hybryda człowiek – robot w zespołach Impel Business Solutions

Spółka Impel Business pierwszego robota „zatrudniła” w dziale należności w listopadzie 2018 roku. Od tego czasu wiele się zmieniło – dziś w tym zespole pracują  już 4 roboty a hybryda człowiek- robot sprawdza się idealnie.

• Jak wyglądały początki pracy z robotem?
• Które procesy zostały zrobotyzowane w dziale należności?
• Jak robotyzacja wpłynęła na komfort pracy zespołu?

Początki robotyzacji w Impel Business Solutions

Dział należności charakteryzuje się bardzo dużą ilością powtarzalnej pracy. Importowanie wyciągów bankowych, cykliczność tych samych operacji bankowych,  rozliczanie faktur korygujących z fakturami pierwotnymi bywało nużące dla pracowników obsługujących dany proces a jednocześnie pracochłonne.

Nasi pracownicy, przed wdrożeniem robotyzacji, sami niejednokrotnie czuli się jak roboty.  W sekcji należności wykonuje się bardzo ważną pracę, jednak sam jej  przebieg jest zupełnie nieatrakcyjny i zwyczajnie nudny. Dla przykładu, opłaty bankowe to czasem nawet 20 takich samych przelewów. Przy takiej pracy, człowiek wyłącza myślenie i w ogóle się nie rozwija. Kiedy tylko dostrzegliśmy możliwość zrobotyzowania tego obszaru, praktycznie w ogóle się nie zastanawialiśmy i od razu przystąpiliśmy do działań, których głównym celem było zwiększenie komfortu pracy osób zatrudnionych w dziale należności. -mówi Roksana Bąk, lider zespołu należności.

Flagowy robot w Impel Business Solutions zajmuje się wyciągami bankowymi. Wyciągi dla spółek podwykonawczych  są przekazywane mailowo do należności przez biuro finansowe w formacie pdf oraz z plikiem tekstowym do importu. Robot w pierwszym kroku importuje je do systemu bankowego i podłącza niezbędne załączniki. Następnie księguje wszystkie te pozycje, które są dla niego znane. Bardzo spora część wyciągów to stałe polecenia przelewów, dlatego robot szybko się ich uczy. W pierwszych miesiącach swojego działania robot osiągał skuteczność na poziomie ok. 40-50%.

Operacje bankowe na wyciągu, z którymi robot sobie nie radził to te, które nie zostały przez nas wprowadzone do matrycy, z której korzysta robot, stąd były dla niego nowe. Sukcesywnie dodając jednak kolejne, powtarzalne pozycje udało nam się wypracować bardzo dużą skuteczność. W lipcu 2021 roku robot zaimportował i zaksięgował 84% wszystkich operacji. Miesięcznie wykonuje on około 10-11 tysięcy takich operacji. Pozycje niezaksięgowane powstają przykładowo jeśli kontrahent nie wskaże w tytule przelewu numeru faktury lub przypisze błędny. To także niestandardowe przelewy, do których potrzebujemy dokumentów/informacji. Wówczas księgujemy je ręcznie. – zaznacza Roksana Bąk.

Kolejne kroki w stronę robotyzacji

Pierwszy robot, po etapie wdrożenia, posłużył jako wzór do stworzenia kolejnego. Bliźniaczy algorytm powstał w celu obsługi spółek zewnętrznych – został wówczas zmodyfikowany pod inne plany kont księgowych. Obecnie jest przystosowany do tego, aby obsługiwać spółki korzystające z systemu Impuls.

Trzeci z robotów w dziale należności zajmuje się rozliczaniem faktury pierwotnej z fakturą korygującą w systemie SAP.

Praca nad wdrożeniem tego robota trwała ok 3 miesiące. Szukając najefektywniejszego przekazu dla osoby, która miała go napisać, nagrywaliśmy filmiki pokazujące jak wygląda nasza praca w tym procesie. Faza uruchomienia i testów przebiegła bardzo sprawnie. Dziś, robot pracuje już na 100%.– mówi Roksana Bąk.

Ostatni z cyfrowych pracowników w dziale należności zajmuje się pobieraniem informacji z systemów na temat nierozliczonych rozrachunków oraz informacji pracowników do danych pozycji zebranych w trakcie uzgodnienia z kontrahentami/spółką.  W organizacji, która obsługuje bardzo wiele spółek, uchwycenie wszystkich rozbieżności jest bardzo trudne ze względu na ogromną ilość operacji. Rozwiązaniem tego problemu okazał się robot, który co tydzień gromadzi wszystkie dane, zarówno z systemu SAP, jak i Impuls.  

Kiedy zauważamy nierozliczoną pozycję na rozrachunkach musimy ustalić z czego ono wynika. W tym celu kontaktujemy się z kontrahentem mailowo lub telefonicznie. Czasem ustalenie przyczyny trwa jednak nie kilka dni, a kilka tygodni. Każdorazowo, do takiej pozycji dodajemy notatkę na temat działań, jakie już zostały wykonane. W kolejnym tygodniu robot uaktualnia raport dla każdej spółki, pozostawiając pozycje, które w toku uzgodnień nie zostały jeszcze rozliczone dodając wszystkie, wcześniej naniesione uwagi pracowników. To duże ułatwienie dla dalszej pracy naszego zespołu, także w ramach zastępstwa. – mówi Roksana Bąk.

Hybryda człowiek – robot

Wdrożenie robota w listopadzie 2018 roku było pierwszym krokiem szerokiego procesu robotyzacji. Dzięki eliminacji bardzo dużej części powtarzalnej pracy pracownicy zyskali szansę i czas na rozwój oraz naukę nowych rzeczy. Pierwszy robot został przyjęty bardzo entuzjastycznie. W krok za nim, w samym dziale należności znalazło się miejsce dla 3 kolejnych cyfrowych pracowników.

Dziś, mogę śmiało powiedzieć, że w dziale należności zautomatyzowaliśmy większość procesów, które do tego się nadawały. Nasz zespół zdecydowanie można nazwać hybrydą człowieka i robota. Pracownicy kontrolują i udoskonalają pracę robota, który odpowiada za wszystkie nielubiane, mechaniczne czynności. To naprawdę zgrany i efektywny team. – dodaje Roksana Bąk.

---

Roksana Bąk, lider zespołu należności