Jak będą wyglądać eventy w nowej rzeczywistości poCOVID’owej?

Wiele osób zadaje sobie pytanie, kiedy wrócą imprezy masowe w Polsce. Tymczasem branża eventowa jest jedną z tych, które bardzo mocno ucierpiały przez pandemię COVID-19. Jej funkcjonowanie zostało wywrócone z dnia na dzień do góry nogami. Wprowadzony lockdown dla tej branży trwa z małymi przerwami już ponad rok.

Jak będzie wyglądać rynek eventów w związku z odmrażaniem gospodarki i jak zmienią się eventy? Na te pytania odpowiadają eksperci ze Stowarzyszenia Branży Eventowej i Grupy Impel.

Wprowadzone w marcu zeszłego roku obostrzenia sanitarne drastycznie ograniczyły lub nawet praktycznie uniemożliwiły organizację dużych eventów. Dotyczyło to nie tylko większych wydarzeń, ale też mniejszych spotkań organizowanych w obiektach czy na otwartej przestrzeni. W związku z ograniczeniem możliwości prowadzenia podstawowej działalności, agencje eventowe zaczęły poszukiwać nowych modeli funkcjonowania w rzeczywistości pandemicznej.

– Duża część branży eventowej zajęła się organizacją spotkań hybrydowych lub przeszła w tryb spotkań wyłącznie online. Część firm niestety wypadła z rynku lub zmieniła formułę działalności. – mówi Katarzyna Gadomska, członek zarządu Stowarzyszenia Branży Eventowej (SBE). Organizowanie spotkań i wydarzeń online zmienia charakter prowadzonych przez agencje działań, w porównaniu do tych, jakie trzeba było zrealizować przy klasycznych wydarzeniach na żywo. Wiele działań związanych z logistyką wydarzenia uległo ograniczeniu. Pozostają takie obowiązki jak oprawa techniczna eventu czy koordynacja działań związanych z zapraszaniem i obecnością uczestników. Do naszych zadań należy także zapewnianie dodatkowych atrakcji, które zwiększą ich zaangażowanie, wsparcie marketingowe czy reklama wydarzenia. To są wyzwania przed którymi dzisiaj stoją agencje eventowe. – podsumowuje Katarzyna Gadomska

Kiedy powrócą imprezy, eventy konferencje?

Rząd pod koniec kwietnia ogłosił harmonogram luzowania obostrzeń sanitarnych. Już od 4 maja otwarte są centra handlowe i salony fryzjerskie, ale też galerie sztuki czy muzea. Od 15 maja będą działać ogródki restauracyjne oraz kina i teatry organizujące seanse czy spektakle na świeżym powietrzu, a także imprezy okolicznościowe z limitem uczestników. Od 29 maja otwierają się restauracje, kina i teatry – wszystko w reżimie sanitarnym z ograniczeniem liczby uczestników. Coraz mniej osób hospitalizowanych i rosnąca liczba zaszczepionych pozwala z ostrożnym optymizmem patrzeć na drugą połowę roku i liczyć na powolny powrót do rzeczywistości. Ale czy powrót do stanu sprzed pandemii jest jeszcze możliwy?

– Ludzie chcą się cieszyć, świętować, przeżywać wspólnie dobre emocje. Każdy z nas chciałby wziąć udział w dużym wydarzeniu, ale gdy pytamy firmy o organizowanie eventów dla ich pracowników i klientów, to nikt już nie chce podjąć takiej decyzji. Nawet jeśli zostaną zniesione obostrzenia, pozostanie lęk o zdrowie ludzi gromadzących się na ograniczonej przestrzeni. I my to doskonale rozumiemy. – mówi Katarzyna Gadomska.

Imprezy w nowej rzeczywistości

Jednym z kierunków odmrożenia tej części gospodarki jest otwarcie się na wydarzenia organizowane na zewnątrz. Teoretycznie trudniej zarazić się wirusem w przestrzeni otwartej, gdzie mamy do czynienia ze stałym przepływem powietrza i większą przestrzenią. Cieplejsze miesiące i dobra pogoda to czas który można wykorzystać na organizację imprez na zewnątrz. Wystarczy odpowiednie zaaranżowanie przestrzeni, wystawienie namiotów i zadaszenia, przez co wiele spotkań, np. konferencji można zrealizować na zewnątrz.

Nowym trendem jest również tzw. duży event hybrydowy pozwalający na udział publiczności w trybie online i offline. – mówi Paweł Piłat, dyrektor handlowy regionu mazowieckiego Grupy Impel. Osoby, które nie czują się komfortowo przebywając fizycznie wśród innych uczestników, mogą wziąć udział w wydarzeniu za pośrednictwem profesjonalnie zrealizowanej transmisji online. Dodatkowo wdrażane są rozwiązania pozwalające na interakcję z będącymi na miejscu uczestnikami. Aby forma hybrydowa była skuteczna, użytkownicy on- i offline muszą mieć taki sam dostęp do poszczególnych elementów wydarzenia. – podsumowuje Paweł Piłat.

Imprezy testowe – jak się przygotować?

W przypadku podjęcia decyzji o organizacji eventów w obowiązującym reżimie sanitarnym niezbędna jest ścisła i dobrze skoordynowana współpraca organizatora ze służbami odpowiedzialnymi za bezpieczeństwo, w tym również sanitarne. Doświadczony partner zapewniający spełnienie najwyższych standardów pozwala odpowiedzialnie zarządzić bezpieczeństwem podczas wydarzenia.

Dla organizatorów eventów przygotowujemy odpowiedni zestaw środków zapewniających bezpieczeństwo uczestnikom wydarzenia. Pierwszym elementem jest pomiar temperatury ciała z wykorzystaniem bezdotykowych termometrów elektronicznych lub kamer termowizyjnych. Urządzenia te  dodatkowo pozwalają wykryć, czy uczestnik eventu ma założoną maseczkę ochronną.  Kolejnym  elementem jest dezynfekcja dłoni poprzez wykorzystanie specjalnych stacji umieszczanych w strategicznych miejscach na terenie imprezy. Bardzo ważna dla ochrony uczestników jest również  cykliczna dezynfekcja powierzchni dotykowych w technologii dostosowanej do warunków i miejsca, w którym odbywa się event.

Warto też zwrócić uwagę na szybkie i bezinwazyjne testowanie osób wchodzących na teren imprezy. Negatywny wynik zapewnia wstęp na wydarzenie. Tę metodę wykorzystuje się przy organizacji imprez w krajach, gdzie miały już miejsce wydarzenia testowe. I daje ona rewelacyjne efekty. – mówi Paweł Piłat. Równie ważne są procedury zapisane w regulaminie imprezy. Odpowiednie i precyzyjne zapisy pozwalają skutecznie egzekwować przez organizatorów stosowanie się do zasad reżimu sanitarnego. Nasze doświadczenie z zabezpieczania wydarzeń organizowanych podczas pandemii, takich jak Tour de Pologne, Puchar Świata w Zakopanem oraz wielu mniejszych jest dla naszych klientów potwierdzeniem kompetencji i możliwości operacyjnych.

Imprezy w nowym standardzie bezpieczeństwa

Obecnie organizatorzy dużych eventów testują rozwiązania informatyczne wykorzystujące system trackingu. Pozwalają śledzić w ramach imprezowej przestrzeni kontakty osób, które pomimo zastosowania środków bezpieczeństwa mogły zarazić uczestników eventu. W przypadku wydarzeń organizowanych na zewnątrz wystarczy prosta aplikacja z GPS, w którą wyposażone są nasze telefony. Zebranie z niej danych pozwala sprawdzić, jak ludzie poruszają się na danym terenie, a ścieżki przemieszczania się uczestników wydarzeń można na siebie nakładać i zbadać kto obok kogo przebywał przez dłuższy czas. Takie rozwiązanie już niedługo mogą na stałe zagościć w naszej codziennej eventowej rzeczywistości – podsumowuje Katarzyna Gadomska.

Jednym z postulatów środowiska firm eventowych jest wprowadzenie tzw. wydarzeń testowych, które mają już miejsce w różnych krajach na świecie. Pozwalają one sprawdzić w praktyce zaostrzone normy, ale też zbadać rozprzestrzenianie się wirusa podczas eventu, w sytuacji zapewnienia pełnego bezpieczeństwa.

Taki model pozwoliłby na zebranie danych i sprawdzenie, czy przy stosowaniu wypracowanych procedur i restrykcyjnym przestrzeganiu zasad związanych z dystansem społecznym, noszeniem maseczek ochronnych i dezynfekcją organizowane wydarzenia będą rzeczywiście źródłem zakażeń – zwraca uwagę Katarzyna Gadomska ze Stowarzyszenia Branży Eventowej.

Rok 2021 rokiem lepszym, ale nie normalnym

Agencje eventowe pracują głównie dla klientów B2B. To powoduje, że wbrew pozorom cały okres wakacyjny od końca czerwca do początku września jest dla nich sezonem martwym. Pomimo planowanych wydarzeń, biznesowo będzie on rokiem wciąż bardzo trudnym.

W czasie poluzowania obostrzeń w ubiegłym roku w końcu maja i w czerwcu trochę wydarzeń się odbyło. Problem jednak polega na tym, że aby zrealizować takie wydarzenia potrzebny jest czas na ich przygotowanie. Jeśli więc dowiadujemy się z tygodniowym wyprzedzeniem o odmrożeniu i możliwości działania, to mamy małe pole manewru. Event trzeba wcześniej zaplanować, przygotować, uzgodnić, zamówić, to co potrzebne, wreszcie zaprosić gości. – mówi Katarzyna Gadomska.

W perspektywie organizacji realnych wydarzeń B2B, inaczej eventów na żywo czy eventów offline, bardziej myślimy o jesieni. Potrzebne są jednak dobre przykłady, bo ważne jest nie tylko uwolnienie wydarzeń i możliwość ich organizacji, ale też przełamanie w organizatorach bariery lęku. Dlatego koniecznie należy wypracować mądre rozwiązania i procedury, żeby oswoić i złagodzić strach wśród organizatorów, np. przedstawicieli korporacji. Poza tym istnieje ryzyko, że od października znów wróci kolejna fala zakażeń. Klienci ostrożnie podchodzą do planowania eventów, cały czas czekają z decyzją o organizowaniu wydarzeń na żywo. – podsumowuje Katarzyna Gadomska.