Jak budować relacje z dostawcami? 

Praktycznie żadna organizacja nie jest dziś samowystarczalna, ale korzysta z produktów lub usług zapewnianych przez dostawców. Wybór odpowiedniego partnera i tworzenie z nim relacji biznesowych potrafią zaważyć na funkcjonowaniu niejednej firmy. O tym, jak w praktyce wygląda rozwijanie relacji z dostawcami Grupy Impel rozmawiamy z Pawłem Kawałkiem, menadżerem ds. zakupów strategicznych w Biurze Optymalizacji Kosztów Grupy Impel. 

Dlaczego to właśnie relacje z dostawcami są tak istotne dla działania firmy? 

Kryzysy ostatnich lat pokazały, że bez solidnych i sprawdzonych partnerów trudno utrzymać stabilność działania. Dostawcy mają realny wpływ na to, czy w krytycznym momencie organizacja ma dostęp do potrzebnych materiałów i usług, a w związku z tym – czy może dalej funkcjonować. 

Bardzo istotne jest dbanie o rozwój relacji z dostawcami. Często to właśnie dzięki dostawcom, zapewnianym przez nich nowym rozwiązaniom technologicznym, możemy działać efektywniej i szybciej reagować na potrzeby klientów. Aby w pełni korzystać z nowinek rynkowych potrzebny jest stały kontakt z dostawcą i dbanie o relacje, które stają się elementem strategii, a nie tylko częścią codziennej operacji zakupowej. 

Co w praktyce oznacza partnerska relacja z dostawcą? 

To podejście, w którym rozmowy nie ograniczają się do ustalania ceny i terminów dostaw. Regularnie spotykamy się z dostawcami, także w ich siedzibach, by poznać procesy i wspólnie ocenić jakość współpracy. Rozmawiamy o trendach w branży i o tym, jakie kierunki rozwoju są dla nich kluczowe. Wspólne uczestnictwo w targach czy konferencjach pozwala nie tylko wymienić doświadczenia, ale też zbudować zaufanie. Dzięki temu dostawca widzi, że jego rola w naszym łańcuchu wartości jest istotna, a my mamy lepszy wgląd w jego możliwości. 

Jak wygląda proces wyboru i weryfikacji nowych dostawców? 

Zaczynamy od dokładnego określenia wymagań – technicznych, prawnych, podatkowych czy ESG. Dopiero na tej podstawie powstaje zapytanie ofertowe kierowane do szerokiego rynku. Poszukiwania prowadzimy wielotorowo: analizujemy oferty na platformach B2B, korzystamy z targów i konferencji, monitorujemy rynek z pomocą narzędzi opartych o sztuczną inteligencję. Sama selekcja nie kończy się jednak na analizie dokumentów finansowych czy certyfikatów – ważne są testy i sprawdzenie, jak dany dostawca realizuje usługi i jak współpraca z nim sprawdzi się w praktyce. 

Czy sposób budowania relacji różni się w zależności od tego, kto jest po drugiej stronie – mała firma czy korporacja? 

Tak, bo za wielkością organizacji idą zupełnie inne priorytety i różne motywacje biznesowe. Duże korporacje zwykle działają w oparciu o ściśle określone KPI i procedury – tam rozmowa koncentruje się na twardych wskaźnikach i możliwościach skalowania współpracy. Małe firmy, firmy rodzinne częściej oczekują stabilności i długofalowej współpracy, która daje im poczucie bezpieczeństwa i pozwala planować rozwój. 

Dlatego wchodząc w relacje z dostawcami, zawsze staramy się zrozumieć, jakie są ich realne oczekiwania. Tylko wtedy możliwe jest wypracowanie układu win-win, w którym obie strony wygrywają. My zyskujemy pewność jakości, terminowości, ale też produktu, który pozwoli nam budować przewagę konkurencyjną, a dostawca poczucie stabilności i przewidywalności biznesu. Dziś skuteczne partnerstwo dostawcy i zamawiającego wymaga równowagi interesów, transparentności i wzajemnego zaufania. Inaczej nie przetrwa w warunkach dynamicznego rynku i rosnącej konkurencji. 

Jak utrzymać równowagę między partnerską współpracą a zachowaniem niezależności wobec dostawcy? 

Relacja musi opierać się na zaufaniu, ale także na zdrowym dystansie. Nadmierna poufałość może osłabić naszą pozycję negocjacyjną i odbić się negatywnie na organizacji. Warto pamiętać, że po stronie dostawców często stoją doświadczeni negocjatorzy, świetnie przygotowani także w obszarze technik psychologicznych czy socjotechnicznych. To dlatego relacjami muszą zajmować się osoby z odpowiednimi kompetencjami i silną osobowością. Z naszej perspektywy istotna jest również dywersyfikacja dostawców – obecność konkurencji działa jak naturalna przeciwwaga i motywuje do rzetelnej współpracy. 

Jak można poznać, że mamy do czynienia z „właściwym dostawcą”? 

To partner, który potrafi zabezpieczyć nasze potrzeby także w trudnych okolicznościach. Jednocześnie wnosi do współpracy wartość dodaną – innowacyjność, elastyczność, możliwość wspólnego rozwoju. Taki dostawca pozwala nam nie tylko reagować na bieżące wyzwania, ale też rozwijać ofertę w długiej perspektywie. 

Warto pokreślić, że budowanie relacji z dostawcami nie jest dodatkiem do procesu zakupowego, ale jego fundamentem. Precyzyjna specyfikacja, różnorodne metody poszukiwania, weryfikacja w praktyce, a później konsekwentne rozwijanie współpracy. To wszystko sprawia, że zakupy strategiczne stają się narzędziem budowania przewagi konkurencyjnej, a nie tylko centrum kosztów. 

---

W Grupie Impel pełni rolę partnera biznesowego dla obszarów IT, HR, Catering i Business Solutions, odpowiada za rozwój strategii zakupowych, optymalizację kosztów oraz wdrażanie nowoczesnych rozwiązań zakupowych. Posiada ponad 12-letnie doświadczenie w obszarze zakupów, z Grupą Impel związany od 2008 r.

---

Wywiad jest kolejną publikacją w realizowaną na naszym blogu w ramach cyklu „Partnerstwo w dziale zakupów”. Cykl obejmuje wywiady z ekspertami z biura optymalizacji kosztów, którzy dzielą się wiedzą na temat roli relacji z biznesem i dostawcami oraz roli działów zakupów w tworzeniu przewag konkurencyjnych.

Cykl zapowiada także udział Grupy Impel w realizowanym przez Marketplanet wydarzeniu Positive Procurement Summit.
Szczegóły już wkrótce!