Jak podejmować decyzje zakupowe w erze robotyzacji?

Dostawcy usług facility management są dziś konfrontowani z rosnącą liczbą rozwiązań z zakresu robotyzacji i automatyzacji. W efekcie decyzje zakupowe coraz częściej nie dotyczą wyboru konkretnego urządzenia, ale oceny, czy dane rozwiązanie odpowiada na rzeczywistą potrzebę operacyjną. O tym, jak w praktyce przebiega taka weryfikacja i jaką rolę odgrywa w tym procesie dział zakupów – rozmawiamy z Edytą Siwak, menadżerem ds. zakupów strategicznych w Biurze Optymalizacji Kosztów Grupy Impel i Maksymem Kaplanskyym, dyrektorem Biura Technologii Grupy Impel. Wywiad rozpoczyna cykl publikacji poruszających zagadnienia z obszaru zakupów i zapowiada organizowany w czerwcu we Wrocławiu Let`s connect #ProcurementDay by Impel.

Czy w obecnych realiach rynkowych nowe rozwiązania technologiczne są koniecznością, czy też mogą być źródłem ryzyka?

Edyta Siwak:
Zdecydowanie jednym i drugim. Nowe rozwiązania są bezsprzecznie elementem budowania przewagi konkurencyjnej i nie wolno ich ignorować, szczególnie w obszarach, gdzie technologia ma wpływ na całkowitą zmianę modelu świadczenia usług. Niestety tempo pojawiania się nowych rozwiązań wyprzedza często ich dojrzałość operacyjną. Zdarza się, że mamy do czynienia z nowinkami technologicznymi, które są jeszcze na etapie wczesnego rozwoju. Są atrakcyjne z punktu widzenia marketingowego, ale niedostatecznie zweryfikowane w warunkach rzeczywistej pracy. Dlatego innowacyjność wymaga dziś większej niż kiedykolwiek dyscypliny decyzyjnej. Istotne więc jest nie tyle to, czy wdrażamy nowe rozwiązania, ale w jaki sposób podejmujemy decyzję o ich wdrożeniu.

W tym kontekście mówicie o zmianie roli działu zakupów. Na czym ona polega w praktyce?

Edyta Siwak:
Rola zakupów ewoluowała z funkcji transakcyjnej do roli partnera współodpowiedzialnego za jakość decyzji biznesowych. W obszarze nowych technologii nie wystarczy porównanie ofert czy negocjacja ceny. Konieczna jest całościowa ocena rozwiązania, która obejmuje jego dopasowanie do potrzeb operacyjnych, gotowość dostawcy do współpracy oraz ryzyka związane z eksploatacją.

Co za tym idzie, zakupy pełnią dziś funkcję swego rodzaju filtra. Z jednej strony monitorujemy rynek i identyfikujemy potencjalne innowacje, a z drugiej weryfikujemy, czy dane rozwiązanie rzeczywiście wnosi wartość do organizacji. I co istotne, nie robimy tego w oderwaniu od biznesu czy technologów odpowiedzialnych za projektowane usługi. To proces, który wymaga ścisłej współpracy między tymi obszarami.

Czyli zakupy nie są „hamulcem”, ale raczej mechanizmem kontrolnym?

Edyta Siwak:
W praktyce bliżej nam do roli „sita”, które przesiewa i wyciąga najbardziej wartościowe dla organizacji rozwiązania. Skala i tempo pojawiania się nowych rozwiązań technologicznych powodują, że organizacja jest dziś bombardowana propozycjami wdrożeń – zarówno od dostawców, jak i klientów czy zespołów operacyjnych.

Rolą działu zakupów jest uporządkowanie zalewającego nas strumienia innowacyjnych rozwiązań i jego weryfikacja. Z jednej strony analizujemy aspekt kosztowy i warunki współpracy, z drugiej – wspólnie z zespołem technologów sprawdzamy, czy dane rozwiązanie w ogóle odpowiada na potrzebę operacyjną.

Istotne jest odwrócenie logiki działania. Nie zaczynamy od technologii i nie próbujemy znaleźć dla niej zastosowania. Najpierw definiujemy potrzebę, a dopiero później oceniamy, czy konkretne rozwiązanie ma sens w danym środowisku.

Maksym Kaplanskyy:
Ja bym to uzupełnił o jeden istotny element – presję technologiczną wywieraną zarówno ze strony rynku, jak i klientów czy dostawców. Nowe rozwiązania pojawiają się bardzo szybko i często są komunikowane jako przełomowe. Naszą rolą jest sprawdzenie, czy za tą deklarowaną innowacyjnością stoi rzeczywista wartość, która przełoży się na nasze usługi.

„Sito”, o którym mówi Edyta jest bardzo ważne. W praktyce oznacza konieczność podejmowania trudnych decyzji – na przykład wycofania projektu nawet na zaawansowanym etapie. Mieliśmy sytuację, w której robot był już rekomendowany do zakupu, a mimo to zdecydowaliśmy się z niego zrezygnować. I to jest właśnie najbardziej istotne – nie chodzi o to, żeby blokować innowacje, tylko żeby wdrażać te, które mają uzasadnienie operacyjne i biznesowe.

Co najczęściej bywa dziś mylone z innowacją?

Maksym Kaplanskyy:
Zdarza się, że atrakcyjna prezentacja rozwiązania potrafi wprowadzić w błąd kupującego. To, że urządzenie dobrze działa w kontrolowanych warunkach, w jakich realizowany jest pokaz, nie oznacza, że będzie stabilne i wydajne w obiekcie o dużym natężeniu ruchu, zmiennej strukturze przestrzeni czy specyficznych wymaganiach procesowych.

Poza tym kupujący często może nie mieć świadomości niskiej dojrzałości prezentowanej technologii. Wiele rozwiązań dostępnych na rynku to w praktyce produkty rozwijane równolegle z ich sprzedażą. To oznacza większe ryzyko po stronie użytkownika – zarówno w zakresie stabilności działania, jak i dostępności wsparcia serwisowego.

Jak w takim razie definiujecie wartość w kontekście robotyzacji?

Maksym Kaplanskyy:
Wartość powinna być rozpatrywana wielowymiarowo. Po pierwsze jako efekt biznesowy – czyli wpływ na koszty, wydajność i organizację pracy. Najczęściej mówimy o ograniczeniu nakładów pracy, które w naszych usługach stanowią bardzo istotny komponent kosztowy.

Po drugie jako bezpieczeństwo wdrożenia. To obszar często niedoszacowany. Nawet najlepsze rozwiązanie technologiczne nie będzie funkcjonowało prawidłowo bez odpowiedniego zaplecza serwisowego, dostępności części czy kompetencji po stronie dostawcy.

Po trzecie, wartość to również wpływ na pozycję rynkową organizacji. Technologie wspierają budowanie wizerunku firmy jako nowoczesnej i innowacyjnej, ale tylko wtedy, gdy są wdrażane w sposób odpowiedzialny.

Jaką rolę odgrywa w tym procesie współpraca z dostawcami?

Edyta Siwak:
Przede wszystkim zależy nam na współpracy z dostawcami, którzy traktują nas w sposób partnerski, rozumieją specyfikę naszej działalności i są w stanie wziąć współodpowiedzialność za efekt wdrożenia. Oznacza to m.in. gotowość do przeprowadzania testów, transparentność w zakresie możliwości i ograniczeń rozwiązania, a przede wszystkim dysponowanie odpowiednim zapleczem serwisowym. Bardzo istotnym sygnałem dojrzałości partnera jest również zdolność do odradzenia wdrożenia w sytuacji, gdy rozwiązanie nie jest dopasowane do konkretnego przypadku. Dostawca, który nie potrafi powiedzieć „to rozwiązanie nie jest dla Was lub nie nadaje się do tego obiektu”, w rzeczywistości nie jest partnerem, tylko sprzedawcą – a to zasadnicza różnica z punktu widzenia powodzenia całego wdrożenia.

---

Ekspertka w zakresie zakupów strategicznych z wieloletnim doświadczeniem. Od 2022 roku związana z Grupą Impel, gdzie pełni rolę partnera strategicznego, odpowiadając za optymalizację kosztów, rozwój strategii zakupowych i wdrażanie innowacyjnych rozwiązań rynkowych. Wcześniej zdobywała doświadczenie m.in. w firmie Tarczyński S.A. jako specjalistka ds. zakupów. W pracy koncentruje się na analizie potrzeb biznesowych, prowadzeniu kluczowych przetargów oraz budowaniu trwałych relacji z dostawcami.

Związany z Grupą Impel od 2021 roku. Ma ponad 15-letnie doświadczenie w usługach utrzymania czystości na rynku polskim i ukraińskim. Jako dyrektor Biura Technologii odpowiada za projektowanie usług cleaningowych, optymalizację kontraktów oraz śledzenie i wdrażanie nowoczesnych rozwiązań branżowych.