Jak przygotować się do digitalizacji dokumentów?

Coraz więcej firm chce pracować na dokumentach cyfrowych. Nie wszystkie mają jednak świadomość, że – digitalizacja dokumentów to tylko z pozoru prosty proces, trzeba się do niego kompleksowo przygotować i odpowiednio go zaplanować. Jak to zrobić, by uniknąć błędów?

Digitalizacja to obecnie jeden z najbardziej widocznych trendów wśród firm działających w obszarach księgowości, kadr i płac, doradztwa podatkowego i zarządzania dokumentacją. Digitalizacja dokumentów to nic innego jak zamienianie ich wersji papierowej na cyfrową przy użyciu skanerów. O konieczności jego przeprowadzenia wielu przedsiębiorstwom przypomniał wzmożony okres pracy zdalnej, która bez dokumentów cyfrowych jest znacznie utrudniona, a wręcz niemożliwa.

Możliwość pracy poza biurem to tylko jedna z wielu korzyści wynikających z digitalizacji. Pozostałe to usprawnienie zarządzania dokumentami, niższe koszty przechowywania, szybsza praca, oszczędność czasu w obiegu dokumentacji, łatwiejsze wyszukiwanie, mniejsze ryzyko utraty lub uszkodzenia dokumentu. Nie można zapomnieć także o ekologii. Kolejną dużą zaletą jest możliwość pracy z wykorzystaniem automatyzacji i robotyzacji procesów.

Proces prosty tylko z pozoru

Obecnie na formę cyfrową zamieniać można wszelkiego rodzaju dokumenty: od prostych księgowych po złożone akta osobowe. Najczęściej skanuje się raporty kasowe, faktury, wyciągi bankowe, ale nadają się nawet paragony parkingowe. W spółce Impel Business Solutions 100% dokumentów księgowych jest w formie cyfrowej.

Wielu firmom wydaje się, że digitalizacja dokumentów to temat banalnie prosty. Przecież wystarczy tylko zeskanować papier przy pomocy łatwego w obsłudze urządzenia, które jest w niemal każdym biurze. – Ta złudna prostota może w łatwy sposób wywrzeć na nas wrażenie, że do digitalizacji nie trzeba się specjalnie przygotowywać. Wówczas bardzo często zaskakuje nas gorzka rzeczywistość. Nagle okazuje się, że pojawiają się błędy, a proces staje się czasochłonny. Zdarza się na przykład, że skanery nie rozpoznają kodów kreskowych lub pobierają po kilka kartek naraz i błędnie przetwarzają je do jednego pliku PDF zamiast do kilku – zwraca uwagę Paweł Ocibiński, kierownik ds. zarządzania dokumentacją w spółce Impel Business Solutions.

Digitalizacja dokumentów – przygotowanie od strony procesowej

Dobra informacja jest taka, że digitalizacja może być łatwa i szybka. Powszechnie wykorzystywane urządzenia biurowe mogą zeskanować 250 dokumentów w czasie poniżej 5 minut. Osiągnięcie takich wyników wymaga jednak kompleksowego przygotowania i odpowiedniego zaplanowania procesu, który powinien cechować się prostotą i standaryzacją. Zacznijmy od strony procesowej. Po pierwsze ustalmy, jakie dokumenty chcemy zamienić na cyfrowe.

W tym celu warto odpowiedzieć na kilka pytań:

• Jaki rodzaj dokumentów zamierzamy zeskanować?
• Czy wszystkie dokumenty mają ten sam format? W jakim stanie technicznym są nasze papierowe dokumenty?
• Czy dokumenty wymagają dodatkowych prac manualnych, takich jak rozszywanie czy stemplowanie lub oznaczanie kodami kreskowymi?

– Jeżeli mamy do czynienia z jednokartkowymi fakturami w formacie A4, to sprawa rzeczywiście wydaje się dość prosta – zauważa Piotr Ocibiński. – Schody zaczynają się, gdy mamy do czynienia z dokumentami o większym stopniu skomplikowania, np. wieloletnimi aktami osobowymi. W takich przypadkach często spotkamy się z dokumentami o gorszej strukturze papieru, podatnymi na uszkodzenia mechaniczne i o nieregularnych formatach – sygnalizuje.

Warto wówczas pomyśleć o wszystkich wyjątkach i zaplanować dla nich optymalne rozwiązanie, np. segregować dokumenty pod względem formatu i podział ten uwzględnić podczas programowania urządzenia skanującego.

Następnie zastanówmy się, w jaki sposób chcemy separować nasze dokumenty. Najpopularniejszym i jednocześnie najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest zastosowanie kodów kreskowych, które spełniają dwie funkcje. Po pierwsze są informacją dla skanera, gdzie zaczyna się kolejny dokument. Po drugie stają się unikatowym atrybutem dokumentu, dzięki któremu można przeprowadzić sprawną archiwizację po jego zeskanowaniu.

Digitalizacja dokumentów – przygotowanie od strony technicznej

Równie istotna co strona procesowa jest techniczna strona procesu. Tutaj również nie obędzie się bez odpowiedzi na kilka pytań:

• Jak duży jest wolumen dokumentów?
• Jakim budżetem dysponujemy?
• Co planujemy zrobić z dokumentami cyfrowymi w dalszych etapach? Będziemy pracować z ich użyciem, czy planujemy tylko cyfrowe archiwum?
• Czego wymagamy od oprogramowania? Czy zależy nam tylko na szybkim zapisie plików? Czy może potrzebujemy dodatkowych funkcjonalności np. technologii OCR lub możliwości dodawania cyfrowego stempla?

Na podstawie odpowiedzi dobieramy sprzęt. Nie zawsze konieczny jest drogi i duży skaner przemysłowy. Tanie urządzenie wielofunkcyjne także zwykle sobie nie poradzi. Najczęściej wybór pada więc na półprzemysłowe skanery biurkowe, świetnie przystosowane do przetwarzania dużej ilości dokumentów.

Istotny jest również wybór oprogramowania i jego poprawna konfiguracja. Zwróćmy też uwagę na dobranie odpowiedniej rozdzielczości skanowania do technicznego stanu dokumentów papierowych. Ważne, by na co dzień pamiętać o właściwym eksploatowaniu, konserwacji i czyszczeniu urządzenia.

Warto digitalizować – liczby nie kłamią – zamiana papierowych faktur zakupowych na wersje cyfrowe.

Nie bez znaczenia są również losy zeskanowanych dokumentów papierowych. Są takie, które w świetle prawa trzeba archiwizować nawet przez kilkadziesiąt lat, ale często zdarza się, że w firmach zupełnie niepotrzebnie zalegają stosy dokumentacji.

Dobre planowanie i przygotowanie pozwala przetworzyć nawet kilkanaście tysięcy dokumentów miesięcznie.