Jak rozliczać podatki w firmie? 5 praktycznych rozwiązań

Prawidłowa interpretacja przepisów podatkowych z uwagi na ich zawiłość, mnogość i częste zmiany często bywa sporym problem dla przedsiębiorców. Według rankingu systemów podatkowych polskie prawo podatkowe jest jednym z najbardziej skomplikowanych na świecie.

W rankingu konkurencyjności systemu podatkowego na 36 badanych krajów Polska zajęła 34 miejsce. Najgorzej wypadają  podatki od konsumpcji, czyli np. podatek VAT, podatek od nieruchomości oraz od zysków zagranicznych. Podobnie oceniają polskiej przepisy sami przedsiębiorcy. Dlatego warto pamiętać, że istnieje szereg instrumentów wsparcia dla firm w prawidłowym stosowaniu przepisów podatkowych. Podatnicy, przy stosunkowo niewielkich kosztach, mogą uzyskać potwierdzenie prawidłowości swoich rozliczeń podatkowych, minimalizując dzięki temu ewentualne ryzyka w prowadzonej działalności gospodarczej.

Jak prawidłowo rozliczyć podatki w firmie?

Chcąc odpowiedzieć na postawione wyżej pytanie jednym zdaniem, należałoby napisać: korzystając z wykładni przepisów prezentowanej przez same organy podatkowe. A o co dokładnie chodzi? O możliwość zadania pytań i uzyskania wyjaśnień u samego źródła. Poniżej opisane zostały wybrane instrumenty prawne zapewniające bezpieczeństwo podatkowe firmy. Oto one:

• indywidualne interpretacje prawa podatkowego,
• ogólne interpretacje prawa podatkowego i objaśnienia podatkowe,
• wiążące informacje stawkowe,
• wiążące informacje akcyzowe,
• uprzednie porozumienie cenowe.

Korzystając z tych możliwości firmy mogą uniknąć przykrych, a i często kosztowych konsekwencji niezrozumienia przepisów podatkowych. Czym tak naprawdę są te rozwiązania prawne i jak mogą zabezpieczyć przedsiębiorstwa?

Interpretacja indywidualna

Jej pełna nazwa to indywidualna interpretacja prawa podatkowego. Jest instrumentem umożliwiającym podatnikowi uzyskanie od organów podatkowych wykładni przepisów prawa podatkowego. Dzięki temu, podatnik jest w stanie zabezpieczyć się przed konsekwencją funkcjonowania niejasnych i nieprecyzyjnych regulacji prawnych. Rozważmy to na przykładzie ulgi badawczo-rozwojowej (B+R). Wiele firm nie do końca wie, jak z niej skorzystać. Tu przychodzi z pomocą omawiane rozwiązanie – wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Taką interpretację wydaje Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej na wniosek zainteresowanego (lub grupy podmiotów zainteresowanych) w jego indywidualnej sprawie. Ważne jest, aby opisać we wniosku konkretne stany faktyczne lub zdarzenia, które będą miały miejsce w przyszłości. Wniosek nie powinien wykraczać poza ten zakres.

W terminie do trzech miesięcy od złożenia dokumentu wnioskujący powinien otrzymać rozstrzygnięcie swojej sprawy podatkowej, a więc ocenę prezentowanego stanowiska wraz z uzasadnieniem organu. Obecnie, z uwagi na trwającą epidemię, termin ten został wydłużony o kolejne trzy miesiące.

Korzyści interpretacji indywidualnej

Dzięki otrzymanej interpretacji zasadniczo unikniemy negatywnych konsekwencji w odniesieniu do rozliczeń podatkowych. Organy podatkowe nie mogą bowiem kwestionować naszych rozliczeń, które zostały przez nie potwierdzone. Jednak nie wolno zapominać o tym, że każda interpretacja jest wydawana w konkretnej sprawie i dotyczy jej stanu faktycznego. To oznacza, że jeśli zmianie ulegnie jeden z kluczowych elementów opisanych we wniosku, interpretacja nie będzie już ważna.

Ogólne interpretacje i objaśnienia podatkowe

Wydawane przez Ministra Finansów w celu zapewnienia jednolitego stosowania prawa podatkowego przez organy administracji skarbowej. To jednak nie oznacza, że nie mają znaczenia dla podatników. Przedsiębiorcy mogą z nich również korzystać i powoływać się na nie w przypadku ewentualnych sporów z organami podatkowymi, bo publikowane objaśnienia i interpretacje ogólne zawierają wskazówki dotyczące właściwego stosowania norm prawnych. Interpretacje ogólne wydawane są z urzędu lub na wniosek, natomiast objaśnienia podatkowe – wyłącznie z urzędu. Opublikowana interpretacja opisuje zagadnienie, którego dotyczy wniosek oraz wyjaśnia zakres i sposób stosowania odpowiednich przepisów właśnie w danym przypadku. Jeśli chodzi o objaśnienia podatkowe, chociaż podatnik nie może ubiegać się o ich wydanie, to jednak warto się z nimi zapoznać, ponieważ zawierają praktyczne przykłady zastosowania przepisów podatkowych.

Wniosek o wydanie interpretacji ogólnej jest zasadniczo jedynie sposobem poinformowania Ministra Finansów o faktycznym problemie. To oznacza, że Minister Finansów nie ma obowiązku (tak jak to jest w przypadku interpretacji indywidualnych) wydać interpretacji ogólnej do każdego złożonego wniosku. 

Wiążące informacje stawkowe

Wiążące informacje stawkowe (WIS) zostały wprowadzone do ustawy o VAT w 2019 r. Jest to skuteczne narzędzie zwiększające bezpieczeństwo podatkowe firmy w kwestii rozliczeń z fiskusem. WIS mają chronić podatników, szczególnie małe i średnie przedsiębiorstwa, przez wskazanie im sposobu zaklasyfikowania towaru i usługi według stosownej hierarchii używanej na potrzeby VAT oraz określenia właściwej stawki podatku dla nich.

WIS (formalnie wydawane jako decyzje podatkowe), inaczej niż interpretacje indywidualne, zapewniają pełną i wiążącą ochronę prawną podmiotom, dla których zostały wydane. Organy podatkowe nie mogą kwestionować stawki podatku VAT ustalonej w WIS. Chyba, że podatnik stosuje się do niej jeszcze po upływie okresu rozliczeniowego w podatku VAT stosowanego przez WIS i następującego po okresie rozliczeniowym, w którym doręczono decyzję o zmianie lub uchyleniu WIS.

Warto wspomnieć, że to rozwiązanie, oprócz adresata WIS, chroni także innych podatników w zakresie tożsamym z opublikowanym w WIS.

Wiążące informacje akcyzowe

Wiążące informacje akcyzowe (WIA) na wniosek podatnika wydaje w drodze decyzji Dyrektor Izby Administracji Skarbowej we Wrocławiu. Decyzje te – jak  sama nazwa wskazuje – dotyczą wyrobów i towarów objętych akcyzą, oznaczania ich znakami akcyzy oraz organizacji obrotu nimi.

Zainteresowany otrzymaniem WIA musi pamiętać o tym, aby wniosek dotyczył tylko jednego towaru lub usługi albo usług, które w ocenie wnioskodawcy składają się na jedną opodatkowaną czynność tzw. czynność kompleksową. 

WIA minimalizuje ewentualne ryzyko kwestionowania przez organy podatkowe m.in. prawidłowości klasyfikacji, sposobu organizacji produkcji i obrotu wyrobami, oznakowania banderolami i rozliczenia akcyzy. Istotnym jest, że WIA dotyczy tylko podmiotu na rzecz, którego została wydana.

Uprzednie porozumienie cenowe

To tak zwane APA, z ang. advance pricing arrangements, czyli formalne porozumienia w sprawach ustalenia cen transakcyjnych między podatnikiem a organem podatkowym. Zabezpieczają one firmy przed nieprawidłowym ustalaniem cen transakcyjnych oraz zakwestionowaniem sposobu ich ustalania przez organy podatkowe.

Jest to rodzaj umowy w formie decyzji administracyjnej zawieranej między podatnikiem i organem podatkowym – w  tym przypadku Szefem Krajowej Administracji Skarbowej, w której organ akceptuje wybór i metodę ustalania ceny transferowej stosowanej przez podatnika i podmioty z nim powiązane.

Warto zauważyć, że APA to porozumienie długofalowe. Może ono obowiązywać do pięciu lat. Po upływie tego okresu porozumienie można odnowić w uproszczonej procedurze, o ile jego przedmiot nie uległ zasadniczej zmianie.

Ile to wszystko kosztuje?  

Wszystkie wnioski podlegają opłatom. I tak na przykład za wniosek o wydanie interpretacji indywidualnych i ogólnych należy zapłacić 40 zł za jeden stan faktyczny. To oznacza w praktyce, że wskazana opłata naliczana jest od każdego zadanego pytania. Opłata za wydanie WIS również wynosi 40 zł, chyba że przedmiotem są towary lub usługi, które razem tworzą jedną czynność podlegającą opodatkowaniu. Wówczas opłata wynosi tyle, ile iloczyn sumy opłat towarów i usług tworzących czynność kompleksową oraz ich łącznej liczby. Dodatkowo opłata może wzrosnąć o koszt przeprowadzenia ewentualnych niezbędnych badań lub analizy. 

Opłata za WIA jest uzależniona od zakresu badań i analiz, których przeprowadzenie jest niezbędne do wydania decyzji WIA. Natomiast wydanie APA będzie kosztować firmę równowartość 1% wartości transakcji kontrolowanej będącej przedmiotem postępowania. Warto tu zapoznać się z dalszymi obwarowaniami, bo opłaty mają swoje limity i zależą od ilości podmiotów występujących w porozumieniu. 

Bezpieczna firma to firma minimalizująca potencjalne ryzyka

Częste zmiany przepisów, niejasne regulacje podatkowe z pewnością nie ułatwiają przedsiębiorcom prowadzenia działalności gospodarczej. Dlatego warto zadbać o bezpieczeństwo firmy także w kwestii przestrzegania przepisów podatkowych. Opisane wyżej rozwiązania prawno-administracyjne  ułatwiają właściwe stosowanie norm podatkowym i rozliczenia podatków. Wybór odpowiedniego instrumentu zabezpiecza firmę przed negatywnymi konsekwencjami związanymi z nieprawidłowym stosowaniem przepisów. Oczywiście w praktyce nierzadko te rozwiązania okazują się czasochłonne, a czasami i problematyczne. Jednak już sama świadomość, że istnieją w wielu przypadkach może okazać się pomocna i może uchronić przed ewentualnym ryzykiem wykładni przepisów podatkowych na własną rękę. Wybór odpowiedniej instytucji, a także sprawne przejście przez proces decyzyjny, w praktyce mogą się okazać czasochłonne i problematyczne. Jednak podatki to bardzo newralgiczna rzecz i ich prawidłowe rozliczanie to de facto być i nie być dla każdej firmy.

---

[1] Raport publikowany jest co roku przez organizację odpowiedzialną za zbieranie danych i przeprowadzanie badań naukowych Tax Foundation, Więcej informacji: https://taxfoundation.org/publications/international-tax-competitiveness-index/