Jak struktura działu zakupów ułatwia zarządzanie zakupami w organizacji? 

Rola działu zakupów w dużej organizacji powinna koncentrować się na wspieraniu biznesu i aktywnym poszukiwaniu innowacji odpowiadających na potrzeby rynku. O tym, jak działa w Grupie Impel nowoczesna struktura działu zakupów – oparta na podziale kompetencji i zaufaniu, rozmawiamy z Marcinem Pamułą, menadżerem ds. zakupów strategicznych. 

Zacznijmy od podstaw – jak zorganizowany jest dział zakupów w Grupie Impel? 

Dział jest podzielony na trzy główne obszary: zakupy strategiczne, taktyczne i operacyjne. W zakupach strategicznych działają tzw. partnerzy. Każdy z nich przypisany jest do określonych grup produktowych i odpowiada za współpracę z konkretnymi segmentami biznesu. Naszym zadaniem nie jest tylko zrealizowanie zakupów – budujemy całą strategię zakupową, jesteśmy w stałym kontakcie z biznesem, proponujemy nowe modele współpracy z dostawcami, poszukujemy nowych rozwiązań na całym świecie i wspieramy wdrażanie innowacji. Dział taktyczny realizuje konkretne postępowania i przetargi, a operacyjny zajmuje się szybkimi, drobniejszymi wolumenowo zakupami. 

Menadżerów odpowiedzialnych za zakupy strategiczne określacie partnerami. Co to oznacza? 

To nie jest nazwa na wyrost. Jesteśmy pierwszą linią kontaktu dla biznesu – to do nas przychodzą liderzy operacyjni, gdy pojawia się potrzeba zakupowa, np. w kontekście uruchamiania nowej współpracy z klientem. Pomagamy im zdefiniować wymagania, przygotować zapytanie, a jeśli temat ma charakter strategiczny – prowadzimy go sami. Jeśli nie, przekazujemy go do zespołu taktycznego, ale nadal monitorujemy jego przebieg. Jesteśmy też zaangażowani w etap rekomendacji dostawcy. To wspólna odpowiedzialność – działu zakupów i biznesu. 

Czym różnią się zakupy strategiczne od taktycznych? 

Zakupy strategiczne są bardziej planowe i rozwojowe. Co roku ustalamy z biznesem plany zakupowe, szukamy rozwiązań, które mogą poprawić efektywność. Nie czekamy, aż biznes przyjdzie z gotowym tematem, ale sami je generujemy. Jeździmy na targi, spotykamy się z dostawcami, badamy rynek. To właśnie my przedstawiamy pomysły biznesowi – jeśli jest zgoda na wdrożenie czegoś nowego, temat przechodzi do realizacji przez zakupy taktyczne. To duża różnica – w wielu firmach dział zakupów skupia się głównie na realizacji przetargów, bez aktywnego udziału w innowacjach.  

Jak wygląda relacja z dostawcami i klientem wewnętrznym? 

Relacje są niezwykle istotne – zarówno z naszym wewnętrznym biznesem, jak i z partnerami zewnętrznymi. Z jednej strony dbamy o to, by biznes wiedział, że może na nas liczyć, a nie samodzielnie organizować zakupów. Z drugiej – utrzymujemy stałe relacje z kluczowymi dostawcami, co daje realne korzyści. Podczas pandemii na przykład, mimo zawirowań na rynku, nie mieliśmy problemów z dostępnością kluczowych materiałów higienicznych – a mówimy tu o zakupach o olbrzymim wolumenie – na kilkadziesiąt milionów rocznie. To efekt bliskiej, długoletniej współpracy z naszymi partnerami zewnętrznymi i zaufania. 

Jak wygląda typowa współpraca z biznesem, dla którego realizujecie zadania? 

Działamy na zasadzie partnerstwa. Spotykamy się regularnie z przedstawicielami poszczególnych obszarów – omawiamy plany, potrzeby, wyzwania. Czasem dostajemy temat ogólny, który wymaga doprecyzowania i to też nasza rola: dopytać, doprecyzować, stworzyć dobre zapytanie ofertowe. Kupcy przecież nie znają się na wszystkim – dlatego potrzebujemy wsadu merytorycznego od biznesu. A im lepsza współpraca i zaufanie, tym łatwiej to działa. 

Jakie są największe korzyści z obecnego modelu? 

Po pierwsze – skuteczność. Dzięki temu, że jesteśmy blisko zarówno biznesu, jak i dostawców, możemy szybciej reagować, znajdować niestandardowe rozwiązania i budować wartość. Po drugie – przejrzystość. Biznes wie, do kogo się zgłosić, kto odpowiada za dany obszar, procesy są jasne. I po trzecie – innowacyjność. Jesteśmy zespołem, który nie tylko obsługuje przetargi, ale aktywnie kreuje kierunki zakupowe. To nas zdecydowanie wyróżnia na rynku. 

---

Ekspert w obszarze zakupów, z Grupą Impel związany od 2017 roku. Jako menadżer ds. zakupów strategicznych odpowiada za rozwój strategii zakupowych, optymalizację kosztów oraz wdrażanie nowoczesnych rozwiązań zakupowych w skali całej organizacji. Posiada doświadczenie w prowadzeniu kluczowych przetargów, negocjacji oraz wdrażaniu innowacji.

---

Wywiad otwiera cykl „Partnerstwo w dziale zakupów”. Nasi eksperci z biura optymalizacji kosztów będą dzielić się wiedzą m.in. na temat roli relacji z biznesem i dostawcami, budowaniu zespołów międzypokoleniowych oraz roli działów zakupów w tworzeniu przewag konkurencyjnych.

Cykl zapowiada nasz udział w realizowanym przez Marketplanet wydarzeniu Positive Procurement Summit – szczegóły już wkrótce!