Jak usprawnić pracę kadr i płac?

Szybko zmieniające się przepisy i regulacje dotyczące przedsiębiorców oraz brak wykwalifikowanych specjalistów to główne wyzwania, z którymi mierzą się dziś działy kadrowo-płacowe polskich firm. W konsekwencji back-office, zamiast wspierać – niekiedy mimowolnie – przeszkadza w sprawnym prowadzeniu biznesu. Z tego powodu przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na outsourcing. Mogą zyskać nie tylko optymalizację kosztów i redukcję ryzyka związanego z realizacją funkcji kadrowo-płacowych. Również digitalizację i optymalizację procesów w przedsiębiorstwie.  

Pewna jest tylko zmiana  

Przeorganizowanie modelu pracy w wyniku pandemii Covid-19, uruchomienie tarcz antykryzysowych, zmiany w zasiłkach chorobowych i rewolucja podatkowa związana z Polskim Ładem to tylko niektóre zagadnienia spędzające sen z powiek pracownikom działów kadr i płac w ostatnich dwóch latach. Aby nadążyć za tempem zmian, firmy potrzebują doświadczonych specjalistów oraz środków na ich nieustanne szkolenia. Pozyskanie odpowiedniej kadry staję się coraz trudniejsze. W tym obszarze nawet kilkudniowa absencja pracownika może skutkować problemami z naliczeniem wynagrodzeń i terminowym dopełnieniem wielu obowiązków przedsiębiorstwa. To z kolei może odcisnąć się negatywnym piętnem na pracodawcy i jego wizerunku (nasilenie kontroli, kary administracyjne, spadek zaufania pracowników).   

Mniejsza odpowiedzialność, większe bezpieczeństwo  

Chcąc zawczasu ograniczyć ryzyka, firmy – niezależnie od skali zatrudnienia – coraz częściej rozważają outsourcing kadr i płac. Współpraca z profesjonalnym dostawcą takiej usługi daje pewność ciągłości wszystkich procesów kadrowo-płacowych. A dodatkowo dostęp do know-how, nowoczesnych technologii i aktualnych przepisów bez konieczności szkoleń, czyli większe bezpieczeństwo oraz optymalizację kosztów.  

– Nasza współpraca z firmami opiera się na wdrożeniu wielozadaniowego systemu kadrowo-płacowego, rozumianego nie tylko jako rozwiązanie IT. Jest to całościowy sposób realizacji usługi i zaspokajania potrzeb klienta – mówi Katarzyna Adamczyk, dyrektor CUP procesów kadrowo-płacowych w Impel Business Solutions.

Dzięki temu po stronie klienta wystarczy wyznaczyć osobę, która będzie odpowiedzialna m.in. za przekazywanie nam dokumentacji i danych. Resztą zajmiemy się my. Ponadto kompleksowo zajmujemy się obsługą w imieniu klienta procesów kontroli związanych z obszarem kadr i płac (PIP, ZUS, US). Przeniesienie odpowiedzialności za tak wrażliwy obszar jest ogromnym odciążeniem. Dodatkowo poczucie, że zajmują się tym specjaliści, którzy są na bieżąco ze wszystkimi przepisami, mają do dyspozycji odpowiednie rozwiązania technologiczne, daje poczucie bezpieczeństwa i pozwala skoncentrować się na kluczowych aspektach biznesu – podkreśla Katarzyna Adamczyk.  

Zamiast papierowej ewidencji czasu pracy – elektroniczna

Zatrudniając doświadczonego outsourcera, możemy przekazać mu wszystkie zadania z obszaru kadr i płac oraz mieć dostęp do dodatkowych narzędzi.

– Nasi klienci mogą skorzystać np. z dodatkowego modułu, w ramach systemu kadrowo-płacowego, przeznaczonego do planowania i rozliczania czasu pracy. Sprawdza się on zwłaszcza w firmach produkcyjnych, w których stosowane są różne systemy i rozkłady czasu pracy oraz występuje praca w godzinach nadliczbowych. Na etapie wdrażania usługi, parametryzujemy moduł do specyfiki firmy i jej potrzeb. Takie narzędzie posiada kilka bardzo przydatnych funkcjonalności. Najważniejsze z nich to: opcja rozpisania godzin indywidualnie dla każdego pracownika oraz opcja zastosowania algorytmów, które automatycznie przypisują grafik do całej grupy osób. Najważniejszymi funkcjami w planowaniu i rozliczania czasu pracy są z kolei: wykrywanie błędów w planie i zdarzeń niepożądanych (np. takich jak niezachowanie odpoczynku dobowego i tygodniowego) spóźnienia. W znacznym stopniu odciąża to kadrę kierowniczą. Każde zdarzenia, nieprawidłowości, odchylenia są dostępne w raportach pobieranych na bieżąco z systemu – dodaje Katarzyna Adamczyk.  

Umożliwia to codzienną weryfikację w czasie rzeczywistym, bez konieczności szukania informacji w dokumentach papierowych. Eliminacja papieru stanowi kolejną wielką korzyść płynącą z zastosowania systemów elektronicznych.

Krok w stronę transformacji cyfrowej  

Rozpoczęcie współpracy z dostawcą usługi kadrowo-płacowej zazwyczaj rozpoczyna się od analizy przedwdrożeniowej.

– To dobry moment, aby przyjrzeć się, jak obecnie funkcjonują procesy w obszarze kadrowo-płacowym. Często już na tym etapie wyłapujemy i eliminujemy nieprawidłowości, ale przede wszystkim szukamy elementów, które można usprawnić, głównie dzięki automatyzacji. Dostosowując nasz system do indywidualnych potrzeb klienta, wiele czynności wykonywanych przez pracownika usprawniamy. Zyskujemy tym samym czas i zmniejszamy przestrzeń na popełnienie błędu ludzkiego. Digitalizacja obiegu dokumentów kadrowo-płacowych to duży krok naprzód w procesie transformacji cyfrowej, która jest dziś nieunikniona dla każdej firmy – zauważa Katarzyna Adamczyk z IBS.