Jak zapewnić bezpieczeństwo podczas imprezy masowej?

Po ponad dwóch latach pandemii, miesiącach ograniczeń i restrykcji wróciły imprezy, koncerty, międzynarodowe konferencje czy duże wydarzenia realizowane w standardowym formacie. Wśród wielu zadań, jakie realizują organizatorzy imprez, jest również zadbanie o bezpieczeństwo w trakcie całego wydarzenia. Co składa się na zabezpieczenie dużej imprezy i dlaczego warto powierzyć je profesjonalnej agencji ochrony? 

Organizowanie imprezy o charakterze masowym lub dużego wydarzenia sportowego wymaga obsługi szeregu procesów i koordynacji wielu działań związanych z logistyką wydarzenia czy pozyskaniem sponsorów.  Z tego powodu ochrona wydarzenia zlecana jest na zewnątrz profesjonalnym firmom, które zajmują się m.in. stworzeniem planu zabezpieczenia czy pozyskaniem zgód od wszystkich służb, w tym policji, straży pożarnej, pogotowia ratunkowego czy wojewody.  

Czym jest impreza masowa? 

Na początek warto zdefiniować, czy każda duża impreza ma charakter masowy. Zgodnie z przepisami polskiego prawa, impreza masowa to wydarzenie skierowane do szerokiej publiczności, które może mieć charakter artystyczny, rozrywkowy lub sportowy. To, czy dane wydarzenie zostaje zakwalifikowane jako impreza masowa, zależy od przewidywanej liczby uczestników oraz rodzaju przestrzeni, w której impreza będzie się odbywać. Ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych bardzo precyzyjnie określa warunki, których spełnienie sprawia, że organizowane wydarzenie ma charakter imprezy masowej. Dla organizatora wiąże się to z konkretnymi obowiązkami.  

Zgodnie z ustawą z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych, organizator jest zobowiązany złożyć w urzędzie miasta lub gminy, w której odbywa się wydarzenie wniosek o zezwolenie na zorganizowanie imprezy masowej. Dodatkowo niezbędne jest uzyskanie opinii o wymaganym zabezpieczeniu imprezy, zastrzeżeniach do stanu technicznego obiektu lub terenu oraz możliwych zagrożeniach ze strony komendanta policji, komendanta straży pożarnej, pogotowia ratunkowego i inspektora sanitarnego. 

W przypadku Pucharu Świata w skokach narciarskich mamy do czynienia z dużą imprezą sportową o randze międzynarodowej, a jednocześnie z imprezą o charakterze masowym, gdzie wstęp na teren wydarzenia jest biletowany. Współpracując przy tego rodzaju wydarzeniach, rozpoczynamy nasze działania na wiele miesięcy przed startem imprezy. Kierownik ds. bezpieczeństwa przygotowuje plan zabezpieczenia imprezy i gromadzi wszelkie niezbędne dokumenty. Na podstawie pełnomocnictwa spotykamy się z odpowiednimi służbami i organami. Warto podkreślić, że rola firmy, której powierzane jest zabezpieczenie tego typu imprezy jest istotna. Kompletną dokumentację jesteśmy zobowiązani złożyć minimum 30 dni przed planowanym terminem wydarzenia. , Ostateczna zgoda odpowiednich organów na realizację imprezy powinna zostać wydana na 14 dni przed wydarzeniem. Bez dopilnowania wszystkich formalności w odpowiednim terminie, może wystąpić zagrożenie, że impreza nie odbyłaby się – mówi Krzysztof Guzek z Grupy Impel, dyrektor handlowy segmentu Działalność usługowa.  

Kontrola wejść na imprezie masowej 

Wydarzenia sportowe najwyższej rangi są najczęściej wydarzeniami o ograniczonej dostępności dla szerszej publiczności. Można dostać się na nie wyłącznie z ważnym biletem lub zaproszeniem. Wstęp na teren wydarzenia kontrolują służby ochrony wejścia, które oprócz sprawdzania biletów weryfikują, czy uczestnicy nie wnoszą na teren imprezy broni, materiałów wybuchowych czy pirotechnicznych, alkoholu lub środków odurzających.  Szczegółowe informacje na temat tego, czego uczestnicy nie mogą wnieść na teren imprezy, zawarte są w regulaminie wydarzenia.  

– Jednym z najczęściej wnoszonych przedmiotów są butelki z alkoholem. Dodatkowo podczas wydarzeń sportowych dochodzi problem z pirotechniką, której wykorzystanie stanowi potencjalne zagrożenie dla zdrowia i życia uczestników takich imprez. Bramy wejściowe to newralgiczne miejsce każdej imprezy masowej. Ważne jest, aby pracownicy ochrony, którzy obsługują te strefy, mieli doświadczenie w tego rodzaju pracy – podkreśla Artur Patyk, odpowiedzialny się za bezpieczeństwo konkursu w Zakopanem.  

Oprócz wejść dla publiczności należy wyróżnić wejścia dla różnego rodzaju VIP-ów oraz wejścia i wjazdy dla służb technicznych obsługujących wydarzenie.  

Warto zadbać o jasny i precyzyjny system identyfikacji, który pozwala nawet z  odległości zweryfikować, czy dana osoba lub pojazd może wjechać i przebywać w danej strefie. To jeden z kluczowych elementów profesjonalnego przygotowania do wydarzenia. 

Wykonanie rzetelnego planu zabezpieczenia, uwzględniającego wszelkie okoliczności, procentuje w czasie samego wydarzenia. Pozwala szybko i skutecznie reagować na potencjalne zagrożenia.  

Dobrze przygotowany plan zabezpieczenia jasno i precyzyjnie określa strefy oraz grupy osób, które mają do nich dostęp. Inne dostępy mają osoby z obsługi technicznej, inne mają media, a jeszcze inne – zawodnicy lub artyści. Przy dużych imprezach pracuje wiele osób odpowiedzialnych za wykonanie różnych czynności. Każda grupa musi mieć dostęp do określonych stref – podkreśla Artur Patyk.  

Trybuny i ochrona głównej areny wydarzenia 

Uczestnik wydarzenia ma często określone na wejściówce miejsce, które powinien zająć podczas imprezy. Tutaj ważną rolę odgrywają pracownicy służby informacyjnej, którzy koordynują ruch uczestników w poszczególnych sektorach. Posiadają też wiedzę na temat wszystkich niezbędnych elementów infrastruktury, takich jak toalety, punkt medyczny czy stoiska gastronomiczne. Jest to szczególnie ważne w sytuacjach, które mogą wystąpić podczas wydarzenia, takich jak omdlenia, zasłabnięcia lub wypadki komunikacyjne. Dysponowanie odpowiednią liczbą pracowników służby informacyjnej i właściwe nimi zarządzanie pozwala kierownikowi bezpieczeństwa wydarzenia podejmować decyzje i wdrażać działania, które w niektórych sytuacjach mogą uratować komuś życie.  

Drugim ważnym aspektem jest uniemożliwienie uczestnikom przemieszczania się poza wyznaczonymi strefami czy sektorami, do których mają dostęp. Wydarzenia sportowe i wydarzenia kulturalne mają swoją dynamikę, a przy licznej widowni konieczne jest natychmiastowe zarejestrowanie trudnej sytuacji i wdrożenie odpowiedniego działania. Dlatego w przypadku imprez o większej skali, należy zadbać o odpowiednie zasoby przeszkolonych pracowników i odpowiednio wykorzystać ich potencjał. Doświadczony kierownik bezpieczeństwa potrafi ocenić i dostosowywać liczbę pracowników ochrony na danych odcinkach, aby wydarzenie przebiegało w sposób niezakłócony.  

– Jako podmiot odpowiedzialny za bezpieczeństwo uczestników  w czasie wydarzenia, musimy przede wszystkim przewidywać i dostosowywać nasze działania do potencjalnych zagrożeń. – mówi Artur Patyk, odpowiedzialny od 12 lat za bezpieczeństwo podczas Pucharu Świata w skokach narciarskich w Zakopanem.  

Bezpieczne emocje – profesjonalna ochrona imprez 

Organizatorzy dużych wydarzeń doskonale wiedzą, że każda impreza ma swoją specyfikę. Powodzenie imprezy masowej, w tym bezpieczeństwo jej uczestników, zależy w dużej mierze od wielomiesięcznych przygotowań, a także współpracy z doświadczonymi, odpowiedzialnymi partnerami.  Ścisła współpraca firmy odpowiedzialnej za ochronę z organizatorem, doświadczenie managerów bezpieczeństwa, a także pracowników ochrony to podstawa sukcesu organizacyjnego całego wydarzenia.  

– Zapewnialiśmy bezpieczeństwo w czasie dużych, znaczących konferencji, np. Forum Ekonomicznego czy Światowego Forum Miejskiego WUF11, organizowanego w 2022 r. w Katowicach przez ONZ-Habitat. Współpracujemy z ważnym ośrodkiem imprezowym w Polsce, jakim jest katowicki Spodek. Od wielu lat dbamy także bezpieczeństwo topowych imprez sportowych o statusie międzynarodowym. Od kilkunastu lat jesteśmy oficjalną ochroną na jednym z najważniejszych wydarzeń kolarskich na świecie, czyli Tour de Pologne, a także w czasie Pucharu Świata w skokach w Zakopanem. Wśród imprez zabezpieczanych przez ochronę Grupę Impel znajdują się także duże imprezy muzyczne, jak choćby Fryderyk Festiwal 2022 – podkreśla Krzysztof Guzek z Grupy Impel.