Jak zapewnić bezpieczeństwo podczas wydarzeń na najwyższym szczeblu?
01.02.22
Udostępnij
Bezpieczeństwo w trakcie międzynarodowych wydarzeń wymaga sprawnej współpracy służb, które ją zabezpieczają. Tylko odpowiednia koordynacja, szybki przepływ informacji oraz skuteczna reakcja na zagrożenie są gwarancją bezpieczeństwa wszystkich gości.
O czym powinien pamiętać organizator wybierając firmę ochraniającą wydarzenie? Jakie zadania ma do zrealizowania? Opowie o tym Janusz Pniak, dyrektor ds. imprez masowych, który od 14 lat związany jest z Grupą Impel.
Sprawna komunikacja pomiędzy służbami
W zabezpieczeniu dużego wydarzenia często uczestniczy wiele służb, które mają swoje ściśle określone zadania. Są to m.in. Służba Ochrony Państwa, Policja, Straż Graniczna, Państwowa Straż Pożarna, Straż Miejska czy medycy. Służby wchodzące na obiekt często nie znają go tak dobrze jak firma, która go ochrania. Dlatego jednym z jej głównych zadań jest pełnienie roli przewodnika po obiekcie oraz skoordynowanie komunikacji pomiędzy wszystkimi służbami. Dzięki temu, służby są w stanie szybko zareagować na niespodziewane sytuacje.
Szybka komunikacja pomiędzy służbami jest kluczowa w sprawnym zarządzaniu bezpieczeństwem imprezy. Opiera się na zaufaniu i świadomości roli, którą pełni się w całym procesie – mówi Janusz Pniak.
Każde wydarzenie, to nowe doświadczenia, które wymiernie wpływają na poziom świadczonych usług. Do tej pory Grupa Impel współpracowała z różnymi służbami w wielu międzynarodowych wydarzeniach, takich jak:
- 10 edycji Europejskiego Kongresu Gospodarczego w Katowicach
- Euro 2012 we Wrocławiu i w Warszawie
- Szczyt Klimatyczny COP 19 w Warszawie (2013) i COP 24 w Katowicach (2018)
- szczyt NATO w Warszawie (2016)
- The World Games (2017)
- Szczyt Cyfrowy ONZ w Katowicach (2021)
- Forum Ekonomiczne Krynicy-Zdrój i w Karpaczu (2021)
W każdym z wymienionych wydarzeń uczestniczą VIP-y i tożsame służby je zabezpieczają. Dzięki temu nauczyliśmy się jak pracują służby i czego oczekują one od firmy ochraniającej obiekt. Jesteśmy w stanie sprostać ich wymaganiom, jeszcze zanim się one pojawią – komentuje Janusz Pniak.

Bezpieczeństwo w zgodzie z protokołami
Podmiot świadczący usługę ochrony, podczas zabezpieczania wydarzenia musi doskonale orientować się w przepisach prawa i protokołach bezpieczeństwa, jakie obowiązują w trakcie organizowania imprez międzynarodowych oraz tych, z udziałem gości VIP. Rolą usługodawcy jest uczestniczenie od samego początku w planowaniu wszystkich aspektów zabezpieczenia imprezy. Pracownicy muszą mieć pewność, że żadna z procedur bezpieczeństwa nie zawiedzie, a wszystkie systemy są sprawdzone.
Międzynarodowe wydarzenia z udziałem gości VIP (Very Important Person) i VVIP (Very Very Important Person) obwarowane są dodatkowymi protokołami bezpieczeństwa. Pod względem poziomu ochrony najwyższy status gościa posiadają zazwyczaj głowy państwa i członkowie rządu – ze względu na ochronę służb państwa. Równie wysoki status posiadają wydarzenia organizowane przez ONZ. Zabezpieczaliśmy trzy takie wydarzenia: Szczyt Klimatyczny COP 19 w Warszawie (2013) i COP 24 w Katowicach (2018) oraz Szczyt Cyfrowy w Katowicach (2021). W trakcie przygotowań opracowaliśmy plan zabezpieczenia imprezy. To obszerna dokumentacja, w której zostały opisane m.in.: harmonogram udostępnienia obiektów dla gości, program i regulamin imprezy, informacje o przewidywanych zagrożeniach bezpieczeństwa, oraz procedurach ich przeciwdziałania. Dokument ten, musiał zyskać akceptację Komendy Głównej Policji oraz organu bezpieczeństwa odpowiedzialnego za wydarzenie UNDSS (United Nation Department Safety and Security) – podsumowuje Janusz Pniak.
Znajomość specyfiki pracy w środowisku międzynarodowym
Różnice kulturowe, wiele języków, regulacje prawne i najwyższe protokoły bezpieczeństwa to cechy charakterystyczne wydarzeń międzynarodowych z udziałem gości VIP. Pracownicy firmy odpowiadającej za bezpieczeństwo muszą być odpowiednio przeszkoleni i umieć komunikować się z ludźmi z różnych kręgów kulturowych oraz znać podstawowe zasady etykiety.
Przy organizacji takich wydarzeń jak Szczyt Klimatyczny musieliśmy zbudować wyspecjalizowaną bazę pracowników, którzy pracowali podczas tego wydarzenia. Podczas wielu godzin szkoleń dużo czasu poświęciliśmy na kształtowanie umiejętności reagowania na trudne sytuacje, zachowania w środowisku międzykulturowym, jak i etykiety. Tak, aby nie popełnili żadnego błędu. W środowisku międzykulturowym gest, który w naszej kulturze jest pozytywny, w innej może być obraźliwy. Np. gest „Viktoria” – rozszerzone palce wskazujący i środkowy, zmienia znaczenie w zależności od strony dłoni, która pokazana jest widzowi. Wnętrze dłoni to zwycięstwo/sukces, jednak strona zewnętrzna może obrazić odbiorcę. W komunikacji niewerbalnej, jaką w dużych przestrzeniach często stosują pracownicy służb zabezpieczających wydarzenie, wiedza o znaczeniu takich gestów jest naprawdę bardzo ważna. – mówi Janusz Pniak.
Doświadczenie i jeszcze raz doświadczenie
Wieloletnie doświadczenie firmy ochraniającej uczy jej pracowników, że nie ma dwóch takich samych wydarzeń. Nawet na tym samym obiekcie podczas dwóch innych wydarzeń, zabezpieczenie znacząco się różnić. To powoduje, że plan ochrony całkowicie się zmieni.
Goście VIP czasami zapominają o istnieniu procedur bezpieczeństwa. Zdobyte doświadczenie pozwoli działać firmie elastycznie, przewidzieć zdarzenia i być na nie przygotowanym jeszcze przed ich wystąpieniem. Nawet jeśli ono się wydarzy to szybko można na nie reagować i minimalizować potencjalne negatywne skutki – mówi Janusz Pniak.
Takie sytuacje często się zdarzają. I chociaż firma ochraniająca zapewnia bezpieczeństwo w zgodzie z procedurami to nieprzewidzianą sytuacje mogą spowodować sami goście VIP.
Dla przykładu w tracie jednego z Tour de Pologne w Krakowie, VIP przeszedł trasę dosłownie sekundy przed wjazdem peletonu na pętlę krakowską. To zaskoczyło wszystkich pracowników zabezpieczających wizytę- zarówno ochrony jak i służb państwowych. Tylko dzięki doświadczeniu, pracownicy było w stanie na chłodno podejść do takiej sytuacji. – dodaje Janusz Pniak
Duże wydarzenia z udziałem gości specjalnych (VIP i VVIP) to wyzwanie, w którym kluczowe jest bezpieczeństwo. Wieloletnie doświadczenie i referencje firmy ochraniającej wydarzenie gwarantują organizatorowi spokój, pewność, i poczucie bezpieczeństwa. Ponadto, buduje to zaufanie i otwiera drzwi na organizacje kolejnych wydarzeń o podobnej randze w przyszłości.

Powiązane artykuły




Jak wygląda współpraca firm zewnętrznych z wojskiem?
Obiekty wojskowe, jak wszystkie inne obiekty, wymagają realizacji usług niezbędnych do ich prawidłowego funkcjonowani...
05.10.23