Jak zatrudnić emigranta z Ukrainy w świetle przepisów specustawy z 12 marca 2022?

Sejm przyjął nową specustawę dotyczącą pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium ich Państwa. Ustawa określa m.in. również szczególne kwestie związane z zatrudnianiem emigrantów z Ukrainy. Już teraz wiemy, że opublikowana ustawa nie dotyczy wszystkich obywateli Ukrainy, którzy w ostatnich tygodniach przekroczyli granice Polski, co prawdopodobnie rodzi konieczność aktualizacji przepisów.

Poniższy artykuł porządkuje zasady obowiązujące w związku z zatrudnieniem obywateli Ukrainy, prezentując ich stan na 16 marca 2022 r.

Zapisy w Ustawie z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (Dz.U. 2022 r. poz. 583) – przewidują nowe zasady powierzania pracy obywatelom Ukrainy.

Ustawa wprowadza nowy, nieznany dotąd sposób legalizacji zatrudnienia. Chodzi o powierzenie pracy na podstawie powiadomienia powiatowego urzędu pracy – powiadomienia będzie dokonywał podmiot powierzający pracę.

Kogo dotyczą nowe zasady?

Nowa regulacja została zawarta w art. 22 specustawy i dotyczy obywatela Ukrainy w okresie pobytu zgodnego z obowiązującymi przepisami, w przypadku gdy:

jego pobyt na terytorium RP uznaje się za legalny na podstawie art. 2 ust. 1 specustawy.

^[[1] Art. 2.
1. Jeżeli obywatel Ukrainy, o którym mowa w art. 1 ust. 1, wjechał legalnie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w okresie od dnia 24 lutego 2022 r. do dnia określonego w przepisach wydanych na podstawie ust. 4 i deklaruje zamiar pozostania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jego pobyt na tym terytorium uznaje się za legalny w okresie 18 miesięcy licząc od dnia 24 lutego 2022 r. Do określenia okresu pobytu uznawanego za legalny stosuje się art. 57 § 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2021 r. poz. 735, 1491 i 2052). Za legalny uznaje się także pobyt dziecka urodzonego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez matkę, która jest osobą określoną w zdaniu pierwszym, w okresie dotyczącym matki.

Art. 1.

1. Ustawa określa szczególne zasady zalegalizowania pobytu obywateli Ukrainy, którzy przybyli na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej bezpośrednio z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa, oraz obywateli Ukrainy posiadających Kartę Polaka, którzy wraz z najbliższą rodziną z powodu tych działań wojennych przybyli na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

2. Ilekroć w ustawie jest mowa o obywatelu Ukrainy, rozumie się przez to także nieposiadającego obywatelstwa ukraińskiego małżonka obywatela Ukrainy, o ile przybył on na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej bezpośrednio z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa.

lub

jest obywatelem Ukrainy przebywającym legalnie na terytorium RP

– jeżeli podmiot powierzający wykonywanie pracy powiadomi w terminie 14 dni od dnia podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy powiatowy urząd pracy (właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania podmiotu) o powierzeniu wykonywania pracy temu obywatelowi.

Z powyższego wynika, że nową regulację stosujemy do dwóch grup podmiotów:

• pierwszą grupę stanowią obywatele Ukrainy, których pobyt na terytorium RP uznaje się za legalny na podstawie art. 2 ust. 1 specustawy – tj. tych obywateli Ukrainy, którzy przybyli do RP bezpośrednio z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego Państwa w okresie od dnia 24 lutego 2022 r. do dnia określonego w odrębnym rozporządzeniu (które dopiero zostanie wydane) i deklarują zamiar pozostania w Polsce
  
  – z wyłączeniem obywateli Ukrainy, którzy posiadają zezwolenie na pobyt stały/czasowy/rezydenta długoterminowego UE, status uchodźcy, ochronę uzupełniającą, zgodę na pobyt tolerowany oraz którzy złożyli w Polsce wniosek o udzielenie ochrony międzynarodowej lub zadeklarowali zamiar złożenia takiego wniosku (chyba że wycofają ten wniosek lub deklarację),
  
  – osoby, których pobyt uznaje się za legalny, powinny zostać wpisane do rejestru obywateli Ukrainy, którzy przybyli na terytorium RP bezpośrednio z Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium Ukrainy (osoby te powinny zostać zarejestrowane przez Straż Graniczną w chwili przekraczania granicy – jeśli tak się nie stało, konieczne jest złożenie wniosku o dokonanie wpisu do tego rejestru – można to zrobić wraz z wnioskiem o nadanie numeru PESEL)

• drugą grupę stanowią obywatele Ukrainy, którzy przebywają legalnie na terytorium RP – tj. te osoby, które przebywały legalnie przed 24 lutego 2022 r., ale też osoby, które przybyły po tej dacie i mają odpowiednie dokumenty pobytowe (np. przekroczyły granicę RP na podstawie paszportu biometrycznego, a pieczątka w paszporcie potwierdza, że mieszczą się w limicie pobytu na tej podstawie – tj. 90 dni w okresie 180-dniowym).

Warto zauważyć, że niektóre osoby mogą spełniać przesłanki zaliczenia do obu wyżej mienionych grup.

Zasady warunkujące legalne powierzenie pracy na podstawie powiadomienia PUP

1. Powiadomienia dokonuje podmiot powierzający wykonywanie pracy.
2. Powiadomienia należy dokonać w terminie 14 dni od dnia podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy.
3. Powiadomienia dokonuje się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego praca.gov.pl (w tym celu konieczne jest posiadanie podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego). 
   
4. W powiadomienie konieczne jest wskazanie informacji dotyczących:
   
   – podmiotu powierzającego pracę,
   – danych osobowych obywatela Ukrainy, któremu powierzane jest wykonywanie pracy w tym trybie,
   – rodzaju umowy,
   – stanowiska lub rodzaju wykonywanej pracy,
   – miejsca pracy.
   
   Przedłożenie przez obywatela Ukrainy pracodawcy dokumentu potwierdzającego legalny pobyt i przechowywanie jego kopii przez podmiot powierzający wykonywanie pracy

Potwierdzenie legalnego pobytu

Podmiot powierzający wykonywanie pracy, który chce powierzyć pracę obywatelowi Ukrainy na podstawie powiadomienia PUP, powinien zażądać przedłożenia przez obywatela Ukrainy dokumentu potwierdzającego legalny pobyt na terytorium RP i przechowywać jego kopię przez cały okres zatrudnienia.

• Należy pamiętać, że podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi – w tym także obywatelowi Ukrainy, który korzysta z ułatwień przewidzianych w specustawie – zobowiązany jest (tak jak dotychczas) przed powierzeniem pracy, każdorazowo zweryfikować legalność pobytu cudzoziemca.

Jakich dokumentów powinien żądać podmiot zatrudniający?

Każdą sytuację należy badać indywidualnie i żądać przedłożenia dokumentów potwierdzających kwestie pobytowe, ewentualnie w pewnym zakresie wspomóc się oświadczeniami. W zależności od sytuacji danej osoby mogą to zatem być różne dokumenty, jednak zawsze powinny one potwierdzać legalny pobyt.

O ile sytuacja obywateli Ukrainy z drugiej grupy, tj. przebywających w Polsce legalnie, nie wydaje się być problematyczna (należy żądać dokumentu potwierdzającego legalny pobyt, np. paszport biometryczny z odpowiednią pieczątką, paszport z ważną wizą/względnie przedłużoną z mocy przepisów specustawy, ważną kartę pobytu czasowego/stałego itd.), o tyle sytuacja pierwszej grupy, tj. obywateli Ukrainy, których pobyt uznaje się za legalny na podstawie art. 2 ust. 1 specustawy, może być bardziej skomplikowana.          

W związku z tym, że przepis art. 2 ust. 1 specustawy przewiduje kilka przesłanek, które warunkują uznanie pobytu za legalny w tym trybie, tj.:

• przybycie na terytorium RP bezpośrednio z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa,
• wjazd w okresie od dnia 24 lutego 2022 r. do dnia określonego w odrębnym rozporządzeniu,
• zadeklarowanie zamiaru pozostania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
• a także niezaliczanie się do wyłączeń, które przewiduje specustawa – ustawy nie stosuje się jej do obywateli Ukrainy posiadających zezwolenie na pobyt stały/czasowy/rezydenta długoterminowego UE, status uchodźcy, ochronę uzupełniającą, pobyt tolerowany, a także którzy złożyli wniosek o udzieleniu ochrony międzynarodowej lub zadeklarowali zamiar złożenia takiego wniosku – chyba że go wycofają,
  

wydaje się, że obecnie problematyczne może okazać się przedłożenie jednoznacznych dokumentów potwierdzających spełnienie wszystkich przesłanek z art. 2 ust. 1 specustawy (zdarzają się bowiem osoby, które nie posiadają żadnych dokumentów potwierdzających ich prawo pobytu/przekroczenia granicy, a nawet ich tożsamość).
               
Na chwilę obecną nie można więc wskazać jednego konkretnego dokumentu potwierdzającego legalny pobyt tych osób i spełnienie ww. przesłanek. Jednakże w dniu 16 marca br. w urzędach gminy rozpoczął się proces nadawania numerów PESEL obywatelom Ukrainy, którzy podlegają przepisom specustawy.

Zaświadczenie potwierdzające nadanie numeru PESEL zgodnie ze specustawą, powinno potwierdzać spełnienie warunków określonych w art. 2 ust. 1 specustawy. Kwestie te nie są jednak pewne i każdorazowo należy ocenić przedłożony dokument (jego treść)  czyli sprawdzić czy potwierdza niezbędne przesłanki.

Zasadnym może okazać się wspomaganie się oświadczeniami składanymi przez obywateli Ukrainy, którym ma być powierzona praca, w którym dana osoba wskaże, że:    

1. spełnia warunki określone w art. 2 ust. 1 ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa,
2. wjechała legalnie na terytorium RP bezpośrednio z terytorium Ukrainy w dniu … (powinien być to okres od dnia 24 lutego 2022 r.),
3. deklaruje zamiar pozostania na terytorium RP,
4. nie posiada zezwolenie na pobyt stały/czasowy/rezydenta długoterminowego UE, statusu uchodźcy, ochrony uzupełniającą, pobytu tolerowanego, a także nie złożyła wniosek o udzieleniu ochrony międzynarodowej lub zadeklarowali zamiar złożenia takiego wniosku – lub że go złożyła, ale następnie go wycofała,
5. przedkłada dokumenty potwierdzające legalność pobytu (wymienić).

Każdorazowo więc przed powierzeniem wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy w oparciu o powiadomienie PUP należy zweryfikować, jaka jest podstawa pobytowa (skopiować i przechowywać dokument pobytowy), czy pobyt danej osoby jest legalny czy też uznawany jest za legalny – a jeśli jest to pobyt uznawany za legalny, to na jakiej podstawie (w przypadku pobytu uznawanego za legalny, tylko pobyt uznawany za legalny na podstawie art. 2 ust. 1 specustawy uprawnia do powierzenia pracy na podstawie art. 22 specustawy, tj. powiadomienia PUP).

Należy też podkreślić, że zgłoszenie pracownika do ZUS wymaga podania przez niego co najmniej nr PESEL lub nr paszportu.

Warto też przypomnieć, że jeśli obywatel Ukrainy nie zna języka polskiego, to zawierana z nim umowa (oraz wszelkie dokumenty/oświadczenia do niej załączone) powinny być sporządzone w dwóch językach.

Do zatrudnienia obywateli Ukrainy na podstawie powiadomienia PUP w oparciu o umowę o pracę znajdą zastosowanie  wszelkie przepisy prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.

Minister może wprowadzić limity…

Warto także zaznaczyć, że Minister Rodziny i Polityki Społecznej może określić, w drodze rozporządzenia, liczbę obywateli Ukrainy (którym można powierzyć pracę na podstawie powiadomienia PUP), którym podmiot powierzający wykonywanie pracy może powierzyć wykonywanie pracy, ustaloną w stosunku do liczby wszystkich osób, którym ten podmiot powierza wykonywanie pracy, kierując się względami bezpieczeństwa państwa i porządku publicznego, ochroną lokalnych rynków pracy oraz zasadą komplementarności zatrudnienia cudzoziemców w stosunku do obywateli polskich.

Stan prawny na dzień 16 marca 2022 r.

Informacje te nie stanowią porady prawnej ani podatkowej, a mają jedynie charakter informacyjny i sygnalizują wybrane informacje z zakresu ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa.

---