Jaka jest rola certyfikatów w usługach FM?

Z perspektywy firmy poszukującej dostawcy usług Facility Management wybór takiego, który posiada certyfikaty zgodności to inwestycja w jakość, bezpieczeństwo i zrównoważony rozwój. Certyfikacja potwierdza, że organizacja spełnia najwyższe standardy i międzynarodowe wymagania, a jednocześnie stale dąży do podnoszenia jakości swoich usług. To przekłada się na lepsze zarządzanie budynkami i infrastrukturą.

Dostawcy, którzy posiadają certyfikaty, takie jak ISO 9001 (zarządzanie jakością), ISO 14001 (zarządzanie środowiskowe), ISO 45001 (zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy), ISO/IEC 27001 (zarządzanie bezpieczeństwem informacji) czy ISO 22301 (zarządzanie ciągłością działania) gwarantują spełnianie określonych standardów, zgodnych z wymogami rynkowymi. Dlaczego warto im zaufać?

Ciągłe doskonalenie

Firmy dbające o jakość, środowisko, bezpieczeństwo i higienę pracy, bezpieczeństwo informacji oraz ciągłość działania w świadczonych usługach utrzymują systemy zarządzania zgodne z międzynarodowymi standardami ISO. Normy ISO to narzędzie wpierające organizację w utrzymaniu wysokiej jakości. Systemy te dają klientowi bezpieczeństwo świadczonych usług oraz zapewnienie stabilności i powtarzalności procesów.
Certyfikacja każdego z systemów zarządzania oznacza, że został on zweryfikowany przez niezależną jednostkę certyfikującą. W czasie audytu wykazała ona, że dany zakres usług czy realizowany przez firmę proces jest zgodny z wymaganiami klienta, normą, przepisami prawnymi i regulacyjnymi. Certyfikacja ISO stanowi potwierdzenie, że firma prowadzi działalność w zgodzie z najlepszymi praktykami.
Sam proces certyfikacji jest wieloetapowy, a każdy z systemów zarządzania zakłada ciągłe doskonalenie weryfikowanego podmiotu. Certyfikowana firma wskazuje obszary, które zamierza ulepszyć. Często też wskazuje je sam audytor. Przy kolejnym audycie jednostka certyfikująca sprawdza, na ile firma wywiązała się ze swoich zadeklarowanych elementów doskonalenia.
– W Grupie Impel w usługach utrzymania czystości i ochrony mienia, systemy zarządzania jakością funkcjonują już od ponad 20 lat. O tak wieloletnich systemach zarządzania mówimy, że są dojrzałe. Obecnie systemy zarządzania rozwijamy również w innych obszarach działalności Grupy Impel. Nad spójnością tych procesów opiekę sprawują m.in. eksperci z Centrum Zarządzania Jakością – mówi Emilia Kruszelnicka, w Grupie Impel dyrektor Centrum Zarządzania Jakością.
Dodatkowo w usługach porządkowo-czystościowych spółki Grupy Impel posiadają certyfikat Gwaranta Czystości i Higieny. Poddana tej certyfikacji organizacja jest oceniana między innym pod kątem wiarygodności, zasobów ludzkich, środowiska naturalnego, zasobów materialnych, stosowanych technologii i procedur operacyjnych, prawa pracy, szkolenia personelu. Program promuje jednolite standardy realizacji usług i ich realizację na wysokim poziomie.
– W tym roku, podczas targów Cleaning Expo, odebraliśmy od przyznających Gwarant Czystości TÜV Rheinland oraz Przewodniczącego Kapituły Programu Gwarant Czystości i Higieny dyplom uznania za 20-letni wkład w podnoszenie standardów jakości, które umożliwiły nieprzerwane utrzymanie certyfikatu Gwarant Czystości i Higieny – podkreśla Emilia Kruszelnicka.

Troska o środowisko

W związku z wprowadzanym Europejskim Zielonym Ładem, zmieniły się oczekiwania rynku wobec firm świadczących usługi Facility Management. Z tego powodu niezwykle istotnym standardem dla podmiotów w tej branży jest System Zarządzania Środowiskowego wg normy ISO 14001.
– Norma ISO 14001 wymaga od organizacji zidentyfikowania obszarów, w których jej działania mogą oddziaływać na środowisko naturalne. Firma posiadająca System Zarządzania Środowiskowego powinna ograniczyć działania negatywnie wpływające na środowisko i wzmocnić działania pozytywne w tym obszarze. Dla dostawców oferujących profesjonalne usługi utrzymania czystości, przede wszystkich ważne jest postępowanie z odpadami i ściekami oraz oszczędzanie zasobów naturalnych. Firmy sprzątające powinny też propagować wykorzystanie technologii proekologicznych wraz ze stosowaniem ekologicznych środków chemicznych posiadających certyfikat Ecolabel – podkreśla Emilia Kruszelnicka.

Dyrektywa CSRD i konieczność raportowania ESG

W 2022 r. Parlament Europejski przyjął Dyrektywę CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive). Wprowadziła ona zmiany w zakresie raportowania zrównoważonego rozwoju przez firmy działające w Unii Europejskiej.
Od 2025 roku także duże firmy będą zmuszone do gromadzenia danych na potrzeby przygotowania raportów ESG, a lista przedsiębiorstw zobligowanych do raportowania będzie się stopniowo zwiększać.
W osiąganiu celów zrównoważonego rozwoju przez zarządców obiektów pomocne mogą okazać się ekologiczne usługi sprzątania.
– Obecnie wiele przedsiębiorstw nadal odkłada w czasie start wdrożenia ESG. Z drugiej strony specjaliści, którzy mają szeroką wiedzę w tym obszarze wskazują, że to ostatni moment na podjęcie działań. Aby osiągnąć neutralność klimatyczną do 2050 r., konieczne jest podejmowanie zdecydowanych kroków w firmach już teraz. Dotyczy to również usług sprzątania i utrzymania czystości. Jeśli zarządca obiektu zdecyduje się iść zieloną ścieżką, to wskazane usługi muszą być z nią zgodne – mówi Tomasz Grabski, dyrektor Centrum Szkoleń Produktowych Grupy Impel.
Ekspert podkreśla, że liczba zapytań o przyjazne środowisku usługi sprzątania rośnie.
– Rynek nieruchomości komercyjnych, obiektów handlowych czy instytucji finansowych staje się coraz bardziej wymagający w tym zakresie. Jednocześnie jednak dla zarządców nadal istotna jest optymalizacja kosztów – podkreśla Tomasz Grabski.

Certyfikat EcoVadis

Jednym z najbardziej znanych narzędzi, które przedstawia ocenę przedsiębiorstwa z obszaru zrównoważonego rozwoju jest certyfikat EcoVadis. Sięgają po niego głownie więksi dostawcy usług. To zaawansowana platforma technologiczna, która pozwala na ocenę praktyk biznesowych dostawców z perspektywy społecznej odpowiedzialności. Ocena ta opiera się na czterech kluczowych obszarach:

1. Środowisko – analiza gospodarki odpadami, zużycia wody i energii, emisji zanieczyszczeń, zarządzania substancjami chemicznymi i ochrony różnorodności biologicznej.
2. Społeczny wymiar – uwzględnienie polityki przeciwdziałania dyskryminacji, promocji różnorodności, ochrony praw człowieka, bezpieczeństwa pracy, a także rozwoju zawodowego pracowników.
3. Etyka – ocena działań w zakresie przeciwdziałania korupcji, praktykom anty konkurencyjnym oraz odpowiedzialnego zarządzania informacjami.
4. Zrównoważone zakupy – monitorowanie i weryfikacja aspektów społecznych i środowiskowych w łańcuchu dostaw.
   

– Aby przystąpić do procesu weryfikacji w EcoVadis, należy zarejestrować się w systemie. Sam proces certyfikacji to poważne wyzwanie, ponieważ jest on niezwykle skomplikowany i czasochłonny – mówi Tomasz Grabski.

EU Ecolabel – europejski certyfikat środowiskowy

EU Ecolabel to europejski program certyfikacji, który ma zachęcić dostawców do wprowadzania na rynek produktów i usług przyjaznych dla środowiska. Jednocześnie produkty z tym certyfikatem nie mogą być mniej skuteczne czy mniej wydajne niż inne produkty dostępne na rynku.
W Europie to najbardziej popularny certyfikat środowiskowy, a sam program tej certyfikacji ustanowiła ponad 20 lat temu Komisja Europejska. Znak EU Ecolabel widnieje na ponad 14 tys. produktów we Włoszech, ok. 13,7 tys. w Hiszpanii i blisko 12 tys. wyrobów francuskich. W Polsce certyfikacją tą objęto 1974 produkty lub usługi.

Proces ubiegania się o certyfikację EU Ecolabel trwa ponad rok. W przypadku usług certyfikat wydawany jest na konkretną placówkę, w której realizowana jest np. usługa sprzątania.
– Certyfikacja środowiskowa EU Ecolabel jest jednocześnie gwarancją jakości produktów i usług. Wybieranie dostawców, którzy posiadają ekologiczny znak jakości może być kluczowe dla standaryzacji działalności firmy w zgodzie z zasadami ESG. Jako Grupa Impel wspieramy klientów również w tym obszarze – podsumowuje Tomasz Grabski.