Krajowy System e-Faktur – Elektroniczna rewolucja w świecie finansów  

Dzisiejszym artykułem rozpoczynamy nasz cykl o jednej z największych zmian w polskim systemie finansowym – Krajowym Systemie e-Faktur w skrócie zwanym KSeF. Wyjaśniamy, czym ten system tak naprawdę jest, kto będzie zobowiązany do korzystania z KSeF, czym jest faktura ustrukturyzowana oraz jak on będzie działał w praktyce.  

Co to jest KSeF?  

Krajowy System e-Faktur jest systemem informatycznym, który umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur w jednolitej, powszechnie obowiązującej strukturze. Celowo piszę w czasie teraźniejszym, ponieważ podatnicy VAT mogą korzystać z KSeF już od przeszło dwóch lat – od 2022 r. system działa na zasadzie dobrowolności – podatnicy mogą wybrać, czy chcą wystawiać faktury papierowe, elektroniczne (np. PDF) tak jak dotychczas, czy decydują się na wystawianie faktur z wykorzystaniem nowego systemu. Korzystanie z KSeF miało być obowiązkowe już od 1 lipca 2024 r., jednak z uwagi na wykryte błędy w działaniu systemu Ministerstwo Finansów postanowiło odroczyć ten termin i jednocześnie przeprowadziło konsultacje z przedsiębiorcami i ekspertami, w wyniku których postanowiono wprowadzić pewne zmiany w uchwalonej w 2023 r. ustawie regulującej KSeF (obecnie trwają konsultacje publiczne projektu nowelizacji – mają się zakończyć 19 kwietnia 2024 r.). Duże zainteresowanie tym zagadnieniem potwierdza wysoka frekwencja w trakcie prowadzonych konsultacji – jak informuje Ministerstwo Finansów w dziewięciu spotkaniach konsultacyjnych wzięło udział łącznie około 10 tys. uczestników. 

Podstawowym założeniem wprowadzenia KSeF jest usprawnienie przepływu faktur między kontrahentami zobowiązanymi do korzystania z systemu (system na przetwarzać sto milionów faktur dziennie – choć według ekspertów liczba ta jest niedoszacowana). Nie da się jednak ukryć, że dzięki wprowadzeniu obowiązkowego KSeF organy podatkowe zyskają narzędzie umożliwiające skuteczniejsze monitorowanie obrotu dokumentowanego fakturami oraz automatyczne kontrole spójności pomiędzy VAT zadeklarowanym i zapłaconym.  

Warto wiedzieć, że duża część krajów Unii Europejskiej stosuje obecnie obowiązkowe fakturowanie ustrukturyzowane w relacjach z jednostkami budżetowymi (w Polsce od kilku lat funkcjonuje Platforma Elektronicznego Fakturowania, w ramach której podatnicy stosują dokumenty ustrukturyzowane związane z zamówieniami publicznymi). Co równie ciekawe, Polska nie jest pierwszym krajem, który zdecydował się na wprowadzenie powszechnego (a więc wykraczającego poza zamówienia publiczne) systemu do fakturowania. Pionierem w tym obszarze były Włochy, które już w 2019 r. wdrożyły faktury ustrukturyzowane (przy czym system wprowadzany był stopniowo). Po około roku od wprowadzenia obowiązku wystawiania tego rodzaju faktur przez wszystkie firmy, blisko 4 mln przedsiębiorstw wystawiło łącznie ok. 2 miliardy dokumentów.  

Poza Polską zaawansowane prace nad wprowadzeniem faktur ustrukturyzowanych trwają już we Francji, w Niemczech oraz Rumunii. W dłuższej perspektywie obowiązek rozliczania faktur za pośrednictwem jednej cyfrowej platformy ma wejść w życie również w innych państwach członkowskich UE w ramach pakietu VAT in the Digital Age. Cyfryzacja wydaje się więc nieunikniona. 

Kto będzie zobowiązany do korzystania z KSeF? 

Określając zakres podmiotowy obowiązkowego korzystania z KSeF ustawodawca przyjął zasadę powszechności tego systemu. Oznacza to, że co do zasady każdy podatnik mający obowiązek udokumentowania fakturą danego rodzaju transakcji będzie zobowiązany do wystawienia dokumentu w formie faktury ustrukturyzowanej za pośrednictwem KSeF.  

Ustawa o VAT przewiduje jednak w tym zakresie kilka wyjątków. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KseF nie będzie dotyczył wystawiania faktur: 

1. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
   
2. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
   
3. przez podatników korzystających z procedur szczególnych wskazanych w ustawie o VAT w zakresie objętych nimi czynności, tj.:
   
   A. procedury nieunijnej dotyczącej niektórych usług (dotyczy niektórych usług świadczonych na rzecz konsumentów, których miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego konsumpcji, wykonywanych przez podmiot spoza Unii Europejskiej),
   
   B. szczególnej procedury w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób,
   
   C. szczególnej procedury dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych;
   
   
4. na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, czyli w przypadku sprzedaży na rzecz konsumentów (B2C);
   
5. w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach rozporządzenia wydanego na podstawie art. 106s ustawy o VAT (udostępniony przez Ministerstwo Finansów projekt rozporządzenia obejmuje obecnie bilety jednorazowe za przewóz osób, opłaty za autostrady oraz specyficzne usługi w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, a także niektóre transakcje finansowe korzystające ze zwolnienia z VAT).

Należy przy tym podkreślić, że w przypadku podmiotów zagranicznych (pkt 1 i 2) ustawodawca zostawił swobodę w wyborze sposobu dokumentowania transakcji – mogą oni dobrowolnie korzystać z KSeF  
i wystawiać faktury ustrukturyzowane. Mogą też wystawiać faktury w dotychczasowych formach (papierowo lub elektronicznie). Początkowo ustawodawca założył, że w KSeF nie będzie można wystawiać faktur dla osób fizycznych nieprowadzących działalności (tzw. konsumenci – pkt 4). W wyniku przeprowadzonych konsultacji zdecydowano, że to od sprzedawcy będzie zależało, czy faktura dla konsumenta będzie wystawiana w KSeF czy – jak dotychczas – w formie papierowej albo elektronicznej. W pozostałych przypadkach (pkt 3 i 5) podatnicy nie będą mogli wystawiać faktur ustrukturyzowanych w KSeF – będą zobowiązani do fakturowania w dotychczasowy sposób (papierowo lub elektronicznie). Katalog wyłączeń z obowiązkowego KSeF nie obejmuje m.in. dokumentowania transakcji na rzecz zagranicznych kontrahentów, co oznacza, że faktury dla tego typu podmiotów będą obowiązkowo wystawiane w KSeF, a następnie będą dostarczane w sposób uzgodniony z tymi podmiotami (np. w formie wizualizacji faktury w PDF).  

Czym jest faktura ustrukturyzowana? 

Zauważyli Państwo z pewnością, że od pierwszych zdań artykułu posługuję się określeniem „faktura ustrukturyzowana”. Nie ma w tym żadnego przypadku, ponieważ w ustawie o VAT, w słowniku definicji ustawowych, w 2022 r. pojawiło się nowe pojęcie, które w założeniu ma odróżnić fakturę „zwykłą” (papierową / elektroniczną) od faktur „ujednoliconych”, a więc tych „ustrukturyzowanych”.   

Zgodnie z definicją „faktura ustrukturyzowana” jest fakturą (a więc dokumentem zawierający określone w ustawie dane) wystawioną przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w systemie. To właśnie ten numer pozwala odróżnić „zwykłą” fakturę (która powinna posiadać swój numer nadany przez wystawcę) od faktury ustrukturyzowanej (która oprócz numeru nadanego przez sprzedawcę będzie posiadała drugi – ustrukturyzowany numer nadany automatycznie przez KSeF).  

Numer identyfikujący fakturę ustrukturyzowaną przydzielony przez KSeF jest więc kluczowym elementem tego dokumentu.  

Fakturę ustrukturyzowaną wystawia się w określonym formacie (XML) zgodnie z opublikowanym wzorem (tzw. schema faktury), za pomocą udostępnionych bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów, bądź za pośrednictwem systemów do księgowania połączonych z KSeF. W momencie przesłania przygotowanej faktury do KSeF, system dokonuje weryfikacji jej zgodności z aktualnie obowiązującą schemą (wzorem). Oznacza to, że jeśli przygotowana „faktura” nie będzie zgodna ze wzorem, to system odrzuci ją jeszcze przed nadaniem numeru identyfikacyjnego, a tym samym faktura nie zostanie formalnie w ogóle wystawiona. 

Korzyści związane z KSeF 

Korzystanie z KSeF wiązać się będzie z kilkoma korzyściami. Przede wszystkim, od momentu wejścia w życie obowiązkowego KSeF skrócony zostanie podstawowy termin na zwrot podatku VAT – obecnie urząd ma co do zasady 60 dni na dokonanie zwrotu. Termin ten będzie skrócony do 40 dni, co powinno korzystnie wpłynąć na płynność finansową, zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorstw. Co ważne – pozostałe, szczególne terminy przewidziane w ustawie wciąż będą obowiązywały po spełnieniu dotychczasowych przesłanek).  

Kolejną korzyścią jest wprowadzenie jednego, ujednoliconego wzoru faktury – każdy podatnik będzie posługiwał się taką samą strukturą faktury, co powinno ułatwić proces automatycznego przetwarzania danych z faktur wystawionych w KSeF. W konsekwencji będzie to miało również wpływ na usprawnienie obrotu gospodarczego, procesu księgowania, a także cyfryzację i automatyzację obiegu faktur pomiędzy podatnikami. Rozwiązanie to przyczyni się więc nie tylko do szybszego i sprawniejszego dokumentowania transakcji, ale również do przyspieszenia realizacji płatności. Wprowadzenie automatyzacji w procesie fakturowania powinno także zredukować liczbę pomyłek i błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych.  

Podatnicy wystawiający faktury w KSeF nie będą musieli przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) – urzędy będą miały bieżący dostęp do bazy faktur. Nie będzie również konieczności wystawiania duplikatów, ponieważ zakłada się, że faktura w KSeF (która będzie tam przechowywana przez organy podatkowe przez 10 lat) nie ulegnie zniszczeniu czy zagubieniu.  

KSeF to także duża szansa na usprawnienie i uporządkowanie procesów związanych z fakturowaniem w każdej firmie. Warto przy tej okazji przeanalizować obowiązujące procedury i zastanowić się nad zmianami, które trzeba albo warto teraz wprowadzić. Oczywiście nie może być tak zupełnie kolorowo i beztrosko, dlatego ustawodawca przewidział również określone sankcje związane z nieprawidłowym realizowaniem obowiązków związanych z KSeF, ale tę kwestię omówimy już w kolejnych artykułach.  

Nasz cykl redakcyjny dotyczący KSef 

Tym artykułem rozpoczynamy cykl artykułów poświęconych Krajowemu Systemowi e-Faktu. W kolejnych materiałach przedstawimy najważniejsze daty, pojęcia oraz założenia nowego systemu do fakturowania. Podatkową teorię uzupełnimy o praktyczne przykłady i wskazówki dotyczące korzystania z KSeF. Tak, aby mogli Państwo z większym spokojem i świadomością wdrożyć KSeF w swojej firmie. 

Planowaliśmy rozpocząć nasz cykl od odliczania do wprowadzenia obowiązkowego KSeF w Polsce, ale zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów nowa data wprowadzenia powszechnego KSeF zostanie ogłoszona na przełomie kwietnia i maja – wrócimy więc do odliczania w kolejnym artykule.