Na czym polega automatyzacja procesów biurowych?

Poznaj cztery przykłady takich rozwiązań. Automatyzować można dziś każdy powtarzalny proces związany z zarządzaniem dokumentami. Pozwala to oszczędzać czas i energię pracowników. Co ważne: automatyzacja procesów biurowych nie wymaga dużych inwestycji ani w sprzęt, ani w oprogramowanie.

Automatyzacja może kojarzyć się z robotami przemysłowymi i procesami produkcyjnymi sterowanymi przez komputery. Jednak procesy biurowe również można automatyzować. Różnica jest taka, że tu roboty ludzi nie zastępują, jak często dzieje się w dużych fabrykach. Ich zadanie polega przede wszystkim na tym, by ludzi wspomagać. Poza tym, są to roboty wirtualne albo po prostu programy, w tym aplikacje stworzone specjalnie dla optymalizacji konkretnego procesu.

---

Czym jest automatyzacja procesów biurowych?

• Polega na wdrożeniu programów, które przejmują powtarzalne, niezmienne i manualne procesy, związane z zarządzaniem i obsługą dokumentów.
• Takie procesy są czasochłonne i zwykle również uciążliwe dla pracowników. Niezależnie od tego, czy operują na dokumentach fizycznych, czy cyfrowych.
• Co ważne: obsługę każdego takiego procesu można oddać programowi.
• To pozwala oszczędzić czas i energię pracowników.

Korzenie takiego podejścia tkwią w lean management, ponieważ istotę takich usprawnień można postrzegać jako likwidację marnotrawstwa. Cyfryzacja otwiera pod tym względem ogromne możliwości. Na dodatek usprawnienia tego typu łatwo skalować, a kolejne wprowadzać sukcesywnie. Co istotne: koszty udoskonaleń w obsłudze dokumentów, z wykorzystaniem automatyzacji, są znikome – mówi Paweł Ocibiński, Impel Business Solutions.

Warto zdać sobie sprawę z faktu, że digitalizacja sama w sobie nie wystarcza, by mówić o automatyzacji procesów biurowych. Dokumenty cyfrowe często nadal przerabiane są ręcznie – tak jak wcześniej papierowe. Z powodzeniem mogą się tym jednak zająć programy.

Przykład: łączenie danych z kilkunastu arkuszy w Excelu, niezbędnych do regularnego raportowania. Jeśli jest to proces powtarzalny i niezmienny, to doskonale nadaje się do automatyzacji.

Poznaj realne przykłady automatyzacji w biurze

Przedstawimy tu cztery takie przykłady. Przyjęliśmy kolejność – od procesu najprostszego do bardziej zaawansowanych. To pozwoli lepiej zorientować się, na czym może polegać automatyzacja zarządzania dokumentami. Zaczniemy od dość prostego procesu manualnego, który został w ten sposób usprawniony. Wykorzystaliśmy do tego jednak narzędzie z bardzo dużym potencjałem.

Przykład 1

• Proces polega na opatrzeniu dokumentu księgowego datą. To informacja dla odbiorcy, ile czasu ma na jego zaksięgowanie. Ze względów operacyjnych jest to konieczne.
• Tę czynność wykonywał pracownik manualnie. Przystawiał pieczątki, posługując się typowym datownikiem, czyli w sposób bardzo tradycyjny. Była to czynność zarówno czasochłonna, jak i uciążliwa. Przygotowywał tak średnio kilkaset dokumentów dziennie.
• Tę czynność zautomatyzowaliśmy przy pomocy naszej autorskiej aplikacji. Jak teraz przebiega?
• W procesie digitalizacji dokumentów księgowych program nadaje im znak wodny z datą. Teraz proces odbywa się niezauważalnie dla pracowników.
• Wdrożenie tego rozwiązania przyniosło wymierne korzyści. Pozwoliło oszczędzić łącznie 3 godziny robocze dziennie. Pracownik wykorzystuje je na bardziej zaawansowane czynności związane z obsługą dokumentów.

Aplikacja okazała się na tyle efektywna i elastyczna, że mogliśmy ją wykorzystać również w innych procesach. Do czego jeszcze służy?

• Na przykład do umieszczania plików w odpowiednich lokalizacjach sieciowych (na podstawie fragmentu ich nazw).
• Pozwala też weryfikować poprawność tych plików.
• Monitoruje również ich „wagę”. Wskazuje w ten sposób „puste” pliki. Każde takie znalezisko jest oznaką, że dokument papierowy został zeskanowany niepoprawnie.
• Każda z tego rodzaju czynności może się wydawać mało istotna. Jednak w dużej skali generują znaczny nakład pracy.

Przykłady zastosowania tej aplikacji pokazują bardzo ważną zaletę automatyzacji zarządzania dokumentami w codziennej pracy. Takie usprawnienia eliminują ryzyko błędów i pomyłek, które dla ludzi są niestety naturalne. Dzieje się tak zwłaszcza w przypadku żmudnych, powtarzalnych, rutynowych czynności, wykonywanych regularnie każdego dnia – podkreśla Paweł Ocibiński.

Pamiętajmy, że identyfikacja i naprawienie błędów nie tylko kosztują czas bezpośrednio na to poświęcony. Pomyłki mogę też wywoływać efekt domina, czyli zaburzać funkcjonowanie innych procesów. Automatyzacja obsługi dokumentów pozwala unikać takich sytuacji.

Od narzędzi mailingowych do zautomatyzowanych aplikacji

Przykład 2

• Ciekawym rozwiązaniem jest narzędzie mailingowe do zautomatyzowanego wysyłania do klientów potwierdzonych specyfikacji przyjętej dokumentacji.
• Przed automatyzacją proces ten wymagał manualnego hasłowania plików, tworzenia wiadomości i dodawania do niej załączników.
• Jak dokładnie przebiega ten proces dzisiaj, gdy realizuje go program?
• Zeskanowany dokument jest automatycznie pakowany w plik ZIP zabezpieczany hasłem.
• W kolejnym kroku program wysyła dokument do adresata, na podstawie predefiniowanej listy mailingowej, jako załącznik do wiadomości wygenerowanej z szablonu.
• Teraz udział człowieka w tym procesie ogranicza się do kilku kliknięć.
• Dodatkowo specyfikacje w formie elektronicznej są automatycznie archiwizowane z uwzględnieniem zachowania chronologii dat.
• Automatyzacja tego procesu pozwala oszczędzić 25 minut czasu pracy człowieka dziennie.

Przykład 3

• Inny interesujący przykład to automatyczny generator kodów kreskowych w różnych konfiguracjach, umożliwiający firmie drukowanie kodów we własnym zakresie. Oszczędność wynikająca z automatyzacji tego procesu jest czysto ekonomiczna.
• Czysta rolka do zadrukowania kosztuje 10 zł, gotowa rolka od zewnętrznego dostawcy aż 40 zł. My takich rolek w ciągu roku zużywamy około 200-250, co przekłada się na oszczędność nawet 7500 zł w skali roku.

Przykład 4

• To jeden z naszych większych projektów – aplikacja NoBarcode. Na czym polega i do czego służy? Usprawnia proces digitalizacji dokumentów związanych z potrąceniami z wynagrodzeń.
• Wcześniej, gdy proces przebiegał manualnie, istniała konieczność używania fizycznych kodów kreskowych jako separatorów dokumentów. To znaczy, że naklejki z kodami kreskowymi były naklejane ręcznie. Nie trzeba wyjaśniać, jak żmudne było to zajęcie dla pracownika.
• Aplikacja pozwala zeskanować wszystkie dokumenty do jednego, zbiorczego pliku PDF. Teraz nie ma już potrzeby stosowania kodów kreskowych.

Skuteczność aplikacji NoBarcode mierzyliśmy codziennie przez trzy miesiące od wdrożenia. Osiągnęła wynik 96%. Jednak trzeba tu podkreślić, że na pozostałe 4% składają się głównie niestandardowe dokumenty. Aplikacja pozwoliła również na zaoszczędzenie czasu. Zyskaliśmy ok. 30 minut w ciągu dnia. Oszczędności dotyczą również kosztów związanych z wydrukiem kodów kreskowych. Znacząco poprawiła też ergonomię pracy.

Automatyzacja procesów biurowych krok po kroku

Pierwszym krokiem zawsze jest dokładne zmapowanie procesów. Trzeba je rozłożyć na czynniki pierwsze i dobrze zorientować się w ich przebiegu. W ten sposób wskazujemy miejsca możliwych usprawnień. Następnie dobieramy takie narzędzia, które w ramach tych konkretnych procesów przyniosą najlepsze efekty.

Automatyzować można wszystkie powtarzalne czynności w biurze, wykonywane manualnie, związane z obsługą dokumentów. Niezależnie od tego, czy operujemy na dokumentach fizycznych, czy cyfrowych.

Istnieją tego rodzaju rozwiązania kompleksowe. Jednak możliwa jest również punktowa automatyzacja procesów biurowych. To znaczy, że usprawnienia tego rodzaju można wprowadzać etapami. Nawet takie udoskonalenia, które na pierwszy rzut oka wydają się drobne, przynoszą wymierne korzyści. Punktowe zmiany, na pozór niewielkie, pozwalają poprawić ergonomię pracy i workflow w procesie. Przynoszą też wymierne oszczędności czasu pracy – zauważa Paweł Ocibiński.

Dla jakich firm punktowa automatyzacja procesów biurowych może być rozwiązaniem interesującym? Przede wszystkim dla tych, które z różnych powodów nie korzystają z rozbudowanych i skomplikowanych programów do organizacji zarządzania i przepływu informacji w ramach procesów biurowych. 

---

Automatyzacja jest lekka

Inwestycje w twardą infrastrukturę ani nawet w drogi software nie są konieczne. Automatyzując zarządzanie dokumentami, korzystamy z ogólnodostępnych narzędzi programowania.

Ten aspekt jest na pewno ważny dla każdej firmy. Koszty inwestycyjne są tu jednak naprawdę niewielkie. Chodzi raczej o to, by najpierw dobrze przeanalizować proces, a następnie dobrać odpowiednie rozwiązanie. Taka automatyzacja nie musi być też bardzo skomplikowana technicznie. W tym sensie są to rozwiązania lekkie i bardzo przyszłościowe – podsumowuje ekspert z Impel Business Solutions.

Więcej o obsłudze procesów biznesowych dowiesz się tutaj.