Nowe e-faktury. [RAPORT] Księgowość w polskich firmach w 2021 r.

Od 2023 r. e-faktury staną się obowiązkową formą dokumentowania sprzedaży i całkowicie zastąpią faktury papierowe. Co to oznacza dla przedsiębiorców? Czy polskie firmy są przygotowane na zmianę? W jakim stopniu przedsiębiorcy posługują się technologią w obszarze księgowości i z jakich usprawnień korzystają?

Na te i inne pytania odpowiada RAPORT – księgowość w polskich firmach, który zrealizowała spółka Impel Business Solutions we współpracy z Infor.pl.

E-faktura zamiast faktury papierowej

Cyfryzacja i nowoczesne technologie opanowują naszą rzeczywistość. W funkcjonowaniu firm widać to w niemal każdym obszarze – również w księgowości. Na podejmowane działania mają wpływ wprowadzane przepisy, do których przedsiębiorcy muszą się dostosować.

Pod koniec 2021 r. na elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP) opublikowano nową strukturę logiczną e-faktury. Od stycznia 2022 r. to jeden z dopuszczalnych dokumentów, a od 2023 r. e-faktura zastąpi fakturę papierową.

Księgowość otwarta na technologie

Według badania 40% polskich firm w swoich procesach księgowych korzysta z technologii, takich jak OCR, digitalizacja dokumentów czy robotyzacja procesów biznesowych (RPA – Robotic Process Automation).

Przedsiębiorcy, którzy wspierają się technologią, najczęściej wybierają OCR faktur. Zgodnie z raportem z tego usprawnienia korzysta 20% badanych. OCR (ang. optical character recognition) to technologia, która pozwala na rozpoznanie tekstu na zeskanowanym dokumencie i przekształcenie go w edytowalny plik. Nadanie dokumentom cyfrowej postaci zmniejsza ryzyko błędnego przepisania danych przez pracownika.

Główną zaletą systemu OCR jest zmniejszenie czasu, w którym pracownicy musieliby wyszukiwać lub ręcznie przepisywać dane z dokumentów do systemów księgowych

– podkreśla to Aleksandra Pietruczuk, dyrektor CUP ds. procesów transakcyjnych w Impel Business Solutions.

Przy wdrożeniu technologii OCR Impel Business Solutions skorzystało z rozwiązania światowego producenta inteligentnego przetwarzania informacji – ABBYY FlexiCapture. Rozwiązanie wdrożono jako wsparcie w przetwarzaniu dokumentów. System można dostosować do potrzeb konkretnych klientów. Dodatkowo kiedy OCR nie jest pewny odczytu jakiejś informacji, przekazuje taki dokument do potwierdzenia przez pracownika.

Po wdrożeniu rozwiązania OCR w naszej organizacji część specjalistów, dotąd zaangażowanych w przepisywanie dokumentów do systemu księgowego, mogło zająć się bardziej odpowiedzialnymi i kreatywnymi zadaniami zgodnymi z ich kompetencjami. Zaoszczędziliśmy czas poświęcany na tę część procesu i dzięki automatyzacji poprawiliśmy jakość wprowadzanych danych do systemu. Co ważne OCR wykorzystuje elementy sztucznej inteligencji, dzięki czemu stale się uczy i eliminuje wcześniejsze błędy

– podsumowuje nasz ekspert Aleksandra Pietruczuk.

Synergia człowieka i technologii

Z danych ujętych w raporcie wynika, że polscy przedsiębiorcy, którzy dotąd nie korzystali z technologii w procesach księgowych, podchodzą dość ostrożnie do tego zagadnienia. Opór przed zmianami pojawia się zawsze na początku wprowadzania nowych rozwiązań. Przedsiębiorcy słyszą wiele obaw przed wdrożeniem technologii od swoich pracowników. Należą do nich m.in.:

• strach przed utratą pracy lub nagłą koniecznością przekwalifikowania się,
• lęk przed odnalezieniem się w zmienionej rzeczywistości,
• nieznajomość korzyści, które wynikają z wprowadzanych zmian,
• niepokój przed korzystaniem z nowych technologii.

Wprowadzanie innowacji powinno być poprzedzone odpowiednimi szkoleniami i wsparte wiedzą ekspertów. Dopiero zrozumienie wdrażanych zmian daje pracownikom poczucie bezpieczeństwa i pozwala odnaleźć się w nowej organizacji pracy. Aleksandra Pietruczuk z mocą podkreśla:

Każda zmiana – szczególnie ta technologiczna – jest dla człowieka, a nie zamiast człowieka. To musi wybrzmieć w każdym przypadku wdrażania nowych rozwiązań.

Ważnym aspektem jest także pokazanie pracownikowi szans i korzyści, jakie są związane z wprowadzanymi zmianami. Aleksandra Pietruczuk, dyrektor CUP ds. procesów transakcyjnych w Impel Business Solutions, tłumaczy, że nie trzeba bać się wprowadzania nowych technologii:

Obawy wynikające z zastępowalności człowieka nowymi narzędziami są błędnie przyjmowane przez pracowników. Nie ma obecnie technologii, która zastąpi kompetencje i wiedzę specjalisty. Wprowadzenie nowych rozwiązań to pomoc w wykonywaniu obowiązków. Prowadzi do bardziej angażujących i rozwojowych zadań do wykonania, nie pochłaniając dużej ilości czasu na czynności, które nie są atrakcyjne dla specjalistów.

Usprawnienia procesów księgowych

Warto podkreślić, że stosowanie technologii w obszarze księgowości to konkretne korzyści dla przedsiębiorców, np.:

• codzienne czynności są automatyzowane, optymalizowane, a co za tym idzie – przyspieszane,
• zastępowalność na stanowisku pracy, która do tej pory stanowiła problem, jest możliwa do uzyskania,
• zarówno pracownik, jak i pracodawca, nie martwi się o ciągłość realizacji usługi podczas urlopu specjalisty,
• dzięki zaoszczędzeniu czasu pracownik może zająć się specjalistycznymi zadaniami, które wykorzystują jego kompetencje – co zwiększa potencjał jego pracy,
• wprowadzenie automatyzacji łatwych i powtarzalnych czynności zwiększa ich poprawność poprzez eliminację błędu ludzkiego.

Nowe technologie z powodzeniem mogą wprowadzać zarówno małe, średnie, jak i duże przedsiębiorstwa. Inne przykładowe zalety zmian – na podstawie Impel Business Solutions – wymienia nasz ekspert Aleksandra Pietruczuk:

– 0,05% błędów w procesie,
– 40% zwiększenia efektywności,
– 80% oszczędności czasu pracy ludzkiej,
– wzrost kompetencji pracowników,
– 100% zadowolenia pracowników i klientów.

RAPORT – księgowość w polskich firmach

Pobierz pełną wersję RAPORTU – księgowość w polskich firmach i dowiedz się więcej o tym, jak radzą sobie firmy w obszarze księgowości.

W raporcie znajdziesz m.in. odpowiedzi na pytania:

• Czy polskie firmy są otwarte na digitalizację i OCR i planują ją wdrożyć w najbliższej przyszłości?
• Jakie są największe wyzwania dla działu księgowego?
• Co skłoniłoby przedsiębiorców do przekazania obsługi księgowej na zewnątrz?