Obsługa nieruchomości – jak zmniejszyć koszty po kryzysie pandemii?

Właściciele galerii handlowych, biur czy całych kompleksów nieruchomości komercyjnych, przytłoczeni kryzysem pandemii, coraz częściej poszukują optymalnych rozwiązań w obszarze obsługi swoich obiektów. Doskonałą alternatywą jest zintegrowana obsługa nieruchomości. Dziś ta kompleksowa usługa jest jeszcze bardziej zoptymalizowana. Jej elastyczny model został dostosowany do rynku dotkniętego epidemią Covid-19.

Zintegrowana obsługa nieruchomości to skupiona w jednej usłudze ochrona, serwis sprzątający i szerokie wsparcie techniczne, a także dodatkowe usługi specjalistyczne, wdrażane w zależności od potrzeb.

W tradycyjnym modelu, zarządca czy właściciel nieruchomości, musiał zamawiać te wszystkie serwisy oddzielnie, a co za tym idzie, negocjował ceny, podpisywał kontrakty i współpracował jednocześnie z kilkoma firmami. Usługa zintegrowana zabezpiecza te wszystkie obszary obsługi nieruchomości kompleksowo i jest dostarczana i realizowana przez jeden podmiot. Takie rozwiązanie niesie za sobą wymierne korzyści – przede wszystkim finansowe, ponieważ zintegrowane serwisy są relatywnie tańsze. Zbędnym staje się bowiem zatrudnianie kilku managerów do poszczególnych obszarów. To samo dotyczy oszczędności na etatach ochroniarzy, techników i osób sprzątających. Model rozproszony potrzebuje ich więcej, natomiast zintegrowany – mniej.

– Kompleksowa usługa to również korzyści operacyjne. Zarządca, czy właściciel nieruchomości, kontaktuje się bowiem już tylko i wyłącznie z przydzielonym mu opiekunem, konkretnie z managerem FM (facility management), a nie przedstawicielami kilku odrębnych firm – wyjaśnia Robert Mazur, dyrektor handlowy i ekspert zintegrowanej obsługi nieruchomości w spółce Impel Synergies.

Usługa zintegrowana zabezpiecza te wszystkie obszary obsługi nieruchomości kompleksowo i jest dostarczana i realizowana przez jeden podmiot. Takie rozwiązanie niesie za sobą wymierne korzyści – przede wszystkim finansowe, ponieważ zintegrowane serwisy są relatywnie tańsze.

Zintegrowana obsługa nieruchomości to mniej obowiązków zarządcy

Wyobraźmy sobie chociażby remont nieruchomości. W tradycyjnym modelu to zarządca (property manager) czy właściciel musi zaplanować całą logistykę związaną z tym przedsięwzięciem i skoordynować działania: zabezpieczyć dowóz materiałów budowlanych, poinformować ochronę co, kto i kiedy przywozi, ustalić terminy i obszary sprzątania terenu w trakcie i po remoncie.

W usłudze zintegrowanej za wszystko odpowiada manager FM. Właściciel obiektu może jedynie ocenić efekt koordynacji różnych zadań, a nie martwić się sposobem ich przeprowadzenia. W konsekwencji, property manager czy właściciel obiektu, może się skupić w tym czasie na faktycznym zarządzaniu nieruchomością i kwestiami dotyczącymi najemców, czyli całym zakresem rozliczeń oraz lokowaniem i planowaniem adaptacji pomieszczeń pod nowych kontrahentów.

– Odciążenie zarządcy od wszelkich działań operacyjnych dotyczących technicznej obsługi nieruchomości, sprzątania i ochrony, pozwala mu lepiej i bardziej wydajniej skupić się na tych rzeczach, które przynoszą mu realny dochód, czyli na szerokiej obsłudze klienta. Jeśli natomiast usługę tę wdrażamy w nieruchomości przemysłowej, pracownicy delegowani do tej pory do obszaru Facility Management, mogą skoncentrować się już tylko i wyłącznie na biznesie, a więc na produkcji czy innych zadaniach związanych z podstawową działalnością zakładu. A wszystkie obowiązki, które nierzadko zajmowały im wiele czasu i energii, a nawet spędzały sen z powiek, przejmuje taka firma jak nasza – podkreśla Robert Mazur.

– Odciążenie zarządcy od wszelkich działań operacyjnych dotyczących technicznej obsługi nieruchomości, sprzątania i ochrony, pozwala mu lepiej i bardziej wydajniej skupić się na tych rzeczach, które przynoszą mu realny dochód, czyli na szerokiej obsłudze klienta.

Lepszy podział pracy i pełna odpowiedzialność

Zintegrowana obsługa nieruchomości (ZON) całkowicie eliminuje też częsty problem związany z podziałem pracy i przerzucaniem odpowiedzialności. Wiąże się to z możliwością wyręczania pracownika przypisanego do jednego serwisu przez osobę z innego zespołu. W sytuacjach awaryjnych to technik lub ochroniarz może wykonać prace porządkowe, gdy na terenie nieruchomości nie ma akurat zespołu sprzątającego, który w modelu zintegrowanym często jest grupą mobilną.
Takie grupy pracują zgodnie z ustalonym harmonogramem, a integracja usług pozwala je zastąpić w przypadku zdarzenia losowego.
Innym przykładem są obowiązki technika, który pewnych czynności – ze względu na przepisy BHP – nie może wykonywać w pojedynkę. – Asysta drugiego technika jest trudna do zorganizowania i droga, ale w ZON może go zastąpić ochroniarz, wtedy drugi technik przyjeżdżać nie musi, dzięki czemu oszczędzamy. Działa to też w drugą stronę: po odpowiednim szkoleniu technik może zastąpić w dyżurce ochroniarza, gdy ten wychodzi do alarmu – tłumaczy ekspert.

Obsługa nieruchomości a bezpieczeństwo obiektu. Dodatkowe usługi w pandemii

Kolejną korzyścią kompleksowej obsługi nieruchomości jest lepsze zapewnianie bezpieczeństwa funkcjonowania obiektu i jego użytkowników, co ma kluczowe znaczenie w obliczu sytuacji nieprzewidzianych, takich jak np. pandemia. Współpraca służb umożliwia bowiem dokładniejsze sprzątanie, dodatkowe odkażanie, skrupulatniejszą weryfikację gości, częstsze przeglądy i dezynfekcje instalacji itp.
Zintegrowana obsługa nieruchomości obejmuje również, oprócz podstawowych, dodatkowe usługi specjalistyczne, które można włączać w zależności od potrzeb.

W przypadku zagrożenia wywołanego rozprzestrzeniającym się wirusem COVID-19, Impel Synergies w bardzo krótkim czasie wprowadził dodatkowe środki ostrożności u swoich klientów: wdrożono pomiary temperatury i wywiady z osobami wjeżdżającymi na teren obsługiwanej nieruchomości, zorganizowano wyizolowane pomieszczenia, zintensyfikowano i zwiększono częstotliwość sprzątania oraz odkażania klamek czy barierek. Dodatkowo, wprowadzono też nową usługę prewencyjnej dezynfekcji instalacji i całych pomieszczeń poprzez zamgławianie.

Parki logistyczne, galerie handlowe, zakłady lotnicze

Usługę zintegrowanej obsługi nieruchomości, Impel Synergies realizuje z powodzeniem od pięciu lat u dziesiątek klientów m.in. w parkach logistycznych w całym kraju, zakładach lotniczych, kompleksach biurowych czy galeriach handlowych. Dla każdej nieruchomości wypracowywane są dedykowane rozwiązania outsourcingowe. Zintegrowana obsługa nieruchomości znajduje zastosowanie w bardzo zaawansowanym i wyspecjalizowanym przemyśle lotniczym.

– W tego typu miejscach niezwykle istotna jest najwyższa jakość zintegrowanych usług: od ochrony, poprzez sprzątanie, aż do wszystkiego, co wiąże się z technicznym utrzymaniem budynku. Niezmiernie ważne jest stałe dbanie m.in. o optymalizację energetyczną obiektu, systematyczny serwis infrastruktury oraz regularne przeglądy instalacji pożarowej, wodno-kanalizacyjnej, klimatyzacji, wentylacji i innych – wymienia ekspert.

Nowy model zintegrowanej obsługi nieruchomości

Dziś Impel Synergies proponuje klientom również nowy, mocno zoptymalizowany model zintegrowanej obsługi nieruchomości, który jest odpowiedzią na gwałtowne zmiany rynkowe spowodowane pandemią. COVID-19 mocno dotknął bowiem sektor nieruchomości handlowych, a przytłoczeni kryzysem właściciele galerii, biur czy całych kompleksów nieruchomości komercyjnych, coraz częściej poszukują optymalnych, mniej kosztownych rozwiązań, w obszarze obsługi swoich obiektów.

Nowy model usługi zintegrowanej zakłada całkowitą obsługę obiektów przez ekipy mobilne lub model hybrydowy, czyli ograniczone zespoły stacjonarne wspierane ekipami mobilnymi. Dzięki temu cała usługa staje się tańsza, a właściciel obiektu może chociaż w części odrobić straty, jakie poniósł przez sytuację epidemiczną. – Jest to możliwe, bo Impel ma ogólnopolski zasięg i dysponuje zapleczem specjalistów w całej Polsce, może zaproponować klientom bardzo szybkie wsparcie mobilne. Nasze ekipy przybywają na miejsce w możliwie najkrótszym czasie, choć oczywiście nigdy nie wyprzedzą ekipy stacjonarnej, więc w sytuacjach nieprzewidzianych klient musi uwzględnić ten nieco wydłużony czas reakcji. Ale dzięki temu usługa ta staje się znacznie atrakcyjniejsza finansowo – podkreśla Robert Mazur.

Nowy model usługi zintegrowanej zakłada całkowitą obsługę obiektów przez ekipy mobilne lub model hybrydowy, czyli ograniczone zespoły stacjonarne wspierane ekipami mobilnymi.

– Ponadto, usługa zintegrowana ma to do siebie, że nigdy nie kończy się na etapie implementacji, ale stale podlega procesom modernizacji. Przykładowo, w niektórych obiektach należących do parków logistycznych, wychodząc naprzeciw oczekiwaniom klienta, wdrożyliśmy już model zoptymalizowanej obsługi nieruchomości i z powodzeniem ją realizujemy. Nasza usługa jest bowiem bardzo elastyczna i bazując na naszym doświadczeniu, zawsze dopasowujemy ją do rodzaju nieruchomości i wspólnie z klientem wypracowujemy najlepszy, zoptymalizowany model dla określonych grup obiektów – zapewnia ekspert.