Od papieru do organizacji cyfrowej: jak dzięki technologii OCR zrewolucjonizować procesy księgowe i kadrowo-płacowe

Automatyzacja procesów w działach księgowych czy kadr i płac to dziś ważna część działalności każdej dużej firmy. Technologia Optical Character Recognition (OCR) umożliwia zastąpienie monotonnych, powtarzalnych czynności robotami. Tym samym firmy coraz więcej papierowych dokumentów zamieniają na formę cyfrową. Jednak sukces wdrożenia takiej technologii nie zawsze jest gwarantowany, a uniknięcie błędów wymaga starannej analizy, planowania i wsparcia specjalistów.

Na czym polega technologia OCR w procesach księgowych i kadrowych

Technologia OCR w procesach księgowych i kadrowych to zaawansowane narzędzie, które umożliwia automatyczne rozpoznawanie tekstu z dokumentów w formie obrazów. Takich dokumentów, jak np. faktury, umowy czy dokumenty kadrowe. Dzięki tej technologii maszyny są w stanie odczytywać i przetwarzać tekst z dokumentów cyfrowych lub zeskanowanych. Ato eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych.

Jak wybrać odpowiednie narzędzie oparte na technologii OCR do automatyzacji procesów księgowych i kadrowych

Wybór i zakup narzędzia opartego na technologii OCR to jedynie pierwszy krok w procesie automatyzacji procesów w działach kadrowych czy księgowych. Nawet najbardziej zaawansowane rozwiązania na rynku nie dają dziś gwarancji szybkiego sukcesu. Często po wdrożeniu narzędzie nie spełnia oczekiwań biznesowych. Generuje błędy i nie dostosowuje się do specyfiki istniejących już procesów w organizacji.

Katarzyna Łucka, dyrektor biura zarządzania systemami i projektami w Impel Business Solution podkreśla, że kluczowym problemem podczas wdrażania technologii, takiej jak OCR, jest często niewystarczająco określona koncepcja biznesowa i założenia przed wdrożeniem narzędzia. – Przed rozpoczęciem procesu wdrożenia istotne jest precyzyjne określenie oczekiwań co do funkcji narzędzia, jego integracji z systemem oraz mapowanie pól w systemie dziedzinowym. Brak takiej klarownej koncepcji może prowadzić do niezadowalających rezultatów i zniechęcenia zespołu do stosowania nowych technologii – zauważa Katarzyna Łucka z IBS.

Udane wdrożenie technologii OCR

Przykładem udanego wdrożenia technologii są dwa projekty zespołu Impel Business Solutions w Grupie Impel. Firma zatrudnia kilkadziesiąt tys. osób, dlatego automatyzacja faktur zakupowych oraz e-teczka w procesach kadrowo-płacowych były koniecznością z uwagi na ogromną liczbę dokumentów do przetworzenia.

– Mówimy tu o około 20 tysiącach faktur miesięcznie oraz 30 tysiącach teczek osobowych. Przed wdrożeniem e-teczki, wszelkie dokumenty pracownicze funkcjonowały w formie papierowej. Aby uzyskać do nich dostęp, konieczne było wyszukiwanie w archiwum, skanowanie i przesyłanie do pracowników działu kadr. Dzięki zastosowaniu nowej technologii, wszystkie dokumenty pracownika są dostępne w systemie, co przynosi korzyści zarówno pracownikowi, jak i pracodawcy – podkreśla Katarzyna Łucka. Technologia OCR została również wykorzystana w procesie wprowadzania danych z faktur zakupowych do systemu. W ramach tego projektu, część faktur z określonymi atrybutami podlega automatycznemu księgowaniu. To oznacza, że pracownicy nie muszą już wykonywać ręcznych operacji księgowych do zaksięgowania faktury, wszystko odbywa się automatycznie.

Kastomizacja kluczem do sukcesu wdrożenia technologii OCR

Należy jednak pamiętać, że zakup narzędzia to tylko początek. Gotowe rozwiązanie pudełkowe może nie spełnić wszystkich potrzeb firmy. Dlatego konieczna jest kastomizacja, czyli dostosowanie technologii do konkretnych wymagań i procesów organizacji. W przypadku Grupy Impel różnorodność warunków płatności faktur czy podobieństwo nazw spółek w obrębie jednej grupy, wymagały specjalnego dostosowania narzędzia. I ten właśnie etap był kluczowy dla skutecznego wdrożenia.

Warto również zaznaczyć, że technologia OCR dzięki wykorzystaniu machine learning, uczy się na błędach i stale doskonali swoje zdolności. System ten automatycznie rozpoznaje tekst na fakturach. Następnie przekształca go w dane cyfrowe, co z czasem przekłada się na poprawę skuteczności odczytu.

Podsumowując, wdrożenie technologii OCR w procesach księgowych i kadrowo-płacowych wymaga precyzyjnego zaplanowania i dostosowania do specyfiki organizacji. Staranne określenie założeń biznesowych, kastomizacja narzędzia oraz zrozumienie, że technologia uczy się na błędach, to kluczowe elementy skutecznego wdrażania. W osiągnięciu oczekiwanych rezultatów nieocenione jest również wsparcie doświadczonych specjalistów.