Outsourcing kadr i płac na przykładzie klientów Impel Business Solutions

Od 2020 roku w Impel Business Solutions znacząco wzrosła liczba klientów zewnętrznych, dla których spółka świadczy usługi kadrowo – płacowe. Każdy miesiąc wiąże się z wdrożeniem nowego klienta i nowymi zapytaniami, z których coraz więcej kończy się decyzją o współpracy.

• Co zyskują klienci, którzy decydują się na outsourcing kadr i płac?
• Które procesy przejmuje Impel Business Solutions?
• Na czym polega taka współpraca?

Na przykładzie dotychczasowych klientów, o usłudze opowie Katarzyna Adamczyk, dyrektor CUP procesów kadrowo-płacowych klienta zewnętrznego w Impel Business Solutions.

Wzrost zainteresowania usługą

Na wzrost zainteresowania usługą outsourcingu kadrowo – płacowego miała m.in. wpływ pandemia Covid-19. Przedsiębiorcy musieli przeorganizować model pracy i zapewnić możliwość pracy zdalnej. Niektórzy, co o wiele trudniejsze, musieli zapewnić bezpieczeństwo tym, którzy nie mają możliwości pracy zdalnej.

Od marca 2020 roku zaczęła wzrastać liczba nowych klientów. Przejście na pracę zdalną i wyśrubowane zasady bezpieczeństwa skłoniły firmy do oddania części zadań w ręce zewnętrznych specjalistów. Kiedy wzrosło ryzyko utrzymania ciągłości realizacji funkcji i pojawiły się braki specjalistów na rynku, firmy uznały, że warto zadbać o sprawne funkcjonowanie procesów kadrowo-płacowych w przedsiębiorstwie. Najważniejsza dla klientów jest gwarancja terminowej realizacji naliczenia i terminowej wypłaty wynagrodzeń – mówi Katarzyna Adamczyk.

Impel Business Solutions przejmuje od klientów procesy związane m.in. z zatrudnieniem pracownika, zmianą warunków zatrudnienia, rozwiązaniem umowy z pracownikiem, nieobecności oraz naliczenie wynagrodzenia. Klienci decydują się na całość usługi kadrowo – płacowej lub wybierają  istotne jej elementy, np. obsługę płacową, której realizacja wewnątrz firmy jest największym wyzwaniem. Bardzo często, po pierwszych kilku miesiącach współpracy, zostaje ona rozszerzona o kolejne elementy tej usługi. To np. portal, pracowniczy, moduł czasu pracy czy PPK.

Wiemy, że klienci, którzy dołączyli do nas w czasie pandemii, nie traktują tego rozwiązania tymczasowo. Podpisujemy umowę na czas nieokreślony i stale rozwijamy zakres tej współpracy. Często rozpoczynamy od  podstawowej usługi, a w kolejnych miesiącach przejmujemy od klienta kolejne procesy z obszaru kadr i płac – dodaje Katarzyna Adamczyk. 

Najwyższe standardy w outsourcingu kadrowo – płacowym

W okresie dużych turbulencji na rynku pracy mniejsze i średnie firmy coraz częściej decydują się na outsourcing kadr i płac. Czynnikiem rozstrzygającym jest rzetelność i wiarygodność dostawcy w zakresie naliczenia i wypłaty wynagrodzenia. Dla firm, które nie posiadają odpowiednich zasobów, ważniejsze jest skupienie się na core biznesu. Realizacja funkcji składających się na tzw. back office oddawana jest w ręce partnerów, takich jak Impel Business Solutions.

Bardzo ważnym argumentem jest tutaj skala naszej usługi. Jeżeli u niedużego pracodawcy wystąpi problem z absencją pracowników w dziale kadr i płac, automatycznie powstaje problem z naliczeniem wynagrodzenia i dopełnieniem tego procesu. W przypadku Impel Business Solutions skala zarówno klientów zewnętrznych, jak i wewnętrznych zapewnia zasoby w pracownicze w takiej ilości, która nawet w przypadku absencji chorobowych lub urlopowych nie wpływa na wystąpienie problemów z zapewnieniem ciągłości działań, jakie realizujemy – tłumaczy Katarzyna Adamczyk. 

Klient, decydując się na outsourcing kadr i płac, optymalizuje również poziom ponoszonych kosztów. Odpada konieczność zakupienia systemu oraz serwisowania go, szkolenia pracowników oraz wyposażenia ich w narzędzia do kompleksowej obsługi procesu. Cała ta odpowiedzialność leży po stronie outsourcera.

Co więcej, ze względu na skalę, outsourcer może pozwolić sobie na inwestycję w automatyzację procesów. W małej lub średniej firmie okres zwrotu nakładów na robotyzację jest relatywnie długi. Przy dużej skali łatwiej jest zautomatyzować pracę. Dzięki temu eliminowana jest konieczność realizacji przez człowieka cyklicznych i monotonnych zadań oraz zmniejsza się ryzyko popełnienia błędu.

Ponadto outsourcing kadr i płac daje klientom dostęp do know-how dostawcy oraz dostęp do jego wiedzy i zasobów. Z pomocą outsourcera wiele firm przechodzi transformację cyfrową. Stopniowo eliminowane są papierowe dokumenty, wdrażane są dodatkowe funkcjonalności np. portal pracowniczy, czy rozliczenie czasu pracy.

Jedną z najważniejszych gwarancji jest zachowanie wysokich standardów w zakresie poprawności wykonanej usługi. Outsourcer gwarantuje klientowi świadczenie usługi zawsze w zgodzie z aktualnymi przepisami prawa pracy oraz odpowiednio przeszkolony zespół  specjalistów.

W ciągu ostatnich niemal dwóch lat skala zmian w przepisach była ogromna. Związane było to m.in. z uruchomieniem tarcz antykryzysowych, zmianami w zasiłkach chorobowych i przepisach dotyczących badań lekarskich oraz BHP. Wielu firmom ciężko było nadążyć za zmianami, a przecież trzeba je jeszcze zaimplementować w systemie, co wiąże się z  istotnymi dla mniejszych podmiotów kosztami – mówi Katarzyna Adamczyk.

Outsourcing kadr i płac w praktyce

Jednym z klientów, dla którego Impel Business Solutions świadczy usługi kadrowo – płacowe jest firma z kapitałem zagranicznym. Klient zatrudnia około 140 osób w różnych systemach czasu pracy.

Przeprowadziliśmy dogłębną analizę problemu klienta, dzięki czemu zaproponowane przez nas rozwiązanie przyniosło wiele korzyści i zoptymalizowało pracę – zaznacza Katarzyna Adamczyk.

Potrzeby klienta na pierwszym miejscu

Impel Business Solutions nawiązując relację z potencjalnym klientem przede wszystkim skupia się na dokładnej analizie i weryfikacji potrzeb klienta oraz na zindywidualizowanym podejściu.

Owszem, stawiamy na digitalizację i technologię, ale najważniejsza jest dla nas bezpośrednia komunikacja z klientem. To nasza przewaga rynkowa, o której mówią sami klienci. Mimo, iż bardzo wiele procesów w ramach świadczonej usługi jest zautomatyzowane, to w zakresie kontaktu z klientem stawiamy na bezpośredni i regularny kontakt. Klient ma dostęp do osoby merytorycznej po stronie IBS – telefoniczny i mailowy. W każdej chwili w ciągu dnia pracy może się z nią skontaktować. Takie rozwiązanie zdecydowanie przeważa nad narzędziem informatycznym, które wysyła odpowiedzi automatyczne lub poprzez system, za którym co prawda stoją ludzie, ale jest to zespół telekonsultantów, którego członkowie obsługują wszystkich klientów i nie nawiązują z nimi bezpośredniej, indywidualnej relacji – tłumaczy Katarzyna Adamczyk.

Elastyczność i zrozumienie po obydwu stronach jest wartością nadrzędną. Sporo outsourcerów decyduje się działać według jednego, określonego z góry standardu. Różnorodność klientów i ich potrzeb przeważają jednak na korzyść rozwiązania zastosowanego w Impel Business Solutions.

W swoim portfolio mamy klientów, którzy są z nami od lat. To oni podkreślają, że dzięki wzajemnemu zaufaniu osiągnęli pełen profesjonalizm i spokój w zakresie realizacji procesów kadrowo – płacowych. Dobra komunikacja, indywidualne podejście i obopólna współpraca to sukces modelu outsourcingowego. Możemy pochwalić się, że dzięki tym filarom z niektórymi klientami pracujemy już od 18 lat – dodaje Katarzyna Adamczyk.

Outsourcing kadr i płac coraz częściej wśród zainteresowań klientów

Obecnie, co miesiąc wdrażamy przynajmniej jednego nowego klienta. To, że outsourcing kadr i płac staje się coraz bardziej popularny twierdzimy nie tylko dlatego, że przybywa nam klientów. Znacząco wzrosła liczna samych zapytań o takie rozwiązania. Klienci chcą wiedzieć, jak wygląda świadczenie takiej usługi i co mogą zyskać. Doceniają korzyści tego rozwiązania i wracają do nas, z prośbą już o konkretną zindywidualizowaną ofertę – podsumowuje Katarzyna Adamczyk.

---