Efektywne zarządzanie procesem dystrybucji środków ochrony osobistej wymaga doskonałej organizacji oraz  zaangażowania dużych zasobów ludzkich i finansowych. Jest to szczególnie zajmujące w dużych i rozproszonych organizacjach. Jednym z rozwiązań wybieranych przez przedsiębiorców jest outsourcing środków BHP. To nic innego, jak  przekazanie tego procesu wyspecjalizowanemu partnerowi branżowemu. Nowoczesne rozwiązania informatyczne pozwalają zoptymalizować koszty i zapewnić bezpieczeństwo zarządzania środkami BHP w przedsiębiorstwie.

Bezpieczeństwo procesu

Zapewnienie bezpiecznego środowiska pracy, jak i niezbędnych środków ochrony osobistej jest podstawowym obowiązkiem każdego pracodawcy. Zgodnie z obowiązującym prawem, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy ma obowiązek zapewnić mu środki ochrony osobistej. Muszą to być odpowiednie środki do zagrożeń występujących na jego stanowisku pracy.

Nie każdy sobie zdaje sprawę, że środki ochrony osobistej takie jak np. kask mają swój termin przydatności do użytkowania i jest to termin produkcji, a nie data pierwszego użycia. Często na polskich budowach dochodzi do sytuacji, że pracownik pracuje w “przeterminowanym” kasku. W przypadku zdarzenia potencjalnie wypadkowego o tragedię nie trudno.

System informatyczny wspierający obsługę oferowany przez naszą firmę zapobiega takim sytuacjom. Dzięki zdigitalizowanej kartotece pracownika, już z odpowiednim wyprzedzeniem pracownik otrzymuje nowy, bezpieczny kask.  Wymianie dodatkowo podlegają środki ochrony, które uległy zniszczeniu lub uszkodzeniu. – mówi Janusz Surma, prezes zarządu Impel Delivery świadczącej usługi outsourcingu środków BHP.

Oprogramowanie obejmuje cały proces zarządzania asortymentem środków BHP: od zgłoszenia zapotrzebowania, poprzez wymianę, logistykę, aż do utylizacji zużytych lub nieaktualnych materiałów BHP.  Każdy pracownik jest wpisany do bazy danych, w której widnieją informacje na temat wydanych mu do pracy środków ochrony indywidualnej. Aplikacja Impel Delivery zapewnia elektroniczne katalogowanie podpisanych oświadczeń, kart produktów i innych wymaganych prawem dokumentów. 

Pracownik zarządzający obszarem BHP w każdej chwili może sprawdzić w systemie Pro-Serv jakie środki i komu należy zamówić. W systemie są dane wszystkich pracowników: od prezesa po ostatniego pracownika liniowego. Oczywiście system działa zgodnie z ustawą o przetwarzaniu danych osobowych (RODO). – podsumowuje Janusz Surma. 

Dostosowanie do potrzeb klienta

Współpraca z klientem rozpoczyna się od określenia asortymentu, który będzie dostępny w ramach usługi outsourcingu środków BHP. Następnie definiowane są grupy pracownicze oraz dostępne dla nich środki ochrony osobistej. Po uzyskaniu tych danych system jest gotowy do pracy. Pracownicy Impel Delivery dodatkowo oferują wsparcie w zagospodarowaniu pozostałych dotychczasowych stanów magazynowych.

System pozwala konfigurować raporty, które są dostosowane do obowiązujących u klienta zasad i standardów raportowania. Osoba nadzorująca realizację usługi ma wgląd do danych na temat zaplanowanych automatycznie dostaw oraz ich kosztów rozlokowanych w czasie. Dodatkowo może zrealizować każde, nawet nietypowe zamówienie. – Złożone zamówienia są dostarczane za pomocą usługi kurierskiej, bądź są realizowane w siedzibie klienta  w magazynie depozytowym prowadzonym przez naszego pracownika. Coraz częściej do dystrybucji środków BHP używamy maszyn vendingowch , których największą zaletą jest dostępność produktów 24 godziny na dobę. Działanie po stronie klienta tym samym zostaje ograniczone do minimum – mówi Janusz Surma.

Realne oszczędności

Outsourcing w obszarze BHP pozwala znacząco zmniejszyć liczbę osób zaangażowanych w proces zapewniania środków ochrony indywidualnej w przedsiębiorstwie. Wykorzystywane oprogramowanie generuje wymagane przez organizację raporty. System wysyła także fakturę zbiorczą, którą można w prosty sposób wprowadzić do systemu księgowego.

Kilkanaście lub kilkadziesiąt faktur zastępuje jedna faktura od firmy outsourcingowej. Obsługą i nadzorem procesu u  klienta zajmuje się  jedna osoba. Co więcej, jest to pracownik firmy outsourcingowej – mówi Janusz  Surma. 

Wymierne korzyści dla każdej firmy

Outsourcing BHP można wdrożyć w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości. Niemniej jednak największe korzyści mogą osiągnąć duże organizacje, w  których pracownicy do codziennej pracy korzystają z wielu rodzajów środków ochrony osobistej począwszy od specjalistycznych butów, poprzez odzież ochronną, środki ochrony uszu i oczu, kończąc na hełmie ochronnym. 

– Impel Delivery jest jednym z prekursorów tej usługi na polskim rynku. Obecnie dostarczamy środki ochrony osobistej do ponad 20 tys. pracowników, w kilkudziesięciu  lokalizacjach  – mówi Janusz Surma, prezes spółki Impel Delivery wchodzącej w skład Grupy Impel.

Prezes Janusz Surma tłumaczy, że rynek, zmęczony konkurencją cenową dostawców, poprosił o inne rozwiązanie: usługę przynoszącą wymierne oszczędności oraz pomagającą opanować skomplikowany proces zarządzania odzieżą i sprzętem ochronnym.

W opinii naszych klientów najważniejszą korzyścią jest obniżenie kosztów w obszarze BHP i uszczelnienie systemu dystrybucji. Klient ma do dyspozycji nowoczesny system informatyczny do obsługi zamówień. System posiada w bazie wszystkie dane pracowników niezbędne do złożenia zamówienia – podsumowuje Janusz Surma. – Dzięki wdrożeniu outsourcingu środków ochrony indywidualnej firma może skoncentrować się na swojej podstawowej działalności, oddając BHP w profesjonalne ręce.

Więcej informacji na temat outsourcingu BHP znajdziesz na naszej stronie.