Praca zdalna po nowemu. Co powinien zrobić pracodawca, gdy nie zdąży jej wdrożyć?

Już 7 kwietnia 2023 r. wchodzą w życie nowe przepisy wprowadzające do Kodeksu pracy rozwiązania dotyczące pracy zdalnej. Aby w pełni wykorzystać nowe możliwości pracodawcy powinni nie wcześniej niż 7 kwietnia 2023 r. wdrożyć w swoich organizacjach nowe przepisy.

Zasady wykonywania pracy zdalnej należy określić w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku, gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. 

Wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie, o którym mowa wyżej lub nie został wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w indywidualnym porozumieniu zawartym z pracownikiem. 

Pracodawcy, którzy do 7 kwietnia 2023 r. nie zdążą porozumieć się z działającymi u nich organizacjami związkowymi ani nie zdążą przyjąć regulaminu pracy zdalnej mogą zatem: 

1. zawrzeć porozumienia indywidualne z pracownikami lub 
2. wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej w stanie zagrożenia epidemicznego  

Natomiast , jeśli pracodawca nie wprowadził wewnętrznych regulacji w zakresie pracy zdalnej, pracownicy mogą wnioskować o pracę zdalną okazjonalną. 

Z perspektywy dostawcy usług kadrowo-płacowych widzimy, jak dużą rewolucję w przedsiębiorstwach wprowadziła ta zmiana. Jesteśmy niemal w stałym kontakcie z naszymi klientami, których wspieramy w tym procesie – informuje Katarzyna Adamczyk, dyrektor procesów kadrowo-płacowych w Impel Business Solutions. 

Szczegółowo i dokładnie monitorujemy wprowadzane zmiany w Kodeksie pracy, w tym tę dotyczącą pracy zdalnej – mówi Katarzyna Makowska, dyrektor ds. zarządzania ryzykiem biznesowym i compliance i dodaje – Czuwają nad tym zarówno dział kadr i płac, jak i Biuro Wsparcia Biznesu oraz prawnicy, którzy na bieżąco zapoznają się z przepisami, rozkładają je na czynniki pierwsze i informują o nich pracowników. Podstawą naszego działania jest przede wszystkim bezpieczeństwo obsługiwanych przez nas procesów naszych klientów. Zdajemy sobie sprawę z tempa zmian i ich ilości, dlatego tym, którzy nie zdążyli wprowadzić rozwiązań z zakresu pracy zdalnej przypominamy, że przepisy przewidują trzy opcje:

• Porozumienia indywidualne z pracownikiem

Na podstawie art. 67²⁰ § 5 KP wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie z organizacjami związkowymi albo nie został wydany regulamin pracy zdalnej. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

• Polecenie wykonywania pracy zdalnej  

Na podstawie art. 67¹⁹ § 3 KP praca zdalna będzie mogła być wykonywana na polecenie pracodawcy w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego albo w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie będzie czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej. Należy zwrócić uwagę, że od 7 kwietnia 2023 r. polecenia wydane dotychczas na podstawie „ustawy covidowej” nie będą obowiązywały. Przestaną obowiązywać automatycznie, ponieważ na podstawie art. 15 pkt 1 ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy − Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw została uchylona podstawa prawna ich wydania tj. art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. 

Pracodawcy są zatem zobowiązani wydać nowe polecenia pracy zdalnej, na podstawie art. 67¹⁹ § 3 KP. 

• Praca zdalna okazjonalna: 

Na podstawie art. 67³³ § 1 KP praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.  

Podstawą prawną omawianych zmian jest Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U.2023.240 z dnia 2023.02.06). Przepisy te wchodzą w życie 7 kwietnia 2023 r. 

Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej to tylko część zmian wprowadzanych w tym roku w prawie pracy. Kolejne zmiany w Kodeksie pracy mają dotyczyć między innymi zawierania umów na okres próbny, na czas nieokreślony, dłuższych przerw w pracy czy urlopu opiekuńczego. Dla pracodawców oznacza to konieczność śledzenia na bieżąco wprowadzanych zmian, co wymaga czasu i szkoleń pracowników. Innym rozwiązaniem jest powierzenie obsługi kadrowo-płacowej zewnętrznemu partnerowi, który weźmie na siebie odpowiedzialność za realizację obsługiwanych procesów zgodnie z najnowszymi procesami.