Robotyzacja procesów w ramach rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych

7 robotów – każdy o imieniu Rudolf i każdy z unikalnym numerem, po którym można rozpoznać czym się zajmuje. Na co dzień pracują w jednym z działów Impel Business Solutions i zajmują się rozliczeniami z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Radzą sobie doskonale – w błyskawicznym tempie przeglądają dokumenty, porządkują je i w dużej mierze uzupełniają. Skąd pomysł na robotyzację akurat tego obszaru?

Robotyzacja a korekty z ZUS

Poprawnie funkcjonująca organizacja dba o regularność i systematyczność rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Po stronie ZUS jednak nie zawsze wszystkie dokumenty były przetworzone w odpowiednim terminie. Niektóre z korekt, które obecnie wysyła Zakład Ubezpieczeń Społecznych sięgają lat dziewięćdziesiątych.

Od 2013 roku baza danych osobowych w ZUS jest aktualizowana zgodnie z bazą PESEL. W przypadku zmiany danych osobowych, czyli np. nazwiska, dziś taka informacja aktualizuje się automatycznie. Wcześniej, jeżeli pracownik nie poinformował o takiej zmianie pracodawcy, raport był generowany z niepoprawnymi danymi i skutkiem tego odrzucany przez ZUS. Dopiero teraz, gdy ZUS synchronizuje bazę danych z numerem PESEL, jest w stanie przesłać nam informację o odrzuconych raportach. Musimy także pamiętać, że potrzeba korekty pojawia się także w innych przypadkach niż zmiana danych osobowych – to między innymi również zmiany w zakresie wysyłania tzw. dokumentów zerowych za pracowników zatrudnionych w charakterze zleceniobiorcy lub korekty zgonów– mówi Monika Grabarkiewicz, lider sekcji ZUS w Impel Business Solutions.

Sukcesywnie namnażanie dokumentów spowodowało lawinę raportów wymagających również korekty. Ich ilość jest szczególnie duża dla pracodawców zatrudniających pracowników w tysiącach i dziesiątkach tysięcy osób. Z taką ilością dokumentacji w Impel Business Solutions doskonale radzi sobie stworzony do tego celu robot.

Błyskawiczne tempo pracy robota

Robot przegląda 9 tysięcy stron dokumentów z ZUS-u w 48 godzin, pracując nieprzerwanie. W tym czasie wyłapuje kwestie potrzebne do skorygowania, sczytuje jakich miesięcy oraz jakich kwot dotyczy korekta.

Przed uruchomieniem robotyzacji rozważaliśmy powołanie specjalnego zespołu, którego głównym i właściwie jedynym zadaniem było czytanie korekt z ZUS-u. Obliczyliśmy jednak, że to praca dla pięciu osób na czas trzech miesięcy. Co równie ważne – ta praca byłaby niezwykle nużąca. dodaje Monika Grabarkiewicz.

Dzięki uruchomieniu robotyzacji w zakresie przetwarzania pism z ZUS-u, organizacja zyskuje poprawność i aktualność dokumentów. Przeskanowane pisma trafiają bezpośrednio do archiwizacji, a robot dodaje pozycje do pliku, w którym w wygodny sposób można odnaleźć konkretne pismo, wymagające korekty (miedzy innymi dzięki temu, że każde pismo otrzymuje dedykowany kod, który odpowiada rodzajowi sprawy).

Plik tworzony przez robota pozwala na cofnięcie się wstecz w bardzo szybki sposób – kilkoma kliknięciami możemy odnaleźć pismo sprzed roku czy dwóch lat. To duże ułatwienie, bo ZUS często wraca do dokumentów wygenerowanych jakiś czas temu. Teraz wiemy ile pism do nas przyszło i jakiego rodzaju są to pisma – podkreśla Monika Grabarkiewicz.

Robotyzacja w bieżących rozliczeniach

Każda organizacja co miesiąc ma obowiązek przesłania do ZUS-u imiennych raportów z wynagrodzeniami dla pracowników. Taki raport zawiera informacje na temat potrąconych składek społecznych czy zdrowotnych. Przed robotyzacją w spółce Impel Business Solutions taki proces generowania raportów dla każdej spółki i łączenia dokumentów w pliki zajmował zespołowi około 5 dni.

Robot eksportuje dane do pliku pdf, generuje tablice w pliku Excel i eksportuje dokumenty do programu Płatnik. Taki komplet wraz ze zbiorówką listy płac otrzymuje pracownik, który jedynie zajmuje się wyjątkami tj.: poprawia ewentualne błędy i realizuje korekty do poprzednich miesięcy. To trwa naprawdę o wiele krócej i znacząco ułatwia pracę człowiekowi – dodaje Monika Grabarkiewicz.  

Nowoczesne i ekologiczne rozwiązania

Robotyzacja w zakresie rozliczeń z ZUS pozwala zaoszczędzić bardzo dużo czasu i ogromnie zwiększyć efektywność procesu. Ponadto, cyfryzacja tego obszaru jest rozwiązaniem, które ogranicza zużycie papieru do minimum. Tylko część dokumentów jest zachowywana w formie fizycznej. Większość z nich ma obecnie postać plików przechowywanych na dysku. To ważne dla organizacji, które cenią wartości ekologiczne i doskonale odnajdują się w świecie 4.0.

---

Monika Grabarkiewicz, lider zespołu ZUS