Robotyzacja w kadrach, czyli wysoka jakość, większa efektywność i oszczędności
01.06.21
Udostępnij
Pogranicze działu kadr i HR powiązane jest wieloma procesami, które wymagają bardzo dużej skrupulatności związanej z porządkowaniem i synchronizacją dokumentacji pracowniczej. Podczas gdy HR-owcy starają się uatrakcyjnić samą rekrutację, zespoły kadrowe pracują nad optymalizacją, która skróci czas większości procesów i poprawi efektywność. Tu z pomocą przychodzi robotyzacja, o której rozmawiamy dziś z Edytą Ożgą, projekt menedżerem w Impel Business Solutions i Eweliną Ochman, liderem zespołu kadr w Impel Business Solutions.
Robotyzacja w kadrach – czym może zająć się robot?
Procesy kadrowe to przede wszystkim raporty i to właśnie raportowaniem oraz wysyłką raportów do klienta zajmuje się robot w dziale kadr w Impel Business Solutions. Raportowane są między innymi:
- uzgodnienia zatrudnienia oraz wykaz pracowników przyjętych i zwolnionych w danym miesiącu kalendarzowym
- kończące się terminy badań lekarskich, orzeczeń o niepełnosprawności, umów o pracę
- urlopy wypoczynkowe wykorzystane i do wykorzystania
- statystyki oraz wskaźniki niepełnosprawności i inne, ważne dla klientów informacje dotyczące dofinansowań
Statystyki i wskaźniki niepełnosprawności to bardzo ważna kwestia dla klientów, którzy korzystają z dofinansowań lub ulg PFRON lub są zakładami pracy chronionej. Prawidłowo wykonany raport wskaźnika niepełnosprawności oraz dostarczony na czas jest w tym wypadku kluczowy dla funkcjonowania spółki – zaznacza Edyta Ożga.
Robotyzacja w kadrach to także przekazanie robotowi zadań związanych z generowaniem, pobieraniem i zapisywaniem dokumentów zgłoszeniowych ZUS. Najprościej mówiąc są to druki, które znajdują się w programie Płatnik, czyli ZUS ZUA ZWUA, ZCNA. Przed robotyzacją to zadanie było bardzo pracochłonne dla pracowników, a jednocześnie bardzo istotne dla organizacji.

To oczywiste, że zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych każdego pracownika oraz członka rodziny jest obowiązkowe. Poprawność i terminowość wykonania tego procesu jest zatem niezmiernie ważna. Dziś, w Impel Business Solutions zajmuje się tym robot. Odnajduje pracowników po numerze PESEL, wyszukuje dedykowane dokumenty, które w danym dniu są wysyłane, pobiera je zapisując w pliku .pdf. Tworzy także ich specyfikację. Pracownik otrzymuje od robota pakiet, który jest gotowy do przekazania klientowi. To naprawdę bardzo duża część żmudnej pracy, której dziś, już nie muszą wykonywać pracownicy – podkreśla Ewelina Ochman.
Korzyści płynące z robotyzacji w kadrach
Robotyzacja w kadrach to przede wszystkim pewność w dotrzymaniu terminów. Narzędzie, takie jak robot działa zero-jedynkowo – pracuje w wyznaczonych dniach, bez względu na święta, zwolnienia lekarskie czy urlopy. Wykonuje swoje zadanie w takim dniu, na jaki zostanie zaprogramowany i w myśl takiej zasady, jaka dla klienta jest najwygodniejsza. Sortuje według numeru MPK, zlecenia kontrolingowego lub innej zmiennej, która jest istotna dla danego klienta.
Co ważne, dane przekazane klientom są ustandaryzowane i jednolite. W ramach jednej spółki wysyłane są do wielu adresatów. Dzięki robotyzacji pewne jest to, że każdy otrzyma dane w takim samym układzei. Znacznie poprawiła się również jakość i terminowość przekazywanych danych – dodaje Edyta Ożga.
Generowanie i wysyłka raportów przez robota zwiększyło dbałość o bezpieczeństwo danych. Wprowadzone zostało hasłowanie raportów przesyłanych drogą mailową. Hasła przekazywane są innym źródłem komunikacji – zwykle jest to sms na podany numer telefonu. Dzięki temu unikamy wycieku danych osobowych. Raporty trafiają do osób, które przez klienta są wyznaczone jako jedyny i właściwy odbiorca danych osobowych.
Wdrożenie robotyzacji w zakresie procesów związanych z dokumentacją pracowniczą to również bardzo duża oszczędność płynąca przede wszystkim ze znacznego zminimalizowania wydruków. W skali spółki, takiej jak IBS, jest to zmniejszenie wydruku aż o około 340 stron miesięcznie dla około 1200 raportów. Dzięki temu dbamy o środowisko i jesteśmy zdecydowanie bardziej eko. Oczywiście, jeśli chodzi o oszczędności, warto wspomnieć również, że jeżeli nie drukujemy, to też nie wysyłamy dokumentów pocztą. Dla organizacji jest to niewątpliwie kolejna, duża oszczędność – mówi Edyta Ożga.

Oszczędność czasu pozwoliła na wygospodarowanie przestrzeni na zadania kontrolne i o wiele bardziej ambitne oraz większe zaangażowanie pracowników w kluczowe procesy. Dzięki temu, każdy klient otrzymuje od nas maksimum uwagi przy realizacji zleceń, co przekłada się na obopólną satysfakcję.
Ta satysfakcja wyrażona jest także w bezbłędności generowanych przez robota raportach. Obecnie, mamy pewność, że żaden raport nie zostanie pominięty lub nie zawiera błędnych danych. Jeżeli zdarzy się sytuacja, że raport nie zostanie wygenerowany, to robot informuje nas o tym. Wtedy pracownicy zajmują się zidentyfikowaniem problemu. Najczęściej dzieje się tak, gdy dane dostarczone robotowi są niekompletne – dodaje Ewelina Ochman.
Prawidłowe i sprawne zarządzanie obszarem kadrowo – płacowym
Klient decydujący się na outsourcing raportowania w ramach procesów kadrowych oczekuje syntetycznych danych. Ponadto, dane musza być dostarczone w odpowiednim czasie i w najlepszej jakości. Organizacje, które korzystają w tym zakresie z robotyzacji potrafią zapewnić jednolity układ raportów. Są one także przejrzyste i zawierają tylko takie dane, które są dla klienta niezbędne. Standaryzacja tych danych pozwala na ich scalenie lub podział, wyciąganie wniosków i analizę. Robot generuje raporty co miesiąc generowane w tym samym układzie. To zdecydowanie ułatwia łączenie ich narastająco i możliwość późniejszej interpretacji danych. To ułatwia nie tylko pracę w strukturach kadrowych, ale przekłada się na sprawne zarządzanie całym przedsiębiorstwem.

Edyta Ożga, projekt menedżer
w Impel Business Solutions
Projekt menedżer z wieloletnim doświadczeniem w obszarze HR. Specjalizuje się w procesach kadrowo-płacowych. W Impel Business Solutions prowadzi projekty, w których pomaga szukać rozwiązań automatyzacyjnych i robotyzacyjnych, często na styku procesów. Absolwentka Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu.

Ewelina Ochman, lider zespołu kadr Impel Business Solutions
Lider z doświadczeniem w zarządzaniu zespołem kadrowym obsługującym Grupę Impel i Partnerów Biznesowych, a wcześniej klienta zewnętrznego. Główny Kluczowy Użytkownik systemu SAP HR w obszarze kadr w Grupie Impel. Absolwentka Uniwersytetu Przyrodniczego. Obecnie mocno zaangażowana w projekt digitalizacji akt osobowych pracowników.
Powiązane artykuły

Krajowy System e-Faktur – Elektroniczna rewolucja w świecie ...
Wyjaśniamy, czym ten system tak naprawdę jest, kto będzie zobowiązany do korzystania z KSeF, czym jest faktura ustruk...
09.04.24


Jaki będzie 2024 rok w podatkach?
Piotr Adamski, starszy konsultant ds. podatków, Business Tax Professionals o tym, jakie zmiany czekają nas w przepisa...
12.12.23
