Rozliczasz wynagrodzenia dla pracowników? Może Ci w tym pomóc aż 14 robotów

Wynagrodzenia dla pracowników i procesy z tym związane to newralgiczne zadanie w każdej organizacji. Dział, który ma to w swoich obowiązkach obciążony jest presją terminowości i dokładności. W Impel Business Solutions ten proces wspierany jest przez 14 algorytmów. O najważniejszych zadaniach, które oddane zostały w ręce robota opowiada Magdalena Uszyńska, lider zespołu płac w Impel Business Solutions, spółce należącej do Grupy Impel.

Generowanie zbiorczych list płac

W 2018 r. w zespole płac Impel Business Solutions uruchomiono pierwszego robota, który nieprzerwanie zajmuje się generowaniem zbiorczych list płac.

Przed robotyzacją zbiorówki ręcznie generowaliśmy z systemu, drukowaliśmy, podpisywaliśmy i formie skanu lub papierowej trafiały do działu księgowości. Przy obsłudze ponad 60 spółek wypełnienie jednej zbiorówki zajmowało ok. 40 minut – wyjaśnia Magdalena Uszyńska.

Proces przed oddaniem w ręce robota z dużą skrupulatnością przemyślano i opisano, aby zespół, który buduje robota, mógł jak najwierniej odtworzyć go. Generowanie zbiorczych list płac to działanie na styku z procesami realizowanymi w księgowości – po wygenerowaniu zbiorówki, jest ona potrzebna do uzgadniania sald i innych uzgodnień księgowych.  Robot musiał zatem zostać zaprogramowany tak, aby raport który generuje odpowiadał na potrzeby wszystkich interesariuszy.

W tym procesie kluczowa jest terminowość – zarówno pod względem odpowiedzialności wobec podmiotu, który obsługujemy w zakresie kadrowo-płacowym, jak i pod względem przekazywania danych, które są niezbędne do rozpoczęcia procesu w innym dziale. Ustalenie jednej ścieżki obsługi i pewność w zakresie dotrzymania terminów to największa zaleta. Oprócz tego wiele oszczędzamy na papierze oraz czasie naszych pracowników – dodaje Magdalena Uszyńska.

Meldunek o działalności gospodarczej do GUS

Comiesięczny raporty DG1 wysyłany do Głównego Urzędu Statystycznego to kolejne zadanie, w którym istotna jest terminowość. Zespół Impel Business Solutions podkreśla, że robot, który realizuje ten proces, robi to bez ingerencji pracowników. To niezmiernie istotne, zwłaszcza dlatego, że GUS wymaga raportowania 5-go dnia każdego miesiąca. Dla działu płac jest to najgorętszy okres naliczania wynagrodzenia dla pracowników.

Raportowanie nieobecności pracowników dla klientów

W procesie naliczania wynagrodzenia dla pracowników, dla klienta istotną informacją są także dane dotyczące nieobecności chorobowych pracowników. Ma to znaczenie także z operacyjnego punktu widzenia – przełożony po analizie takiego raportu podejmuje decyzje pozwalające zachować ciągłość obsługi. Nierzadko ta informacja ma także wpływ na przyznawanie pracownikom premii lub nagród.

Uruchomiliśmy roboty, które systematycznie co piątek generują takie raporty i wysyłają je do klientów. Po stronie klienta obecni są rejestratorzy lub koordynatorzy czasu pracy, którzy korzystają z tych danych. Raport powstaje na podstawie matrycy, która zawiera zawsze aktualne dane osób, które są odbiorcami. Oczywiście raporty są hasłowane, aby nie naruszać regulacji RODO – zaznacza Magdalena Uszyńska.

Wypłata ekwiwalentów za urlopy wypoczynkowe

Ekwiwalenty za niewykorzystany urlop należy wypłacać w momencie ustania stosunku pracy. Z tego powodu wypłaty mogą odbywać się także trakcie miesiąca. Takie zasada, choć bardzo korzystna i zrozumiała z punktu widzenia pracownika, przed wdrożeniem robota mogła spowodować ryzyko podwójnej wypłaty.

Ekwiwalent, który wypłaciliśmy w czasie miesiąca nie był blokowany w systemie, co generowało ryzyko ponownego ekwiwalentu na liście głównej. Aby tego uniknąć, proces zabezpieczamy blokadą ekwiwalentu. Na podstawie analiz, stworzyliśmy robota, który w danym miesiącu generuje raport z wypłaconych już ekwiwalentów. Jest to podstawą do ich zablokowania. Tym samym nie ma możliwości ponownej wypłaty tego samego ekwiwalentu – wyjaśnia Magdalena Uszyńska.

Kolejne roboty w procesie naliczania wynagrodzenia dla pracowników

Robotyzacja procesów w Impel Business Solutions trwa. Mimo, iż w dziale płac pracuje już 14 robotów, to nadal jest miejsce na jeszcze 2 lub 3 algorytmy. Magdalena Uszyńska podkreśla, że robotyzacja niesie za sobą jedynie pozytywne skutki. Do najważniejszych należą: wyeliminowanie czasochłonnych czynności, eliminacja papieru w zgodzie z ekologią i znacznie większa satysfakcja pracowników z wykonywanej pracy.

---