Technologia OCR – idealne rozwiązanie dla faktur kosztowych

Dziś, w dobie robotyzacji i digitalizacji, dużą cześć wykonywanych prac chcemy usprawnić lub zautomatyzować. Wiele takich procesów zachodzi w obszarze księgowości, kadr, płac i w sekcjach zajmujących się szeroko pojętymi rozliczeniami. Obok digitalizacji, czyli eliminacji papierowych dokumentów oraz robotyzacji, która zdejmuje z pracowników powtarzalne czynności, swoje miejsce znajduje również technologia OCR.

• Czym jest OCR i dlaczego nie mówimy, że to robotyzacja?
  
• Jak działa system stosowany w Impel Bussines Solutions?
  
• Jakie korzyści daje zastosowanie technologii OCR?

Od skanu do dokumentu tekstowego

Technologia OCR  (ang. optical character recognition) to nic innego jak optyczne rozpoznawanie znaków. Oprogramowanie analizuje dostarczony plik graficzny, czyli skan dokumentu lub jego zdjęcie i rozpoznaje na nim tekst. Następnie wyodrębnia go i przekształca w zwykły dokument tekstowy, który w prosty sposób można zmieniać lub edytować.  

OCR łączy najwyższej jakości funkcje przetwarzania języka naturalnego, uczenia maszynowego i zaawansowanego rozpoznawania znaku w celu obsługi wszystkich rodzajów dokumentów. System przetwarza nie tylko faktury, ale też umowy, formularze, zamówienia, pisma kadrowe. Możemy powiedzieć, że wspiera przedsiębiorstwo w digitalizacji w naprawdę wielu aspektach. – mówi Katarzyna Łucka, menadżer ds. cyfryzacji w Impel Business Solutions.

OCR nie jest robotem powstałym w ramach RPA. To inna technologia, która wspiera robotyzację. Roboty, które nie potrafią jeszcze czytać skanów zdjęć lub plików pdf, dzięki technologii OCR, mogą otrzymać dokument w wersji cyfrowej i z takim plikiem pracować w ramach kolejnych czynności, do których wykonania potrzebny jest dany dokument. 

Technologia OCR w praktyce

System, z którego korzystają pracownicy Impel Business Solutions posiada dedykowany moduł do rozpoznawania faktur, który cechuje obszerna logika rozpoznawania wzorców typowych dla faktur kosztowych. Dzięki temu program jest w stanie odczytać tysiące różnych szablonów faktur, nie tylko polskich ale również zagranicznych.

Oprogramowanie, z którego korzystamy jest na tyle zaawansowane, że nie musieliśmy ‘uczyć’ OCR-a, gdzie ma poszukiwać konkretnych danych, jak np. data sprzedaży lub numer faktury. To duże ułatwienie, zwłaszcza na etapie wdrożenia technologii. – dodaje Łucka.

Czas wprowadzania faktur z wykorzystaniem OCR jest znacznie krótszy niż wprowadzanie ręczne dokumentu do systemu. OCR przetwarza dokument i jeżeli jest pewny odczytu danych na 100% generowany jest automatycznie plik cyfrowy. Faktury, które nie zostaną rozpoznane przez system trafiają do weryfikacji przez człowieka. OCR to jednak narzędzie, które stale się uczy, zatem jego skuteczność stale się zwiększa.

W dokumencie, który trafia do weryfikacji przez człowieka uzupełnione przez OCR jest ok 80-85% pól. Pracownik wskazuje i uzupełnia nierozpoznane pola, a system dzięki mechanizmom uczenia to zapamiętuje. Z każdym przetworzonym dokumentem rośnie skuteczność odczytywanych danych.  W IBS obecnie 20% dokumentów przetwarzanych jest w całości przez OCR, bez udziału człowieka. – zaznacza Katarzyna Łucka.

Na skuteczność procesu wpływa wiele czynników. Między innymi jest to rozdzielczość dokumentu – im wyższa, tym OCR pracuje poprawniej. To samo dotyczy dokumentów przesłanych w formie zdjęć – rozmazane lub niskiej jakości będą dla systemu trudniejsze do odczytu.

Co zyskuje organizacja dzięki skorzystaniu z technologii OCR?

Automatyzacja odczytywania danych z faktury to przede wszystkim bardzo duże przyspieszenie wprowadzenia dokumentów, zwłaszcza w okresach ich bardzo dużych spływów, czyli w ostatnich dniach miesiąca. W dużych przedsiębiorstwach, pracujących z wieloma kontrahentami są to ogromne ilości danych. W IBS docelowo OCR będzie odczytywać ok. 20 tysięcy faktur miesięcznie, co daje 240 tysięcy faktur rocznie.

Praca w dniach dużego spływu faktur jest bardzo skumulowana, dlatego OCR ogromnie wspiera pracowników, którzy są w stanie uniknąć przemęczenia i przepracowania. Dzięki oszczędności czasu  przy tym procesie,  pracownicy mogą zająć się bardziej złożonymi czynnościami. To kolejny, obok procesu uzgadniania wynagrodzeń, przykład uwolnienia zasobów ludzkich i rozwoju pracowników, którzy nie chcą już dziś wykonywać mało rozwojowych czynności, jak np. przepisywanie faktur do systemu. Szybkie wprowadzanie faktur to również pewność, że zostaną one opłacone w odpowiednim terminie.

Dzięki technologii OCR zauważamy także wzrost jakości wprowadzanych danych. Prawie do zera zmniejszyliśmy ryzyko pomyłki, która w przypadku faktur może być bardzo dotkliwa w skutkach, na przykład wtedy, gdy źle zostanie wpisany rachunek bankowy.

Technologia OCR w usługach

OCR wdrożony jest na 2 systemy – SAP oraz Impuls. Docelowo zastosowaniem technologii OCR zostanie objęte 101 spółek, a w przyszłości pewnie o wiele więcej. To w większości spółki należące do Grupy Impel, spółki współpracujące, ale także klienci zewnętrzni. Dla takich właśnie klientów proponujemy usługę, która zakłada dostarczenie plików z danymi odczytanymi w 100%. Uzupełnienie pól nieodczytanych przez OCR leży w całości po naszej stronie. Dzięki otrzymanym danym Klient zasili swój system finansowo – księgowy,  a produktem końcowym będzie wstępnie wprowadzony dokument do rejestru zakupu. To jedna z niewielu takich usług na rynku. – podkreśla Katarzyna Łucka. 

---

Katarzyna Łucka, Menedżer ds. cyfryzacji, Impel Business Solutions

Katarzyna Łucka, Menedżer ds. cyfryzacji Impel Business Solutions.

Menedżer z doświadczeniem w zarządzaniu zespołami księgowymi i IT. Architekt zmiany w dziale zobowiązań i koordynator  wdrożenia zarządzania procesowego. Entuzjastka metodyki Lean Management, Six Sigma oraz nowych technologii. Główny Kluczowy Użytkownik systemu SAP FI w Grupie Impel. Konsultantka SAP wspierająca wdrożenie systemu w instytucjach państwowych. Kierownik projektów posiadający certyfikat PRINCE 2. Odpowiedzialna m.in. za wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, technologii OCR oraz WorkFlow w obszarze faktur zakupowych.