Utrzymanie czystości zyskuje cyfrową jakość. Optima FM dla tych, którzy lubią wiedzieć więcej

Nowe technologie  upraszczają zarządzanie usługami. Dzięki aplikacjom klient online otrzymuje wiedzę o realizowanej usłudze. A to już tylko jeden krok od podjęcia decyzji o planowaniu pracy w sposób optymalny, drugim będzie znaczące ograniczenie kosztów poprzez identyfikację zbędnych czynności. Poznajcie aplikację Optima FM dedykowaną zarządzaniu usługami porządkowo-czystościowymi oraz usługami wpierającymi personel medyczny.

Pandemia znacząco zmieniła podejście do usług dla biznesu. Powinny one być realizowane optymalnie i efektywnie, tak aby główna i podstawowa działalność naszych klientów mogła być realizowana bez zakłóceń.

System zadaniowy Optima FM pozwala wprowadzić daleko idącą standaryzację, która dokładnie określa co robimy, jak robimy i w jakim czasie. Możemy zaproponować takie rozwiązanie, którego faktycznie potrzebuje klient, a nie takie, które od lat jest wpisywane w specyfikację zamówienia.

Naszym zadaniem, jako firmy outsourcingowej jest pokazanie klientowi  innej perspektywy i innej bardziej efektywnej oraz transparentnej możliwości realizacji usługi. Dzięki zastosowaniu nowoczesnych rozwiązań informatycznych usługa może być dla klienta tańsza, bez zagrożenia, że dotychczasowe wymagania nie będą spełnione – mówi Ewa Górska-Herezo, wiceprezes zarządu Impel Facility Services. 

Pełny obraz dnia

Pierwszą funkcjonalnością aplikacji jest automatyczne przydzielanie pracownikom liniowym zadań w czasie rzeczywistym i monitorowanie ich realizacji. Osoba prowadząca zmianę dysponuje pełnym obrazem pracy pracowników i widzi mogące pojawić się trudności. Dzięki informacji online może szybko i skutecznie na nie reagować.

Dzięki aplikacji Optima FM możemy sprawdzić czy ilość obsady na dany dzień jest optymalna do ilości zleconych zadań. Osoby nadzorujące pracę po analizie danych z systemu widzą na jakich odcinkach usługa jest wykonywana i w jakim czasie. Reasumując może szybko dokonać zmian organizacyjnych np. delegować pracowników do zadań na odcinkach przeciążonych bądź odcinkach ze stwierdzonym niedoborem personelu.

Kierownik może przeanalizować w systemie poziom wykonania zadań na innych oddziałach. Może zdalnie zarekomendować przekierowanie części osób, tam gdzie jest taka potrzeba.

W momencie wdrożenia aplikacji na obiekcie jesteśmy w stanie ocenić czy zespół na danym odcinku został dobrany odpowiednio do potrzeb. W rezultacie aplikacja ułatwia nam również tworzenie normatywów i sprawdzanie, które odcinki działają poprawnie.

Nasze analizy i dane mogą posłużyć do stworzenia rekomendacji w rozmowie z klientem jak organizację pracy zmienić, aby jego obiekt funkcjonował sprawniej i efektywniej. To może być pierwszy krok, aby klient zmienił system obsadowy na system zadaniowy. 

Cyfrowa lista obecności

Drugim ważnym aspektem jest dostęp do informacji o obecności pracowników i współpracowników na obiekcie w czasie rzeczywistym. Kierownik zarządzający pracą zespołu na obiekcie posiada aktualna informację nt. harmonogramu pracy w danym dniu. Wie kto w jakim miejscu obiektu rozpoczął pracę i wykonywanie pierwszych zadań, a nawet kto jest zalogowany poza obiektem.

W praktyce posiadamy więc online’ową listę obecności, do której mamy dostęp z każdego miejsca.  I co ważne podkreślenia – bez względu na dzień tygodnia. Informacja o stanie osobowym online jest dla menadżera bardzo pomocna w organizacji pracy zespołu.

Jest to szczególnie ważne w szpitalach, ponieważ pracujemy tam w systemie 24 godzinnym 7 dni w tygodniu. Funkcjonalność ta bardzo ułatwia pracę, szczególnie w czasie trwającej pandemii.

Dzisiaj nadzorowanie naszych usług przez kierowników jest utrudnione ze względu na obostrzenia spowodowane pandemią Covid–19. Aplikacja pozwala więc na sprawne zarządzanie personelem pomimo braku możliwości swobodnego poruszania się po szpitalu.

Optima FM z perspektywy pracownika

Pracownik, poprzez urządzenie mobilne, otrzymuje dostęp do narzędzia, które pokazuje jak ma realizować zadania, ile ma tych zdań i w jakim czasie powinien je wykonać. Warto podkreślić, że dzięki wbudowanemu modułowi szkoleniowemu zawierającemu podstawowe informacje technologiczne i organizacyjne w zakresie wykonywanych pracy zyskuje bezpośredni i łatwy dostęp do wiedzy, która do tej pory była przekazywana przez przełożonego.

Dużą korzyścią jest również możliwość bezpośredniego kontaktu z pracownikami  wykonującymi usługę. Do tej pory nie wszyscy posiadali telefony służbowe i nawiązanie kontaktu z nimi wymagało fizycznego kontaktu na terenie placówki.  Z jednej  strony usprawniamy komunikację, a z drugiej przyspieszamy naszą pracę na obiekcie.

Jakie korzyści uzyskuje klient?

Dzięki wsparciu organizacyjnemu Optimy FM i generowanym raportom klient posiada transparentną pełną wiedzę na temat sposobu i statusu realizacji usługi. Na bazie danych uzyskiwanych podczas realizacji i danych operacyjnych możemy przygotować rekomendacje dotyczące potencjalnych usprawnień. Mogą one bezpośrednio przełożyć się na jakość realizowanej usługi i ograniczenie kosztów.

Dzięki wdrożeniu aplikacji otrzymaliśmy informacje , które pozwalają nam rozmawiać z klientem o jego faktycznych potrzebach. Możemy dopasować usługi do bieżących potrzeb.. Jako lider rynku mamy ambicję zmieniać filozofię zamawiania tej usługi.