Work-life balance – najważniejsze zmiany w Kodeksie pracy na podstawie dyrektyw unijnych

Kodeks Pracy, jeden z kluczowych aktów prawnych regulujących kwestie związane z zatrudnieniem i pracą, jest w Polsce nieustannie poddawany modyfikacjom. Ostatnia nowelizacja wejdzie w życie 26.04 2023 r. Wprowadza szereg zmian o dużym znaczeniu zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. O tym, na co muszą zwrócić uwagę pracodawcy oraz jakie są najważniejsze wprowadzane modyfikacje, dowiesz się z naszego artykułu. 

Ustawa wdraża do polskiego porządku prawnego postanowienia dwóch dyrektyw unijnych – tzw.  work-life balance i rodzicielskiej, czyli:

• dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej.
• dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylającej dyrektywę Rady 2010/18/UE.

Najważniejsze zmiany w Kodeksie pracy w 2023

Bieżący rok obfituje w zmiany w kodeksie pracy. Po regulacjach dotyczących pracy zdalnej wchodzą w życie zmiany, które w bardzo istotny sposób ingerują w dotychczasowe przepisy. Nowe regulacje dotyczą min. uprawnień rodzicielskich, dodatkowych dni wolnych, które przysługują pracownikom pod pewnymi warunkami czy choćby ochrony pracownika przed zwolnieniem. W momencie wejścia zmian w życie, czyli od 26 kwietnia 2023 r., pracodawca ma obowiązek stosować się do nowych przepisów. Tym samym powinien umożliwić pracownikowi korzystanie z wprowadzonych rozwiązań, których celem jest m.in. pomoc pracującym rodzicom w godzeniu życia zawodowego z życiem rodzinnym. Pracodawca powinien na bieżąco reagować na wprowadzane zmiany w Kodeksie pracy, również na te, które dopiero przed nami. Oznacza to konieczność stałego szkolenia pracowników zajmujących się procesem kadrowym. W sytuacji, gdy jako firma outsourcingowa wspieramy klienta w tym obszarze, pomagamy w komunikowaniu nowych przepisów i na bieżąco pracujemy z  osobami odpowiedzialnymi za obszar kadrowy u naszych klientów. Organizujemy webinary, dostarczamy wymagane dokumenty, nowe wzory wniosków, wprowadzamy zmiany w dostarczanych przez nas narzędziach informatycznych – mówi Katarzyna Adamczyk, dyrektor procesów kadrowo-płacowych w Impel Business Solutions.

Poniżej prezentujemy zestawienie najważniejszych zmian w Kodeksie pracy, które wchodzą w życie od 26 kwietnia 2023 r.

Nowy urlop opiekuńczy

Pracownikowi przysługiwać będzie urlop opiekuńczy w wymiarze do 5 dni w roku kalendarzowym. Urlop ten może wziąć pracownik w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia członka rodziny (syn, córka, matka, ojciec lub małżonek/małżonka). Wyznacznikiem będzie nie tylko stopień pokrewieństwa, ale fakt zamieszkania w tym samym gospodarstwie domowym z osobą, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych. Ten urlop będzie niepłatny, natomiast jego czas wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej

Pracownik będzie miał prawo do zwolnienia od pracy z powodu pilnych spraw rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem. Warunkiem skorzystania z tego prawa jest wystąpienie okoliczności, które wymagają natychmiastowej obecności pracownika.

Zwolnienie będzie przysługiwało pracownikowi w wymiarze 2 dni albo 16 godzin w ciągu roku kalendarzowego, a w jego okresie pracownik zachowa prawo do połowy wynagrodzenia.

Ten typ zwolnienia od pracy nie likwiduje urlopu na żądanie, który nadal będzie przysługiwał pracownikowi w wymiarze 4 dni w ciągu roku. 

Dodatkowe przerwy w pracy

Pracownik będzie miał prawo do dodatkowych 15 minutowych przerw w czasie pracy, o ile wynika to z jego dobowego wymiaru czasu pracy.

Pracownikowi przysługuje prawo do:

• Dodatkowej 15 minutowej przerwy w pracy – jeśli jego dobowy wymiar czasu pracy będzie dłuższy niż 9 godzin
• Kolejnej co najmniej 15 minutowej przerwy – jeśli dobowy wymiar czasu pracy będzie dłuższy niż 16 godzin

Przerwy te będą wliczane do czasu pracy. Pracowników, których czas pracy wynosi co najmniej 6 godzin, obowiązuje nadal prawo do jednej 15 minutowej przerwy.  

Zmiany w urlopach rodzicielskich

Zgodnie z wprowadzonymi zmianami następuje przedłużenie okresu urlopu rodzicielskiego. Jego nowy wymiar wynosi do 41 tygodni – w przypadku jednego dziecka lub do 43 tygodni – w przypadku więcej niż jednego dziecka. Wskazany wymiar urlopu dotyczy łącznie obojga rodziców. Każdemu z nich będzie przysługiwało wyłączne prawo do 9 tygodni urlopu rodzicielskiego. Prawa tego nie będzie można przenieść na drugiego z rodziców dziecka.

Skorzystanie z 9 tygodni urlopu rodzicielskiego przez jednego rodzica pomniejsza całkowity wymiar urlopu. Oznacza to, że jeśli ojciec zdecyduje się na 9 tygodni tego urlopu, to matka będzie mogła skorzystać maksymalnie z 32 tygodniowego urlopu rodzicielskiego. Urlop rodzicielski będzie udzielany jednorazowo albo w nie więcej niż 5 częściach, nie później niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko ukończy 6. rok życia.

Zasiłek macierzyński

Miesięczny zasiłek macierzyński za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu rodzicielskiego będzie wynosił 70% podstawy wymiaru zasiłku. W razie złożenia przez pracownicę wniosku o udzielenie urlopu rodzicielskiego w terminie nie później niż 21 dni po porodzie, miesięczny zasiłek macierzyński za okres urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego wyniesie 81,5% podstawy wymiaru zasiłku. W każdym przypadku pracownikowi – ojcu dziecka za okres nieprzenoszalnej 9-tygodniowej części urlopu będzie przysługiwał zasiłek w wysokości 70% podstawy wymiaru zasiłku.

Urlop rodzicielski a Ustawa za życiem – uprawnienia rodziców

Zgodnie ze wskazaną Ustawą uprawnienie dotyczy rodziców dzieci niepełnosprawnych lub zmagających się z nieuleczalna chorobą. Pracownicy będący rodzicami dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”, mają prawo do urlopu rodzicielskiego w celu sprawowania opieki nad tym dzieckiem w wymiarze do:

• 65 tygodni – w przypadku, o którym mowa w art. 180 § 1 pkt 1
• 67 tygodni – w przypadkach, o których mowa w art. 180 § 1 pkt 2-5

Krótszy czas na wykorzystanie urlopu ojcowskiego

Art. 182³ §1 k.p. mówi o skróceniu okresu na skorzystanie z urlopu ojcowskiego – z obecnie obowiązujących 24 miesięcy do 12 miesięcy – od dnia urodzenia dziecka. Skrócenie czasu na wykorzystanie urlopu ojcowskiego dotyczy także ojców adopcyjnych. Mogą oni ubiegać się o taki urlop do 12 miesięcy od uprawomocnienia się postanowienia orzekającego przysposobienie dziecka i nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 7 roku życia. W przypadku dziecka, wobec którego podjęto decyzję o odroczeniu obowiązku szkolnego, urlop przysługuje nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 10. roku życia.

Urlop ojcowski może być wykorzystany jednorazowo albo w 2 częściach, z których żadna nie może być krótsza niż tydzień. Jego czas trwania nie uległ zmianie i nadal wynosi 2 tygodnie wolnego od obowiązków zawodowych.

Elastyczna organizacja pracy

Zmiany dotyczą także rodziców dzieci do 8. roku życia. Pracownik opiekujący się dzieckiem, które nie ukończyło 8. roku życia będzie mógł złożyć wniosek o wykorzystanie formy elastycznej organizacji pracy.

Za elastyczną pracę można uznać np.:

• pracę zdalną,
• system przerywanego czasu pracy (art. 139 k.p.),
• system skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.),
• system pracy weekendowej (art. 144 k.p.),
• ruchomy rozkład czasu pracy (art. 1401 k.p.),
• indywidualny rozkład czasu pracy (art. 142 k.p.),
• obniżenie wymiaru czasu pracy;

Ochrona  w związku z rodzicielstwem

Dyrektywa unijna zwiększa ochronę pracowników będących rodzicami przed zwolnieniem z pracy. Pracodawca nie będzie mógł czynić przygotowań ani rozwiązać umowy o pracę w okresie ciąży oraz w okresie przebywania na urlopach związanych z rodzicielstwem (macierzyńskim, rodzicielskim, ojcowskim) do dnia zakończenia tego urlopu.​

Pracownicy będą chronieni przed zwolnieniem nie tylko w okresie przebywania na urlopie. Ochrona będzie obowiązywać już od momentu złożenia wniosku o opiekę nad dzieckiem:​

• 14 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu macierzyńskiego,​
• 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu rodzicielskiego,​
• 7 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu ojcowskiego.​

• Zakresem ochrony dodatkowo zostali objęci pracownicy wnioskujący o elastyczną organizację pracy –  od dnia złożenia przez pracownika wniosku. Dotyczy to pracowników wychowujący dziecko do 8. roku życia.

• Zmiany dotyczą także zakazu zatrudniania pracowników – rodziców bez ich zgody, w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy oraz zakazu delegowania poza stałe miejsce pracy. Dotychczasowe przepisy określały, że zakaz dotyczy pracowników opiekujących się dziećmi do 4. r.ż. – po zmianie dotyczy to również rodziców dzieci do 8. r.ż.  

Wniosek pracownika o zmianę warunków zatrudnienia

Pracownik, zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy, będzie mógł wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o zmianę warunków zatrudnienia na bardziej przewidywalne lub bezpieczniejsze.

Pracownik będzie mógł wnioskować o:

• zmianę rodzaju pracy
• zmianę umowy o pracę na umowę na czas nieokreślony
• zatrudnienie na cały etat

Pracownik będzie mógł wystąpić z takim wnioskiem raz w ciągu roku kalendarzowego.

Uprawnienie to nie będzie jednak przysługiwało pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę na okres próbny.

Wprowadzenie prawa pracownika do równoległego zatrudnienia

Zgodnie z brzmieniem art. 26(1) k.p., pracodawca nie może zakazać pracownikowi jednoczesnego pozostawania w stosunku pracy z innym pracodawcą lub jednoczesnego pozostawania w stosunku prawnym będącym podstawą świadczenia pracy innym niż stosunek pracy.

Przepisu tego nie stosuje się, gdy strony zawarły umowę o zakazie konkurencji w czasie trwania stosunku pracy. Nie stosuje się go również wtedy, gdy zakaz lub ograniczenie w dodatkowym zatrudnieniu wynika z przepisu odrębnego.

Szkolenia w godzinach pracy i na koszt pracodawcy

Szkolenia niezbędne do wykonywania szczególnego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku będą odbywały się na koszt pracodawcy i, w miarę możliwości, w godzinach pracy pracownika. Natomiast, jeżeli szkolenie będzie odbywało się po godzinach pracy, to czas szkolenia będzie się wliczał do czasu pracy.

Będzie to dotyczyło szkoleń:

• do których przeprowadzenia pracodawca będzie zobowiązany na podstawie postanowień układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego lub regulaminu
• gdy obowiązek ich przeprowadzenia wynika z przepisów prawa lub umowy o pracę oraz
• odbywanych przez pracownika na podstawie polecenia przełożonego.

Nowe zasady dotyczące treści umowy o pracę

Znowelizowana ustawa wprowadziła nowe elementy do umowy o pracę. W nowym brzmieniu art. 29 § 1 k.p. składniki formalne umowy uzupełniono dodatkowo o dane w postaci adresu siedziby pracodawcy albo adresu zamieszkania w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającą siedziby, dnia rozpoczęcia pracy (zamiast dotychczasowego terminu rozpoczęcia pracy).

W przypadku umowy o pracę na czas określony należy wskazać czas jej trwania lub dzień jej zakończenia.​ Natomiast umowa na okres próbny musi zawierać czas jej trwania lub dzień jej zakończenia. Gdy strony tak uzgodnią, umowa może także zawierać postanowienie o przedłużeniu umowy o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy oraz okres, na który strony mają zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas określony.

Zmiany w umowach na okres próbny

Umowy te nadal będą mogły być zawierane na 3 miesiące. Ustawa przewiduje jednak wyjątek od tej reguły. Dotyczy to kilku sytuacji. Pierwsza – kiedy strony będą mogły uzgodnić w umowie o pracę, iż umowa na okres próbny przedłuża się o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności.

Pozostałe wyjątki dotyczą umów o pracę na okres próbny, zawieranych na okres krótszy:

• nieprzekraczający 1 miesiąca – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy,
• nieprzekraczający 2 miesięcy – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony wynoszący co najmniej 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy.

Dodatkowo strony będą mogły wydłużyć w umowie wskazane powyżej okresy, nie więcej jednak niż o 1 miesiąc, jeżeli będzie to uzasadnione rodzajem pracy.

Rozszerzenie zakresu informacji o warunkach zatrudnienia

Nowelizacja zakłada znaczne rozszerzenie obowiązków informacyjnych pracodawcy. Istotne znaczenie ma moment, w którym pracodawca powinien przekazać pracownikowi określone informacje. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 29 § 3-3³ k.p. pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy o:

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,
• przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,
• przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,
• zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
• w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę (dotyczy pracodawców, u których praca zmianowa jest wykonywana),
• w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
• innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,
• wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania,
• obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,
• prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,
• układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji,
• w przypadku, gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Dodatkowe informacje dla pracowników oddelegowanych do pracy poza granicami Polski

Katalog informacji przekazywanych pracownikowi wysłanemu do pracy poza granice kraju został rozbudowany i doprecyzowany w porównaniu z wcześniejszym brzmieniem tego przepisu.

W nowym brzmieniu art. 29 § 2 k.p. zrezygnowano z określania dodatkowych elementów umowy o pracę, wprowadzając katalog informacji, jakie pracodawca powinien przekazać pracownikowi przed jego wyjazdem do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego poza granicami kraju na okres do czterech tygodni.

Dotyczy on wszystkich pracowników wyjeżdzających do pracy za granicę, a nie tylko do pracowników delegowanych do pracy poza obszar UE.

Pracodawca informuje pracownika o:

1. państwie lub państwach, w których praca lub zadanie służbowe poza granicami kraju mają być wykonywane;
2. przewidywanym czasie trwania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju;
3. walucie, w której będzie wypłacane pracownikowi wynagrodzenie w czasie wykonywania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju;
4. świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych związanych z wykonywaniem pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju, jeżeli takie świadczenia przewidują przepisy prawa pracy lub wynika to z umowy o pracę;
5. zapewnieniu lub braku zapewnienia powrotu pracownika do kraju;
6. warunkach powrotu pracownika do kraju w przypadku zapewnienia takiego powrotu.

Informacja o możliwości zmiany wymiaru czasu pracy, możliwości awansu i wolnych stanowiskach pracy

Pracodawca jest obowiązany informować pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o:

• możliwości zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy
• możliwości awansu
• wolnych stanowiskach pracy

Uzasadnione przyczyny rozwiązania umowy o pracę

W kodeksie pracy zostanie wyraźnie wskazane, że niektóre okoliczności nie będą mogły stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia przez pracodawcę. Jednocześnie wskazane poniżej okoliczności nie będą mogły uzasadniać  przygotowania do wypowiedzenia lub rozwiązania umowy bez wypowiedzenia albo zastosowania działania mającego skutek równoważny do rozwiązania umowy o pracę.

Okoliczności, o których mowa to:

• wystąpienie przez pracownika z wnioskiem o zmianę warunków pracy na bardziej przewidywalne lub bezpieczniejsze,
• jednoczesne pozostawanie w stosunku pracy z innym pracodawcą lub jednoczesne pozostawanie w zatrudnieniu na innej podstawie (chyba że ograniczenia w tym zakresie wynikają z odrębnych przepisów),
• dochodzenie przez pracownika udzielenia informacji o warunkach zatrudnienia (do udzielenia których pracodawca jest zobowiązany),
• skorzystanie z praw do szkoleń niezbędnych do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku, na koszt pracodawcy i w godzinach pracy.

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas określony

Znowelizowany art. 30 § 4 k.p. nakłada na pracodawcę obowiązek wskazania przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę zawartej na czas określony. Dotychczas pracodawca miał taki obowiązek w przypadku rozwiązania umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony oraz rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.