Wyzwania związane z planowaniem i rozliczeniem czasu pracy
09.08.22
Udostępnij
Prowadzenie ewidencji czasu pracy obowiązuje każdego pracodawcę. Służy m.in. prawidłowemu ustaleniu wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Ewidencja czasu pracy musi być prowadzona dla każdego pracownika bez względu na zajmowane stanowisko. Im większa skala zatrudnienia i różnorodność stosowanych systemów czasu pracy, tym trudniejsze zadanie przed osobami odpowiedzialnymi za planowanie i rozliczanie czasu pracy. Z tego powodu wiele firm, szczególnie z branży produkcyjnej, decyduje się na outsourcing kadrowo-płacowy. Co dzięki temu zyskują?
Zagadnienia i przepisy związane z czasem pracy z oczywistych względów wzbudzają duże emocje zarówno wśród pracowników, jak i prawodawców. Dowodem jest chociażby ostatnia debata publiczna dotycząca pomysłu wprowadzenia 4-dniowego tygodnia pracy. Każda zmiana przepisów to dodatkowe obowiązki dla pracodawcy, bowiem zgodnie z art. 149 § 1. KP prowadzenie ewidencji czasu pracy jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Niezależnie od podstawy prawnej zatrudnienia czy liczby pracowników.
Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie. Art. 149.§ 1. K.p.
Ewidencja czasu pracy – nietrudno o błąd
O tym, jakie dokładnie dane należy zbierać w ramach ewidencji czasu pracy mówi rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369). Są to informacje o:
- liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczbie godzin nadliczbowych,
- dniach wolnych od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
- rodzaju oraz wymiarze zwolnień od pracy,
- rodzaju i wymiarze usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Ponadto w dokumentach dotyczących ewidencjonowania czasu pracy pracodawca musi obecnie przechowywać wnioski pracownika dotyczące m.in.:
- udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
- ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowania przynajmniej jednego dziecka do lat 14,
- ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy,
- stosowania systemu skróconego tygodnia pracy,
- stosowaniem rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy – tzw. ruchomy czas pracy.
Planowanie i rozliczanie czasu pracy w firmie zatrudniającej 10 osób, wykonujących pracę biurową na podstawie umowy o pracę, w systemie podstawowym jest zdecydowanie mniej skomplikowana niż w zakładzie produkcyjnym zatrudniającym kilkaset osób, pracujących w różnych systemach czasu pracy. W takim przypadku łatwo o zdarzenia niestandardowe oraz błędy związane z planowaniem i rozliczaniem czasu pracy. Podczas kontroli np. Państwowej Inspekcji Pracy lub z powodu ewentualnych roszczeń pracowniczych mogą być one dla pracodawcy dużym i kosztownym problemem.
– Kiedy rozpoczynamy współpracę z klientem, w pierwszej kolejności analizujemy stan obecny procesów kadrowo-płacowych – mówi Katarzyna Adamczyk, dyrektor CUP procesów kadrowo-płacowych w Impel Business Solutions. Okazuje się, że częstym błędem związanym z czasem pracy jest wypłacanie wynagrodzenia za godziny nadliczbowe w niewłaściwych terminach. Nadgodziny z przekroczenia dobowego powinny być bowiem wypłacane w cyklu miesięcznym, a z przekroczenia średniookresowego na koniec okresu rozliczeniowego. To tylko jeden z wielu przykładów, kiedy z pozoru niewielki błąd, może przynieść firmie poważne kłopoty – podkreśla Katarzyna Adamczyk.
Outsourcing oparty na zaawansowanych systemach IT
Zatrudniając doświadczonego outsourcera, możemy przekazać mu wszystkie zadania z obszaru kadr i płac oraz mieć dostęp do dodatkowych narzędzi
– Nasi klienci mogą skorzystać z dodatkowego modułu, w ramach systemu kadrowo-płacowego, przeznaczonego do planowania i rozliczania czasu pracy. Sprawdza się on zwłaszcza w firmach produkcyjnych, w których stosowane są różne systemy i rozkłady czasu pracy oraz występuje praca w godzinach nadliczbowych. Dzięki zaawansowanemu narzędziu IT możemy nie tylko wyeliminować błędy z procesu, ale także w pełni zautomatyzować zdecydowaną większość zadań związanych z obowiązkami pracodawcy – mówi Katarzyna Adamczyk z Impel Business Solutions.
Na etapie wdrażania usługi, parametryzujemy moduł do specyfiki firmy i jej potrzeb. Takie narzędzie posiada kilka bardzo przydatnych funkcjonalności. Najważniejsze z nich w zakresie planowania czasu pracy to m.in: opcja rozpisania godzin indywidualnie dla każdego pracownika oraz opcja zastosowania algorytmów, które automatycznie przypisują grafik do całej grupy osób. Najważniejszymi funkcjami w planowaniu i rozliczania czasu pracy są z kolei: wykrywanie błędów w planie i zdarzeń niepożądanych (np. takich jak niezachowanie odpoczynku dobowego i tygodniowego) spóźnienia. Każde zdarzenia, nieprawidłowości, odchylenia są dostępne w raportach pobieranych na bieżąco z systemu. Dzięki temu czas pracy pracownika można zweryfikować w czasie rzeczywistym każdego dnia. Nie ma konieczności szukania informacji w stosach dokumentów papierowych – podsumowuje Katarzyna Adamczyk z IBS.

Transformacja cyfrowa w pakiecie korzyści
Decydując się na odpowiedniego dostawcę, decyzja o outsourcingu kadr i płac, w tym z dostępem do systemu planowania i rozliczania czasu pracy, jest jednocześnie dużym krokiem w kierunku transformacji cyfrowej firmy. System wymusza digitalizację obiegu dokumentów związanych z m.in. rozliczeniem czasu pracy, eliminując dokumentację papierową do minimum (lub całkowicie). Uwalniamy także czas wielu pracowników odpowiedzialnych za zbieranie i przetwarzanie danych.
– W realizacji procesów kadrowo-placowych przez firmę zewnętrzną wystarczy jedna osoba po stronie klienta, która będzie odpowiedzialna m.in. za przekazywanie danych i kontakt z firmą outsourcingową. Klient zyskuje tym samym czas i eliminuje ryzyko nieprawidłowości po swojej stronie, co daje poczucie bezpieczeństwa i pozwala skoncentrować się na kluczowych aspektach biznesu – zauważa Katarzyna Adamczyk z IBS.
Podstawowy system pracy
Czas pracy pracowników nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (art. 129 § 1 K.p.)
Równoważny system pracy
Jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją, może być stosowany system równoważnego czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca. Przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy. (art. 135. § 1. K.p.)
Praca w ruchu ciągłym
Przy pracach, które ze względu na technologię produkcji nie mogą być wstrzymane (praca w ruchu ciągłym), może być stosowany system czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie czasu pracy do 43 godzin przeciętnie na tydzień w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 tygodni, a jednego dnia w niektórych tygodniach w tym okresie dobowy wymiar czasu pracy może być przedłużony do 12 godzin. Za każdą godzinę pracy powyżej 8 godzin na dobę w dniu wykonywania pracy w przedłużonym wymiarze czasu pracy pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia, o którym mowa w art. 1511 § 1 pkt 1. (art. 138. § 1. K.p.)
Przerywany system pracy
Jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją, może być stosowany system przerywanego czasu pracy według z góry ustalonego rozkładu przewidującego nie więcej niż jedną przerwę w pracy w ciągu doby, trwającą nie dłużej niż 5 godzin. Przerwy nie wlicza się do czasu pracy, jednakże za czas tej przerwy pracownikowi przysługuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia należnego za czas przestoju. (art. 139. § 1.K.p.)
Zadaniowy system pracy
W przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy może być stosowany system zadaniowego czasu pracy. Pracodawca, po porozumieniu z pracownikiem, ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w art. 129. (Art. 140. K.p.)

Powiązane artykuły

Krajowy System e-Faktur – Elektroniczna rewolucja w świecie ...
Wyjaśniamy, czym ten system tak naprawdę jest, kto będzie zobowiązany do korzystania z KSeF, czym jest faktura ustruk...
09.04.24


Jaki będzie 2024 rok w podatkach?
Piotr Adamski, starszy konsultant ds. podatków, Business Tax Professionals o tym, jakie zmiany czekają nas w przepisa...
12.12.23
