Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – jak poradzić sobie z dużą ilością świadczeń?

Obowiązek utworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych dotyczy pracodawców zatrudniających powyżej 50 pracowników. Zgodnie z zapisem ustawy, pracodawcy sektora prywatnego ustalają charakter swoich obowiązków socjalnych co roku – według stanu zatrudnienia na 1 stycznia przeliczonego na pełne etaty.  Inaczej sytuacja kształtuje się w sektorze publicznym  – pracodawcy o statusie jednostek budżetowych bądź samorządowych zakładów budżetowych wciąż mają obowiązek prowadzenia ZFŚS bez względu na liczebność załogi.  

• Jakie świadczenia najczęściej proponują polscy pracodawcy?
• Jak wygląda obsługa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych?
• Czy obsługa ZFŚS może zostać zautomatyzowana?

Świadczenia w ramach ZFŚS

Obsługa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych to określona kwota odprowadzana przez pracodawcę, która może zostać spożytkowana na wiele sposobów służących pracownikowi i jego rodzinie. Działania mogą obejmować np.:

• wypoczynek
• działalność kulturalno-oświatową i sportowo-rekreacyjną
• sprawowanie opieki nad dziećmi (żłobki, przedszkola, kluby dziecięce, kluby dziennej opieki, inne formy wychowania przedszkolnego)
• benefity
• pomoc materialną

Wiele pracodawców decyduje się na łączenie kilku rodzajów świadczeń. To rozwiązanie jest korzystne dla pracowników, jednak przysparza dodatkowej pracy zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracownika.

Obsługa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

W wielu organizacjach obsługa świadczeń w ramach ZFŚS odbywa się w tradycyjny sposób, czyli poprzez oświadczenia i wnioski składane w formie papierowej do działów kadr lub HR. W przypadku dużej organizacji to zadanie dla całego zespołu specjalistów. Na rynku dostępne są jednak rozwiązania, które pozwalają na całościową lub częściową automatyzację tego procesu.

 Świadczenia socjalne wymagają złożenia oświadczenia o dochodach, wypełnienia wniosku, dostarczenia go do odpowiedniego działu i późniejszej weryfikacji przez koordynatora ZFŚS. To ogrom pracy, dlatego wprowadzamy rozwiązania, które pozwalają uwolnić zasoby pracowników i zoptymalizować ich pracę – mówi Tomasz Kuczaik, manager produktu turystyka i ZFŚS w spółce Sanpro Synergy należącej do Grupy Impel.

Outsourcing ZFŚS

Aplikacja SocialParnter to dodatkowa pomoc dla przedsiębiorców, dzięki której w outsourcing oddane jest zarządzanie i administrowanie Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych. System informatyczny wraz z internetową aplikacją pozwala w szybki i bezpieczny sposób obsługiwać świadczenia zawarte w regulaminach pracodawców.

Od lat prowadzimy szeroko zakrojone wsparcie HR i stworzyliśmy narzędzie w oparciu o własne doświadczenie. Klientom proponujemy kompleksową usługę świadczoną za pomocą platformy SocialPartner. Wówczas po naszej stronie leży weryfikacja wniosków i oświadczeń, terminowość realizacji i raportowanie – dodaje Tomasz Kuczaik.

Dzięki platformie cały proces odbywa się online. Pracownik dostaje prośbę o rejestracje na platformie SocialPartner, loguje się a następnie tworzy swój profil który przesyła do akceptacji. Administrator weryfikuje dane i aktywuje profil. W kolejnym kroku pracownik może swobodnie składać wnioski i oświadczenia – w dowolnym dla siebie czasie, również poza godzinami pracy oraz z dowolnego miejsca. W przypadku powtarzalnych świadczeń, np. wczasy pod gruszą, większość danych we wniosku pojawia się automatycznie.

System na podstawie algorytmu sam kwalifikuje pracownika do odpowiedniego progu dochodowego i wylicza kwotę świadczenia. Bezpośrednio z systemu następuje przekierowanie do paczki przelewów bankowych. To pełna automatyzacja i digitalizacja całego procesu obsługi ZFŚS – wyjaśnia Tomasz Kuczaik.

Automatyzacja świadczeń rozliczanych wewnętrznie

Część pracodawców decyduje się na pozostawienie procesu obsługi Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wewnątrz organizacji, przy jednoczesnym zautomatyzowaniu go. Takim klientom udostępniana jest sama platforma. Procesy zostają wówczas całościowo zdigitalizowane, jak w przypadku outsourcingu, jednak usługodawca nie zajmuje się weryfikacją wniosków, administrowaniem platformą i przygotowaniem środków do wypłaty. Te zadania realizowane są przez pracowników usługobiorcy.

Całkowite wsparcie w procesach związanych z ZFŚS

Organizacje, które decydują się na częściowe lub całościowe przekazanie obsługi ZFŚS partnerom zewnętrznym mogą liczyć na wsparcie dedykowanego opiekuna, oszczędność czasu i optymalizację pracay oraz najwyższą jakość usługi w oparciu o doświadczony i profesjonalny zespół. W ramach współpracy, przedstawiciele Sanpro Synergy pomagają także w tworzeniu zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w zakresie merytoryczno – prawnym.