Zarządzanie nieruchomościami, czyli Facility Management ery cyfrowej

Pandemia spowodowała istotne przemodelowanie światowych gospodarek. Niekwestionowanym zwycięzcą jest sektor e-commerce, który rozwija się najdynamiczniej. Napędza on działalność deweloperów i zwiększa popyt na przestrzenie magazynowe. Trend ten wpływa bezpośrednio na działania branży Facility Management, która wzbogaciła się o nowe sposoby na usprawnienie zarządzania nieruchomością. Jakie dobre praktyki stosowane w magazynach można użyć w innych branżach, aby poprawić procesy obsługi nieruchomości?

Jeden dostawca, wiele usług

Facility Management polega na dostarczaniu i zarządzaniu wieloma usługami, które wspierają codzienne funkcjonowanie nieruchomości. Należy do nich m.in. kontrolowanie ochrony, serwisów technicznych i sprzątających. Szczególnie ważne jest reagowanie we wszystkich nagłych sytuacjach, np. podczas wystąpienia awarii.

Dynamiczny rozwój sektora magazynowego sprawił, że dostawca usług Facility Management stał się doradcą i partnerem swojego klienta. Umożliwia to obsługa nieruchomości w modelu zintegrowanym. Polega ona na tym, że obiektem opiekuje się jedna osoba. Synchronizuje ona działania stacjonarnych i mobilnych pracowników. Taki dedykowany opiekun odciąża właścicieli i zarządców, którzy mogą się skupić na swojej podstawowej działalności oraz optymalizować koszty. Podkreśla to szczególnie Robert Mazur, dyrektor Integrated Facility Management z Grupy Impel:

Wiemy, że klient oczekuje nie tyle prostego podejścia opartego na etatyzacji i cykliczności działań, ale realizacji serwisów w oparciu o określone zadania, cele w oczekiwanej jakości (KPI). Coraz częściej oczekuje elastyczności i multibranżowego podejścia. W takich sytuacjach bardzo istotne jest jednoczesne zarządzanie wieloma procesami, nierzadko w oparciu o współdziałanie w obszarach różnych serwisów tak, aby można było uzyskać optymalny efekt oraz optymalną szybkość działania.

Zintegrowana obsługa nieruchomości

Obecnie najbardziej oczekiwanym modelem współpracy na rynku Facility Management jest integracja usług. Wartość takiego podejścia doceniają niewątpliwie więksi gracze na rynku, którzy mają duże portfolio. Korzyści z wyboru multibranżowego dostawcy jest wiele:

• jeden dedykowany opiekun klienta,
• efektywne wykorzystanie pracowników stacjonarnych,
• szybka reakcja mobilnych pracowników w razie awarii,
• tylko jedna faktura za wszystkie wykonane usługi,
• przeniesienie części obowiązków z zakresu organizacji procesów,
• kształtowanie pozytywnego wizerunku wewnątrz i na zewnątrz organizacji,
• spokój najemcy, dzięki gwarancji jakości usług,
• realna optymalizacja kosztowa i operacyjna.

Zarządzanie nieruchomościami w sposób kompleksowy ma jeszcze inny wymiar. Robert Mazur z Impel Group wskazuje, że klienci obecnie wybierają partnerów z kompletną, uzupełniającą się ofertą. Szczególnie doceniają, gdy:

dostawcy usług Facility Management zapewniają działania, które wykraczają poza tzw. podstawowy zakres. Oznacza to, że tworzymy wartość dodaną, gdy oferujemy także zarządzanie kwestiami środowiskowymi i prawnymi oraz zwiększenie bezpieczeństwa i komfortu użytkowników. Istotne jest zapewnienie ciągłości procesów i ich cyfryzacji oraz optymalizacja budżetów.

Zarządzanie nieruchomościami – mobliny (zdalny) model współpracy

Pandemia COVID-19 wymogła zmianę wielu zachowań i trendów biznesowych – zarządzanie nieruchomościami to jedna z branż, która nie pozostała obojętna na tę transformację. Nowego znaczenia nabrały takie pojęcia jak: „usługi świadczone mobilnie” czy „hybrydowy tryb realizacji usług”.

Rynek ewoluował – klienci i dostawcy zauważyli, że wiele zadań nie wymaga stałej obecności pracownika w obiekcie. Najbardziej wartościowe stały się złożone rozwiązania, które zapewniają jeszcze większą elastyczność kosztową usług serwisowych. Przemodelowaniu uległa obsługa techniczna nieruchomości – wielość i różnorodność urządzeń oraz instalacji powoduje trudność w znalezieniu technika o tak szerokich kompetencjach, aby mógł obsłużyć je wszystkie.

Tutaj rozwiązaniem stał się model zdalny. Z jednej strony pozwala on optymalnie wykorzystać czas pracy (pracownicy realizują zadanie i jadą do kolejnego obiektu), z drugiej zaś dostarcza potrzebne kompetencje na wysokim poziomie za pomocą kilku zespołów technicznych o różnych specjalizacjach obsługujących grupę nieruchomości

– komentuje Robert Mazur, dyrektor Integrated Facility Management z Grupy Impel.

Obsługa techniczna nieruchomości w dobie cyfryzacji

Coraz częściej zastępujemy pracę człowieka techniką – jest to następstwo rozwijania usług, budowania nowych wartości, optymalizacji i usprawnień, również innowacji. Rynek oczekuje cyfryzacji procesów, ich mierzalności oraz sparametryzowania w taki sposób, aby można było obiektywnie ocenić realizację poszczególnych zadań.

Takie podejście pozwala świadomie wprowadzać zmiany w obszarach działania Facility Management. Nowymi rozwiązaniami są oprogramowania i aplikacje, które spełniają powyższe wymagania, ale także umożliwiają przyjazną, intuicyjną i nieuciążliwą komunikację z klientem.

Zarządzanie nieruchomościami w cyfrowej odsłonie ma wiele zalet:

• rozwiązania IT ułatwiają planowanie zadań, reagowanie i raportowanie,
• aplikacje zawierają pełną dokumentację budynków i urządzeń,
• technicy wyposażeni w smartfony mogą szybciej i lepiej realizować zadania – wpierani przez zdalnych ekspertów,
• systemy do zdalnej awizacji gości i pojazdów – dzięki bezobsługowej technologii RFID oraz zdalnego sczytywania tablic rejestracyjnych – usprawniają procesy i oszczędzają zasoby,
• zdalne obchody, CCTV, SD – zwiększają bezpieczeństwo obiektów,
• inteligentne bezobsługowowe odkurzacze i myjki – wspierają i przyspieszają działania pracowników.

Obsługa nieruchomości online

Aby sprawnie zarządzać swoimi podmiotami, zarządcy potrzebują nowoczesnego, narzędziowego wsparcia. Dążenie do automatyzacji, digitalizacji, przyspieszania i skracania procesów związanych z obsługa nieruchomości jest przez nich pożądane. Grupa Impel stawia na cyfrową transformację, a Robert Mazur Integrated Facility Management podsumowuje:

Ciągle pracujemy nad rozwojem w naszej organizacji. Już teraz wspieramy klientów, korzystając z najnowszych technologii i nowoczesnych narzędzi. Rozwijamy cyfrowe kanały sprzedaży, aby nasze usługi były jeszcze bardziej dostępne dla szerokiego grona odbiorców. Kiedy realizujemy usługi, cyfrowymi narzędziami monitorujemy postępy naszej pracy, aby skupić się dokładnie na tych procesach, których potrzebują nasi klienci.

Stworzyliśmy aplikacje – Smart FM, Optima FM czy Guard FM – dzięki którym potrafimy zarządzać naszymi serwisami kompleksowo. Mierzymy parametry wykonanych zadań i potrafimy, w oparciu o dane, wyciągać wspólnie z klientami wnioski. Dzięki temu zmieniamy, ulepszamy i optymalizujemy nasze usługi.

Ale technologia to nie tylko oprogramowanie. To również wykorzystanie w usługach Facility Management nowoczesnych rozwiązań, które ułatwiają pracę lub poprawiają bezpieczeństwo. Zastosowanie mają tutaj np. drony, wykorzystywanie np. do inspekcji dachów czy patrolowania rozległych obszarów. W sprawnym zarządzaniu nieruchomościami kluczową wartością jest więc synergia podejmowanych działań i podążanie za technologicznymi nowinkami.

Interesuje Cię usługa zintegrowanej obsługi nieruchomości? Dowiedz się więcej.