Zatrudnianie cudzoziemców – jak sobie z tym poradzić?

Skala zatrudnienia cudzoziemców rośnie i nic nie zapowiada zmian w tym aspekcie. To rzeczywistość, która dotyczy coraz większej  liczby pracodawców. Legalne zatrudnienie pracownika to szereg formalności, których dopełnić musi zarówno cudzoziemiec jak i jego pracodawca. Wprowadzane zmiany do ustaw z jednej strony ułatwiają ten proces, z drugiej jednak powodują konieczność stałego śledzenia nowelizacji przepisów i wdrażania w życie nowych standardów.

• Jakie formalności są podstawą do zatrudnienia cudzoziemca?
• Co zmienia nowelizacja z 29 stycznia 2022 roku?
• Jakie rozwiązania stosują pracodawcy zatrudniający osoby z zagranicy?

Zatrudnianie cudzoziemców według nowych przepisów – od czego powinniśmy zacząć? 

Najpopularniejszym i najszybszym rozwiązaniem podczas legalizacji zatrudnienia cudzoziemców jest wyrobienie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. To dokument, na podstawie którego cudzoziemiec może przez określony czas legalnie pracować w Polsce i na podstawie którego ubiega się o wizę.

Oświadczenie jest najpowszechniejszą praktyką, którą stosuje się podczas zatrudniania cudzoziemców pochodzących z 6 krajów byłego ZSRR, czyli Armenia, Gruzja, Białoruś, Ukraina, Mołdawia i Rosja. Główną zaletą oświadczenia jest  szybka możliwość jego wyrobienia. Powiatowe Urzędy Pracy na bieżąco realizują wnioski, co pozwala pracodawcy na szybkie i sprawne pozyskanie pracownika. Poza oświadczeniem, dla pracowników w uzasadnionych przypadkach, wyrabiamy zezwolenia na pracę i jednolite zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. Różnice między tymi dokumentami obejmują wiele zmiennych, takich jak np.: okres zatrudnienia, wymiar pracy czy wynagrodzenie. Formalności załatwiane są w różnych urzędach i wymagają dodatkowych dokumentów. Przy dużej skali zatrudnienia cudzoziemców ten proces obsługiwany jest przez cały zespół ekspertów, biegłych w legalizacji pracy w Polsce – mówi Małgorzata Orłowska, menedżer ds. legalizacji w Sanpro Synergy.

Zatrudnianie cudzoziemców – zmiany w przepisach

29 stycznia 2022 roku znowelizowane zostały przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców. Największe zmiany dotyczą oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi oraz jednolitego zezwolenia na pobyt i pracę.  Zalicza się do nich między innymi:

• Wydłużenie ważności oświadczenia do 24 miesięcy i likwidację okresu rozliczeniowego 180 dni w ciągu roku
  
  Zniesienie limitu 180 dni to duże ułatwienie. Nie trzeba już liczyć dni, bo oświadczenie jest ważne przez równe 2 lata. Zlikwidowano też okres tzw. przerwy pomiędzy oświadczeniami. Obecnie możemy wyrabiać je jedno po drugim, co daje cudzoziemcowi możliwość ciągłej pracy na terenie Polski – komentuje Małgorzata Orłowska.
  
  
• W zezwoleniach na pracę i jednolitych zezwoleniach na pobyt i pracę (karta pobytu) rozszerzono katalog okoliczności niewymagających zmiany decyzji
  
  Rozszerzenie to obejmuje zwiększenie wymiaru czasu pracy – przy jednoczesnym proporcjonalnym zwiększeniu wynagrodzenia oraz zmianę nazwy stanowiska, na jakim cudzoziemiec wykonuje pracę  – przy jednoczesnym zachowaniu zakresu jego obowiązków. To dobra wiadomość dla pracodawców, ponieważ dokumenty te wyrabiane są w Urzędach Wojewódzkich, gdzie czas oczekiwania to minimum kilka tygodni. Dzięki tej zmianie pracodawca zyskuje elastyczność w zakresie zwiększania wymiaru pracy i stawki, bez konieczności uzyskania nowego pozwolenia. Należy jednak pamiętać, że ta zmiana nie obejmuje sytuacji, w której wymiar pracy i stawka zostają zmniejszone – podsumowuje Małgorzata Orłowska.
  
  
• Wprowadzono uproszczony tryb udzielania zezwolenia na pobyt czasowy i pracę (dla wniosków złożonych przed 1 stycznia 2021, dla których decyzja nie została wydana do dnia wejścia w życie nowelizacji)
  
  Celem tego rozwiązania jest doprowadzenie do stworzenia warunków prawnych, które pozwolą w relatywnie krótkim czasie zakończyć dużą część postępowań. Z różnych przyczyn, związanych głównie z trudnościami w funkcjonowaniu administracji publicznej, w czasie pandemii powstały ogromne zaległości. Dla wszystkich wniosków objętych uproszczeniem wydane zostaną zezwolenia na 22 lata, ale obwarowane szeregiem warunków do spełnienia przez cudzoziemca. Dotyczy to  m.in. zakresu otrzymywania minimalnego wynagrodzenia, które będzie musiał osiągnąć nawet wtedy gdy pracuje w niepełnym wymiarze godzin. Jeżeli łączy etaty w kilku miejscach pracy, suma wynagrodzeń musi dać co najmniej najniższą krajową. Dodatkowo cudzoziemiec będzie musiał w określonym terminie dostarczyć do Urzędu Wojewódzkiego specjalne oświadczenie pracodawcy. Bez tego zezwolenie straci ważność – dodaje Małgorzata Orłowska.

Nowelizacja przepisów w praktyce

Wprowadzone zmiany usprawniają i ułatwiają zatrudnianie obywateli 6 państw podlegających uproszczonej procedurze. W wielu przypadkach podmiot zatrudniający zyska elastyczność, większą ciągłość zatrudnienia. 

Omówione wyżej zmiany to tylko niewielka część tego, co zostało zmienione. Śledzenie zmian i wprowadzanie ich w życie w procesach zatrudnienia wymaga bardzo dużej skrupulatności i uważności. Pracodawcy muszą zwracać szczególną uwagę na stawki, godziny pracy i terminy.

Dla przykładu, oświadczenie o powierzeniu pracy wydane na 24 miesiące będzie wymagane do ponownego wyrobienia przy każdorazowej zmianie stawki lub ilości godziny pracy. Ważne jest także zwrócenie uwagi na status, na podstawie którego pracownik przebywa na terenie RP. Oświadczenie wydane na 2 lata nie oznacza, że beztrosko, przez dwa lata możemy zatrudniać cudzoziemca. Należy sprawdzać także legalność pobytu, czyli np. wizę i termin jej ważności – komentuje Małgorzata Orłowska.

Jak przedsiębiorca może usprawnić zatrudnianie pracowników z zagranicy?

Aby legalnie zatrudnić pracownika spoza terytorium RP, konieczna jest konsultacja procesu z ekspertem, który biegle zna przepisy związane z legalizacją pracy. Rozwiązaniem stosowanym przez Sanpro Synergy jest wypracowanie schematu, według którego postępuje każdy ze specjalistów. Wyznaczenie działań stanowiących punkty kontrolne niweluje popełnienie błędów i zapewnia podwójną weryfikację. Każdy przypadek rozpatrywany jest indywidualnie, aby mieć pewność, że cudzoziemiec zostanie zatrudniony legalnie.

Proces zatrudnienia pracownika z zagranicy obejmuje współpracę z Urzędami Wojewódzkimi i PUP. Wymaga biegłej znajomości 3 podstawowych ustaw, szeregu rozporządzeń i zmieniających się przepisów. Odpowiedzialność prawna za legalne zatrudnienie leży po stronie pracodawcy. To pracodawca ponosi konsekwencje w przypadku nieścisłości wykrytych w czasie kontroli. Dokładność, skrupulatność i aktualizacja informacji praktycznie codziennie jest w tym przypadku niezbędna – podsumowuje Małgorzata Orłowska.

Outsourcing procesu zatrudnienia cudzoziemców

W ręce ekspertów można oddać zarówno całość procesu legalnego zatrudnię cudzoziemca, jak i wybrane elementy. Wśród klientów obsługiwanych przez Sanpro Synergy znajdują się przedsiębiorstwa, które samodzielnie zatrudniają cudzoziemców, a korzystają jedynie z usługi audytu. Jego celem jest przeanalizowanie procesu i wykrycie ewentualnych błędów.

Małgorzata Orłowska dodaje:

Jeżeli nie posiadamy w firmie specjalisty przeszkolonego w zakresie legalizacji pracy i oddelegowany tylko do tego procesu, warto skorzystać z pomocy z zewnątrz. Takie wsparcie może objąć naprawdę wiele aspektów. Łącznie z pomocą samemu pracownikowi, który musi spełnić odpowiednie warunki, aby uzyskać jednolite zezwolenie na pobyt i pracę. A trzeba dodać, że jest to dla niego utrudnione chociażby z powodu bariery językowej.

---

W związku z napływem dużej ilości obywateli z Ukrainy, MSWiA informuje, że wszystkie osoby uciekające z Ukrainy i szukające schronienia w Polsce, nie muszą obawiać się o legalność swojego pobytu. Aktualnie nie trzeba też składać żadnych wniosków w Urzędzie ds. Cudzoziemców, urzędach wojewódzkich czy placówkach straży granicznej. To samo dotyczy obywateli Ukrainy, którzy są w Polsce, a ich dokumenty pobytowe utraciły ważność.

Aktualne informacje dla obywateli Ukrainy są dostępne na stronie internetowej (ua.gov.pl).

Narodowy Fundusz Zdrowia deklaruje, że obywatelowi Ukrainy, który przybył do Polski w związku z agresją militarną Rosji na teren Ukrainy, i który zgłosi się z problemem zdrowotnym do lekarza rodzinnego, poradni specjalistycznej, czy szpitala bezpłatnie zostanie udzielona adekwatna pomoc medyczna.

W przypadku zmian przepisów w zakresie legalizacji pracy cudzoziemców, nasi eksperci niezwłocznie zaktualizują informacje w tym zakresie. Uwzględnią je także w zakresie świadczonych usług.