Zaufanie to za mało. Jak sprawdzić odpowiedzialność dostawcy? 

Relacje biznesowe w łańcuchu dostaw wymagają nie tylko dobrej współpracy, ale także udokumentowanej odpowiedzialności partnerów. Przedsiębiorcy pytają o standardy środowiskowe, bezpieczeństwo pracy, prawa pracowników, procedury i sposób zarządzania ryzykiem.

W Grupie Impel proces kwalifikacji dostawców pod kątem ESG stał się stałym elementem działań zakupowych. O tym, jak wygląda w praktyce, dlaczego jest ważny dla organizacji i co oznacza dla samych dostawców, rozmawiamy z Magdaleną Kruszwicką-Kęsy i Małgorzatą Stach, menadżerkami ds. certyfikacji i kwalifikacji dostawców z Biura Optymalizacji Kosztów Grupy Impel. Zagadnienia dotyczące obszaru zakupów, w tym proces klasyfikacji dostawców pod kątem ESG będą szerzej omawiane w czasie organizowanego w czerwcu we Wrocławiu Let`s connect #ProcurementDay by Impel. 

Coraz więcej mówi się dziś o odpowiedzialnym łańcuchu dostaw. Co to oznacza z perspektywy zakupowców? 

Małgorzata Stach: 
Dla nas odpowiedzialny łańcuch dostaw oznacza przede wszystkim świadomą weryfikację firm, z którymi współpracujemy. Nie chodzi już wyłącznie o cenę, terminowość czy dostępność produktu. Ważne jest również to, w jaki sposób dostawca prowadzi działalność, czy dba o swoich pracowników, czy przestrzega zasad BHP, czy ma odpowiednie procedury, czy podejmuje działania środowiskowe i potrafi je udokumentować. 

Wymagania rynkowe w tym obszarze stale rosną. Nasi klienci również pytają nas o kwestie ESG, o sposób zarządzania dostawcami oraz czy jako organizacja weryfikujemy swój łańcuch dostaw. Dlatego nasze działania związane z weryfikacją dostawców są elementem szerszego procesu. 

Jak wygląda taki proces w praktyce? 

Magdalena Kruszwicka-Kęsy: 
Dostawcy otrzymują ankiety dotyczące obszarów ESG. Interesują nas podstawowe, ale bardzo ważne kwestie: czy dostawca przestrzega praw pracowniczych, czy zapewnia środki ochrony osobistej, czy posiada procedury BHP, czy ma spisane zasady dotyczące środowiska, czy może potwierdzić swoje działania dokumentami. Sprawdzamy, czy za deklaracjami rzeczywiście stoją konkretne regulaminy, instrukcje, polityki czy procedury. 

W wyniku procesu weryfikacyjnego dostawcy otrzymują określoną liczbę punktów. Wynik decyduje o tym, czy spełnia wymagania i może uzyskać status dostawcy kwalifikowanego pod względem ESG, czy też konieczne są działania naprawcze. 

Sam proces weryfikacji jest rozwijany. Obecnie obejmuje nie tylko ankiety i analizę dokumentów, ale również audyty. Jeździmy do wybranych dostawców, żeby sprawdzić na miejscu, czy deklaracje z ankiety mają pokrycie w rzeczywistości. 

Co dzieje się po zakończeniu kwalifikacji? 

Magdalena Kruszwicka-Kęsy: 
Dostawcy, którzy spełnili wymagania, otrzymali od nas wewnętrzny certyfikat potwierdzający udział w procesie oraz uzyskanie statusu dostawcy kwalifikowanego pod względem ESG. To forma podziękowania i docenienia za udział w całym procesie, za udostępnienie informacji, dokumentów i gotowość do współpracy. 

Certyfikat wydawany jest na okres 12 miesięcy. Proces powtarzamy cyklicznie, ponieważ kwalifikacja dostawców jest działaniem stałym. Wkrótce rozpoczynamy kolejną turę ankietowania i weryfikacji. 

Jak dostawcy reagują na taką weryfikację? Czy chętnie biorą udział w procesie? 

Małgorzata Stach: 
Większość dostawców bierze udział w procesie, choć nie zawsze od razu jest to dla nich łatwe. Czasem firmy nie mają gotowych wszystkich dokumentów, muszą dopiero uporządkować procedury czy nawet spisać pewne zasady, które wcześniej funkcjonowały bardziej nieformalnie. 

W pierwszej turze tylko dwóch dostawców nie uzyskało statusu kwalifikowanego. W pozostałych przypadkach dostawcy albo spełnili wymagania, albo uzupełnili brakujące elementy. To pokazuje, że sam proces działa również edukacyjnie. Dostawcy widzą, jakie wymagania stawia rynek i że uporządkowanie obszaru ESG będzie im potrzebne – nie tylko we współpracy z Grupą Impel. 

Czyli weryfikacja dostawców może być dla nich impulsem do uporządkowania własnych procedur? 

Magdalena Kruszwicka-Kęsy: 
Tak, widzimy to bardzo wyraźnie. Podczas jednego z audytów dostawca powiedział nam wprost, że przygotował część procedur właśnie pod wpływem naszych działań. Jednocześnie miał świadomość, że nie robi tego wyłącznie dla Impela, ale również z myślą o przyszłości i innych kontrahentach. 

Jeżeli firma raz przygotuje politykę środowiskową, procedury BHP czy inne regulacje, może wykorzystywać je także w kontaktach z innymi klientami. To buduje jej wiarygodność i zwiększa gotowość do udziału w kolejnych procesach zakupowych. 

Jakie znaczenie ma certyfikat dla samego dostawcy? 

Małgorzata Stach: 
To oczywiście nie jest certyfikat zewnętrzny, taki jak EcoVadis, który jest formalną oceną prowadzoną przez niezależną organizację. Nasz certyfikat jest dokumentem wystawianym przez Grupę Impel. Potwierdza, że dana firma przeszła proces weryfikacji w dużej organizacji i została przez nas zakwalifikowana jako dostawca spełniający określone wymagania ESG. 

Dla wielu firm, szczególnie mniejszych, ma to znaczenie wizerunkowe i biznesowe. Dostawcy pytali nas np., czy mogą pochwalić się takim certyfikatem na swojej stronie internetowej albo w komunikacji z klientami. To pokazuje, że dla nich jest to ważny sygnał: zostali sprawdzeni przez dużą grupę kapitałową i ocenieni pozytywnie. 

Dokument może być dodatkowym argumentem w rozmowach z kontrahentami. Dzisiaj coraz więcej firm sprawdza swoich dostawców. Jeśli dostawca może pokazać, że przeszedł proces kwalifikacji ESG w Grupie Impel, to jest to dodatkowa wartość. 

Oczywiście każda organizacja powinna prowadzić własną weryfikację, bo obowiązek sprawdzenia dostawców spoczywa na firmie, która z nimi współpracuje. Natomiast dostawca, który ma już przygotowane dokumenty, procedury i doświadczenie z takiego procesu, jest lepiej przygotowany do podobnych wymagań ze strony innych klientów. 

Ilu dostawców Grupa Impel obejmuje takim procesem? 

Magdalena Kruszwicka-Kęsy: 
Grupa Impel ma bardzo dużą bazę dostawców, mówimy o tysiącach podmiotów. Oczywiście nie weryfikujemy wszystkich w taki sam sposób, bo dostawcą może być również firma, od której jednorazowo kupiono produkt o niewielkiej wartości. 

Koncentrujemy się na wybranej grupie kluczowych partnerów istotnych z punktu widzenia wartości zakupów, rodzaju współpracy i potencjalnego wpływu na nasz łańcuch dostaw. W pierwszej turze było to około 150 firm. 

Co jest dziś największą wartością tego procesu dla Grupy Impel? 

Magdalena Kruszwicka-Kęsy: 
Największą wartością jest większa świadomość tego, z kim współpracujemy i jak nasi dostawcy działają w obszarach ważnych dla ESG. To nie jest tylko formalność ani dokument do odłożenia do segregatora. To proces, który porządkuje współpracę, ogranicza ryzyko i przygotowuje nas na rosnące wymagania rynku. 

Małgorzata Stach: 
Dodałabym jeszcze, że to działanie wzmacnia naszą wiarygodność wobec naszych klientów. Jesteśmy przecież dostawcą dla wielu organizacji, które pytają nas o standardy ESG, odpowiedzialność i sposób zarządzania łańcuchem dostaw. Jeśli sami wymagamy odpowiedzialności od naszych partnerów, możemy bardziej świadomie odpowiadać na podobne wymagania rynku. 

---

Doświadczona menadżerka ds. zakupów i zarządzania współpracą z dostawcami, również w środowisku międzynarodowym. Jako menadżer ds. certyfikacji i kwalifikacji dostawców w Grupie Impel odpowiada za weryfikację, kwalifikację, monitoring i działania audytowe w zrównoważonym łańcuchu wartości  Grupy Impel w obszarze ESG. W swojej roli łączy analityczne podejście do działania z dbałością o prawidłowe, terminowe i rzetelne dokumentowanie odpowiedzialności dostawców w zakresie zrównoważonego rozwoju Grupy Impel.

Menadżerka z praktyczną wiedzą z zakresu kontrolingu, finansów, księgowości oraz windykacji. Od 10 lat związana z Biurem Optymalizacji Kosztów Grupy Impel, gdzie wspiera realizację procesów zakupowych. Odpowiada m.in. za prowadzenie wewnętrznej strony poświęconej Strefie Zakupów oraz przygotowywanie raportów dotyczących bieżącej aktualizacji prowadzonych działań. W pracy łączy znajomość procesów finansowych z doświadczeniem operacyjnym w obszarze zakupów.