Zmiana czasu z letniego na zimowy. Jak skutecznie rozliczyć czas pracy?

Zmiana czasu to nie tylko kwestia przestawiania zegarków. To cykliczne zdarzenie ma wpływ na organizację naszego życia codziennego, w tym także na pracę zawodową. Pracodawcy i pracownicy muszą być świadomi konieczności odpowiedniego rozliczania czasu pracy w okresie, gdy zmienia się lokalny czas. Warto o tym pamiętać, szczególnie przy zmianie czasu z letniego na zimowy, ponieważ w czasie przestawiania czasu dodawana jest jedna godzina. Oznacza to, że osoby obecne w pracy w tym czasie, pracują o godzinę dłużej.

Zmiana czasu 2023 – podstawowe informacje

W większości krajów, zmiana czasu letniego na zimowy i odwrotnie odbywa się o określonej godzinie w ustalonym dniu. Realizowana jest ona zawsze w weekend, z soboty na nadzielę i zwyczajowo wprowadzana w ostatni weekend października. Dokładne daty zmiany czasu w kolejnych latach znamy z odpowiednim wyprzedzeniem.

Zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 4 marca 2022 r. w sprawie wprowadzenia i odwołania czasu letniego środkowoeuropejskiego w latach 2022-2026, w 2023 roku zmiana czasu letniego na zimowy nastąpi w  nocy, z soboty 28 października na niedzielę 29 października 2023 r. Zegarki należy przestawić o godzinie 3:00 cofając czas na godzinę 2:00.

Praca na nocnej zmianie a zmiana czasu z letniego na zimowy

W dniu zmiany czasu z letniego na zimowy, pracownicy na nocnej zmianie pracują godzinę dłużej, co może wpłynąć na ich samopoczucie czy efektywność pracy. Warto także pamiętać, że dodatkową godzinę pracy należy wziąć pod uwagę przy rozliczeniach, ponieważ podlega ona odpowiedniemu wynagrodzeniu.

Za dodatkową godzinę nadliczbową pracownikom przysługuje możliwość odebrania czasu wolnego lub dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia. Ponieważ dodatkowa godzina pracy dotyczy godzin nocnych, to pracownikom przysługiwać będzie również tzw. dodatek nocny. Wynosi on 20% wysokości stawki godzinowej, wynikającej z minimalnego wynagrodzenia.

Zagadnienie związane z dodatkową godziną pracy wyjaśnia na przykładzie Katarzyna Adamczyk, dyrektor procesów kadrowo-płacowych w spółce Impel Business Solutions – Pracownicy zatrudnieni w równoważnym systemie czasu pracy, którzy 28 października 2023 r. mają wykonywać pracę przez 12 godzin, rzeczywiście będą pracowali przez 13 godzin. Dodatkowa godzina dotyczy także np. pracowników produkcji pracujących przez 8 godzin na nocnej zmianie czy np. pracowników ochrony, wykonujących pracę przez 24 godziny w tym dniu.

W powyższych przypadkach przekroczony zostanie w dniu zmiany czasu obowiązujący pracowników wymiar czasu pracy. Za dodatkową 9., 13. i 25. godzinę pracy pracodawca zobowiązany będzie wypłacić pracownikowi dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia albo udzielić czasu wolnego od pracy – zgodnie z art. 151¹ lub 151² Kodeksu Pracy. Ponadto, zgodnie z art. 151⁸ § 1 Kodeksu Pracy, za  wszystkie przepracowane 9  godzin pracy w porze nocnej w tym dniu pracownicy otrzymają dodatek  w wysokości 20% stawki godzinowej minimalnego wynagrodzenia za pracę – podkreśla Katarzyna Adamczyk.

Automatyczne naliczanie czasu pracy

Zadania związane z pojawieniem się dodatkowej godziny są łatwiejsze do realizacji, kiedy pracodawca korzysta z odpowiednich narzędzi i systemów informatycznych.

System automatycznie naliczy nadliczbową godzinę wszystkim pracownikom, którzy przebywają w momencie zmiany czasu w pracy na nocnej zmianie. Wprowadzone algorytmy uwzględnią nadmiarową godzinę oraz porę nocna przy wyliczaniu wynagrodzenia. Taka funkcjonalność dotyczy wszelkich systemów kadrowo płacowych, z udziałem których realizujemy obsługę kadrowo-płacową dla firm. Świadomość problemu i odpowiednie przygotowania są podstawą do tego, by uniknąć błędów w rozliczaniu czasu pracy – uzupełnia Katarzyna Adamczyk.