Zmiany w PPK – jakie obowiązki są po stronie pracodawcy?

Pracownicze Plany Kapitałowe to program długoterminowego oszczędzania emerytalnego. Oszczędności w ramach programu są wpłacane przez pracownika, pracodawcę, a także przez państwo. Program wszedł w życie od 1 lipca 2019 r., choć był wdrażany etapami – na początku w dużych przedsiębiorstwach, a na końcu w najmniejszych firmach oraz jednostkach sektora finansów publicznych.  Jak podaje PFR Portal PPK, spółka będąca ustawowym operatorem portalu informacyjnego MojePPK.PL – z możliwości oszczędzania w ramach PPK korzysta już ponad 2,52 mln osób.  W tym roku ta liczba może się zwiększyć, ponieważ zbliża się termin pierwszego autozapisu do PPK.

Zgodnie z zapisami ustawy o Pracowniczych Planach Kapitałowych, pracodawca ma obowiązek co 4 lata  ponowić zapisanie pracowników do PPK. Dotyczy to wszystkich zatrudnionych, którzy zrezygnowali z uczestnictwa w programie. Aby tego dokonać, pracodawca nie musi mieć zgody pracownika, ponieważ w programie PPK obowiązuje autozapis. Oznacza to, że jeśli pracownik w wieku 18-55 lat ponownie nie złożydeklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, to zostanie zapisany do programu automatycznie. Ponowny autozapis nie dotyczy osób już będących uczestnikami PPK bez względu na przedział wiekowy. Wyjątkiem są osoby, które przed 1 kwietnia 2023 r. ukończą 55. rok życia. W tym wypadku pracodawca będzie mógł zapisać je do PPK albo wznowić za naliczanie wpłat do PPK w ramach ponownego autozapisu – wyłącznie na ich wniosek. 

PPK 2023 – obowiązek informacyjny pracodawcy

28 lutego 2023 r. wygasną wszystkie deklaracje rezygnacji z oszczędzania PPK. Jest to również termin do którego pracodawca musi poinformować o autozapisie osoby, które dotychczas złożyły deklarację rezygnacji. Ustawa o PPK nie określa, jak pracodawca powinien wywiązać się z nałożonego na niego obowiązku informacyjnego. Należy mieć jednak na uwadze, że pracodawca powinien zrobić to w takiej formie, aby w razie sporu mógł udowodnić, że faktycznie wywiązał się z obowiązku, jaki nakłada na niego ustawa o PPK.

Najważniejsze w tym procesie jest określenie osób, do których powinna trafić informacja o  wznowieniu dokonywania wpłat oraz sposobu realizacji obowiązku informacyjnego pracodawcy. Do osób pozostających w aktywnym zatrudnieniu pracodawca przekazuje informację w sposób u niego przyjęty np. poprzez intranet, mailing lub bezpośrednie przekazanie wydrukowanych informacji. Ważne jest to żeby komunikacja była skuteczna, a pracodawca w razie kontroli mógł udowodnić wywiązanie się z obowiązku. W wypadku informacji przekazywanych mailowo może to być zapisana lista adresatów – mówi Iwona Trzybulska-Krzystyniak, partner biznesowy HR w Impel Business Solutions.

Pewnym utrudnieniem jest poinformowanie osób, które znajdują się na długotrwałych absencjach np. urlopach macierzyńskich, zwolnieniach lekarskich. Tutaj sprawdza się tradycyjna korespondencja pocztowa z potwierdzeniem odbioru.

Jednym z dylematów pracodawców jest to, czy przekazanie pracownikom deklaracji rezygnacji, nie będzie potraktowane jako nakłanianie ich do rezygnacji z oszczędzania w PPK. Wydaje się, że w przypadku prawidłowej realizacji obowiązku informacyjnego dotyczącego autozapisu, kiedy to przede wszystkim mowa jest o wznowieniu wpłat do PPK, wskazanie wzoru deklaracji rezygnacji nie powinno być tak traktowane – podkreśla Iwona Trzybulska-Krzystyniak.

PPK 2023 – rezygnacje pracowników z dokonywania wpłat

Deklaracje rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK obowiązują od momentu ich złożenia. Ponowną deklarację można złożyć najwcześniej 1 marca 2023 r. Muszą mieć one formę pisemną, zgodną z oficjalnym wzorem. Deklaracje rezygnacji są częścią dokumentacji pracowniczej.

Pracodawca ma obowiązek zapisać do programu osoby, dla których wcześniej nie zawarł umowy o prowadzenie PPK. Dotyczy to wszystkich tych zatrudnionych, którzy złożyli deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK przed upływem tzw. stażu do PPK (90 dni zatrudnienia). Pracodawca powinien zawrzeć w ich imieniu i na ich rzecz umowę o prowadzenie PPK, a następnie naliczać, pobierać i dokonywać wpłat do PPK za te osoby.

Pracodawca powinien też wznowić wpłaty do PPK za uczestników programu, których zgłosił do PPK (zawarł w ich imieniu umowy o prowadzenie PPK) i którzy następnie złożyli deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. 

Zgodnie z zapisami ustawy do 28.02.2023 pracodawca informuje osoby, które złożyły deklaracje o rezygnacji z oszczędzania w programie, o wznowieniu dokonywania wpłat do PPK począwszy od dnia 01.04.2023 r.

PPK 2023 – naliczanie składek

Wznowienie wpłat do PPK poprzedzone jest obliczeniem i pobraniem wpłat do PPK. Odbywać się to będzie w procesie kalkulacji list płac wynagrodzeń już w marcu 2023 r. Przy czym nie ma znaczenia za jaki okres te wynagrodzenia będą należne: za luty, marzec czy może za jakiś wcześniejszy okres. Aby pracodawca nie potrącił z wynagrodzenia pierwszej składki na PPK ponowne deklaracje rezygnacji powinny trafić do niego przed rozpoczęciem naliczania list płac w marcu 2023r.

Składki PPK przekazywane będą do Instytucji Finansowych w kwietniu, dlatego też istnieje możliwość „cofnięcia” pobranej składki jeśli pracownik złoży deklarację np. w drugiej połowie marca. Decydująca jest tu oczywiście data wypłaty i określenie dat do których deklaracje powinny być złożone – podkreśla Iwona Trzybulska-Krzystyniak.

Iwona Trzybulska-Krzystyniak zdradza również, jak Impel Business Solutions obsługuje dla klientów procesy związane z PPK – Przy realizacji usługi PPK Premium, którą w tej chwili świadczymy dla 1/3 klientów usługi kadrowo-płacowej, korzystamy z modułu PPK w systemie Impuls. Moduł ten umożliwia m.in. kwalifikowanie do PPK, prowadzenie rozbudowanej ewidencji uczestników, obliczanie stażu do PPK, generowanie raportów wg zadanych kryteriów, personalizowanie dokumentów PPK, które następnie przekazywane są do pracowników. W tym procesie wykorzystujemy również portal pracowniczy Impuls Evo. Osoby zatrudnione mają możliwość pobrania z portalu dokumentów PPK np. deklaracji rezygnacji, sprawdzenia składek PPK itp.

Autozapis do PPK – obsługa procesu w dużej firmie

Swoim doświadczeniem w zakresie obsługi procesu rezygnacji z autozapisu do PPK dzieli się Monika Grabarkiewicz, ekspert standaryzacji procesów kadrowo-płacowych w Grupie Impel.

– Autozapis dotyczy wszystkich pracowników pomiędzy 18 a 54 r.ż. oraz zleceniobiorców w tym samym wieku,  których umowy są ozusowane, czyli mają odprowadzane obowiązkowe składki emerytalno-rentowe. W przypadku Grupy Impel oznacza to aż 10 tys. pracowników i około 9 tysięcy pracowników partnerów biznesowych, co daje łącznie około 19 tys. osób. Zgodnie z ustawą wszystkie te osoby do 28 lutego 2023 r. muszą być poinformowane przez pracodawcę o autozapisie do PPK. Ze względu na skalę przedsięwzięcia zdecydowaliśmy się na generowanie dokumentów w systemie SAP, który wykorzystujemy w Grupie Impel do obsługi m.in. procesów kadrowych. Z systemu zostały wygenerowane dwa rodzaje dokumentów – informacja oraz deklaracja rezygnacji. Dokumenty są generowane indywidualnie z nadrukowanym barecode, czyli właściwym dla każdego pracownika kodem kresowym. Zawierają imię i nazwisko oraz PESEL, miejsce na podpis uczestnika PPK rezygnującego z programu oraz datę wpłynięcia rezygnacji do podmiotu zatrudniającego. Skanowanie barecodu ułatwia proces wprowadzania dokumentacji do systemu, co jest szczególnie ważne, jeśli dokumentów jest bardzo dużo i muszą być wprowadzone w ograniczonym czasie – mówi Monika Grabarkiewicz.

Sam proces poinformowania pracowników w tak dużej organizacji jest również skomplikowany i przebiega wielotorowo. Wynika to między innymi z różnego typu stanowisk oraz faktu, że nie wszyscy pracownicy mają dostęp do tych samych narzędzi komunikacji.

 – Wszystkie osoby posiadające służbowy adres mailowy, które nie przebywają na długotrwałym zwolnieniu lekarskim otrzymały informację mailem. Dodatkowo informacja o autozapisie pojawiła się w firmowym intranecie. Osoby przebywające na dłuższych zwolnieniach lekarskich otrzymały informację przekazaną pocztą. Pozostali pracownicy otrzymują informacje oraz wydrukowane dokumenty  przekazywane przez kierowników i koordynatorów. Dotyczy to głównie stanowisk związanych z wykonywaniem usług, a więc takich pracowników, których nie możemy powiadomić drogą mailową.  Kolejne kroki są dla wszystkich takie same. Pracownicy, którzy chcą przystąpić do PPK nie muszą wypełniać żadnych dokumentów, ale wszyscy, którzy planują zrezygnować z autozapisu będą mieli taką możliwość. Wystarczy wypełnić deklarację rezygnacji, a następnie przekazać podpisany dokument do kadr, przełożonego lub koordynatora – dodaje Monika Grabarkiewicz.